Com a ajuda de um checklist, sua empresa pode controlar melhor as atividades a serem realizadas, padronizar as operações e garantir que produtos e serviços sejam oferecidos da melhor forma. Ao contar com um modelo de checklist, todo o processo de elaborar esse formulário digital é facilitado, garantindo que sua equipe possa direcionar seus esforços para demandas mais estratégicas.
Ao invés de construir um formulário do zero, é possível usar um modelo de checklist e então apenas adaptá-lo, garantindo economia de tempo e recursos.
No post de hoje, separamos 10 modelos gratuitos para você baixar e começar a usar hoje mesmo, seja para gerar ordens de serviço, elaborar orçamentos, realizar manutenções, e muito mais.
Embora os itens de um checklist possam ser verificados em uma folha de papel ou numa planilha do Excel, não há dúvidas de que um formulário digital traz muito mais vantagens para o dia a dia operacional.
O primeiro e mais óbvio benefício oferecido pelos formulários digitais é a possibilidade de eliminar o uso de papel e de outros recursos físicos para a impressão e o armazenamento de documentos, o que torna a empresa mais sustentável do ponto de vista ambiental.
Ideais especialmente para equipes remotas, os formulários digitais podem ser facilmente acessados de qualquer dispositivo móvel. Dependendo da ferramenta utilizada para atualizar o checklist, como um software específico com armazenamento em nuvem, não há nem mesmo a necessidade de conexão à internet para preencher o documento.
Contar com um formulário digital permite que todos os membros de uma equipe preencham o mesmo documento e sigam todas as etapas ali contidas, evitando informações desencontradas ou a falta de dados importantes.
Formulários digitais possuem uma camada extra de segurança, uma vez que permitem a inclusão de imagens e comentários, além de recursos como assinatura eletrônica para comprovar a realização de um serviço ou o estado de um ativo no momento de uma vistoria, por exemplo, proporcionando mais credibilidade para a empresa perante os clientes e fornecedores.
Além de documentar processos e criar um histórico de serviços realizados, garantindo um banco de dados robusto para a empresa, os formulários digitais disponíveis em gerenciadores de atividades consolidam dados em gráficos e tabelas, facilitando as tomadas de decisão.
Com um modelo de checklist à disposição, sua empresa pode desfrutar de todos esses benefícios e ainda consegue otimizar o processo de elaboração de um formulário, uma vez que os itens a serem verificados já estarão contidos no documento.
Ou seja, sua equipe não terá o trabalho de criar um checklist do zero, sendo necessário fazer apenas algumas adaptações no documento para que ele se adeque às necessidades específicas da empresa.
Se a sua empresa até então nunca havia trabalhado com um formulário digital, ter um modelo de checklist à disposição é um excelente ponto de partida.
Com um formulário que já tem uma estrutura pré-definida é possível entender os pontos essenciais a serem checados em segmentos ou atividades específicas. E a partir desse documento você e sua equipe podem fazer apenas alguns ajustes para personalizar o formulário e adequá-lo perfeitamente à sua operação.
Obrigatório em alguns setores, como a construção civil e o trabalho em altura, o modelo de checklist de Análise Preliminar de Risco, ou simplesmente APR, serve para identificar os riscos presentes em uma atividade ou ambiente de trabalho.
Através do documento é possível antecipar as ações necessárias para prevenir acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Lembrando que a APR é uma parte fundamental da elaboração do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), previsto na NR1.
O modelo de checklist de controle de recebimento pode ser utilizado no momento de verificar todo o tipo de carga recém-chegada às dependências da empresa, desde as mercadorias até os veículos.
Através do documento é possível checar questões como as condições de armazenamento dos produtos ou a existência de possíveis avarias no ativo.
Com o modelo de checklist de ficha de EPI, sua empresa consegue assegurar que entregou os equipamentos de proteção individual necessários para a execução segura das atividades.
Além de uma forma de aumentar a segurança do trabalho para os colaboradores, esse tipo de checklist também favorece a empresa em possíveis ações judiciais diante de acidentes de trabalho.
O modelo de checklist de Formulário de Orçamento ajuda sua empresa a transmitir mais seriedade na hora de especificar os valores envolvidos na prestação de um serviço. Isso porque o formulário garante a padronização dos orçamentos.
Com esse documento também fica mais fácil justificar o valor de um trabalho executado, através da especificação de todos os custos envolvidos no serviço prestado.
A partir de um modelo de checklist de manutenção você pode personalizar o formulário de acordo com os equipamentos ou ativos associados à sua empresa.
Além disso, o documento pode ser customizado para guiar diferentes tipos de manutenções, das preventivas às corretivas.
Com um modelo de checklist de Ordem de Serviço ficará mais fácil para a sua empresa formalizar atividades e as necessidades acordadas no momento de realização do serviço.
Assim como os dados do cliente e do prestador de serviço, é importante que o formulário de OS contenha campos para detalhar as atividades que devem ser realizadas, como a solução encontrada diante do problema identificado e as peças necessárias para reposição, por exemplo.
Se a sua empresa é do ramo de refrigeração e climatização de ambientes, então esse modelo de checklist de PMOC será muito útil em suas operações. Já que o Plano de Manutenção, Operação e Controle é um documento obrigatório para todos os edifícios que possuem ambientes com sistema de climatização.
Através desse formulário, seus técnicos poderão reunir com mais facilidade as informações necessárias para organizar as rotinas de manutenção e atestar a conservação dos equipamentos.
O modelo de checklist de Relatório de Visita Técnica pode ser customizado para diferentes situações, incluindo manutenções, auditorias, inspeções e instalações.
Seja qual for a finalidade do documento, com esse checklist é possível ter uma visão abrangente de um projeto ou serviço.
Com o modelo de checklist de Vistoria de Imóveis, sua imobiliária ou construtora tem mais agilidade e transparência no momento de garantir que os imóveis estão em perfeitas condições, seja na entrega ou na devolução das chaves, seja na locação ou na venda de imóveis na planta.
É importante que esse documento tenha campos para a inclusão de comentários e de imagens, recursos essenciais em uma vistoria imobiliária, já que fotos ajudam a esclarecer possíveis avarias ou vícios construtivos.
O modelo de checklist de Vistoria Veicular é ideal especialmente para empresas com frotas próprias de veículos, desde locadoras de carros até transportadoras.
Através deste formulário, sua equipe pode atestar as condições dos componentes físicos e da documentação de cada veículo, garantindo que estejam em plenas condições de circular nas vias.
Ao fazer o download do modelo de checklist que mais faz sentido para o seu negócio, é possível utilizá-lo através de programas como Word e Excel, por exemplo. Mas, nestes casos é preciso ter atenção a alguns pontos sensíveis, por exemplo:
Por esses motivos e também pelas vantagens associadas aos checklists digitais que mostramos no tópico anterior, o ideal é que a sua empresa conte com um sistema específico para fazer a gestão desses formulários, como o Videnci.
Além da possibilidade de criar formulários digitais em poucos cliques, a plataforma oferece outros recursos essenciais no sucesso da sua operação:
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