O conceito de assinatura eletrônica está relacionado a diferentes validações de identidade no meio digital, incluindo token, geolocalização e até mesmo a própria assinatura digital (que como você verá mais adiante nesse texto, não é um sinônimo de assinatura eletrônica).
Em um mundo cada vez mais digitalizado, as assinaturas eletrônicas vieram para desburocratizar processos, simplificar a gestão de documentos e otimizar a rotina nas empresas, incluindo aquelas que são prestadoras de serviços.
Continue a leitura para conhecer os benefícios dessa validação e entender melhor por que a assinatura eletrônica é uma importante aliada da prestação de serviços.
Assinatura eletrônica é um termo que se refere à validação da identidade no ambiente virtual, o que pode ser feito através de recursos como biometria e token, apenas para citar alguns exemplos.
Essa validação pode substituir a assinatura física em praticamente qualquer documentação, com exceção de alguns contratos específicos, como é o caso de algumas operações imobiliárias, por exemplo.
Mas tendo em vista aqueles documentos que a sua empresa utiliza no dia a dia, incluindo contratos e ordens de serviço, certamente a assinatura eletrônica vem para facilitar a rotina dos seus funcionários e aumentar a satisfação dos clientes.
De acordo com um estudo da Forrester, a assinatura eletrônica é capaz de reduzir em média 80% dos erros manuais na gestão de documentos e de aumentar em até 85% a produtividade das equipes. Além desses benefícios, é possível citar pelo menos outras 3 vantagens da assinatura eletrônica:
Quando os documentos não são assinados de forma eletrônica, há uma série de tarefas que precisam ser cumpridas pelos colaboradores e clientes, o que acarreta desperdício de tempo e de recursos financeiros. Por outro lado, a assinatura eletrônica permite concluir operações em poucos segundos, com apenas alguns cliques.
A criptografia está entre os métodos de autenticação que aumentam a segurança dos documentos assinados eletronicamente, evitando que um contrato seja alterado após a assinatura, por exemplo. Além disso, vale ressaltar que a assinatura eletrônica possui validade jurídica, portanto, documentos com esse tipo de validação são reconhecidos juridicamente da mesma forma que os documentos assinados fisicamente.
Para completar, todos os documentos que tiverem sido assinados eletronicamente podem ser acessados em um só lugar, através da plataforma que viabilizou a validação, ajudando a manter um histórico completo dos serviços prestados.
Do ponto de vista ambiental, as assinaturas eletrônicas também são vantajosas. Isso porque elas evitam a impressão, o envio e o armazenamento de documentos físicos. Como resultado, há redução no uso de papel e nos gastos com combustíveis, que seriam necessários para enviar um documento para um fornecedor ou cliente assinar, por exemplo.
Uma dúvida comum entre as pessoas é se assinatura eletrônica e assinatura digital significam a mesma coisa, e a resposta é não.
A assinatura eletrônica, como explicamos nos tópicos anteriores, diz respeito a um conceito mais amplo de validação de documentos, sendo que a assinatura digital é um desses meios, ou seja, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.
Entre as assinaturas eletrônicas, existem 3 tipos principais, os quais se diferem de acordo com o método utilizado para autenticar o usuário responsável por assinar o documento, tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas, confira:
Como o próprio nome sugere, essa assinatura eletrônica é o tipo mais simples de autenticação, mas é uma forma igualmente segura de validar documentos associados a operações de baixo risco, incluindo relatórios e contratos de prestação de serviços. Para identificar o signatário do documento são usados métodos como o IP do computador ou a geolocalização do usuário.
Esse segundo tipo de assinatura eletrônica possui uma camada extra de segurança para validar o signatário, como reconhecimento facial ou biometria, sendo indicada para a utilização em operações como abertura de empresa e distrato social.
Por fim, a assinatura eletrônica qualificada é aquela com o nível máximo de segurança para autenticação, a qual se utiliza de um Certificado Digital validado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), sistema responsável pela certificação digital no Brasil.
Documentos físicos podem ser perdidos, rasurados e estão mais expostos a fraudes. Os documentos armazenados no meio digital, por outro lado, estão associados a recursos que os tornam mais seguros.
No caso da prestação de serviços, os documentos que dispõem de assinatura eletrônica dão ainda mais credibilidade à operação comercial firmada entre as partes. Além disso, a empresa garante mais eficácia ao armazenar o histórico dos serviços contratados.
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Com o sistema, sua empresa pode elaborar formulários online a serem assinados eletronicamente pelos clientes e assim desfrutar de maior segurança jurídica. Além disso, o Videnci evita o desperdício de papel por meio das Ordens de Serviço Digitais, que são enviadas automaticamente aos clientes e possuem assinatura digital integrada.
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