Acompanhar e documentar o passo a passo de documentos, projetos ou processos é essencial para que sua empresa funcione de uma forma mais ágil e produtiva. O modelo de checklist, portanto, é uma ferramenta bastante conhecida para realizar esse papel dentro da empresa.
O checklist pode auxiliar em diversos segmentos e para diversas funcionalidades como, por exemplo, auxiliando os funcionários nos processos, comprovando determinados serviços com dados e fotos, coletar informações para estratégias futuras e outros.
Por isso, hoje viemos trazer alguns modelos de checklist, além de mostrar como são utilizados para trazer mais otimização no seu negócio.
O checklist é uma lista que tem como objetivo ajudar no acompanhamento de atividades no dia a dia. Esse tipo de ferramenta geralmente possui a opção de marcar um “check” quando finalizada uma tarefa.
Além disso, essa ferramenta pode ser utilizada de diversas formas dentro de uma empresa, como em processos de produção, manutenção, segurança, inspeções, auditorias, entre outras. Ele pode ser criado em formato físico (impresso) ou digital (em planilhas ou softwares).
Com o uso de um checklist, é possível identificar e corrigir falhas ou lacunas que possam ocorrer em um processo, garantindo que todas as etapas sejam concluídas corretamente e de forma consistente, contribuindo na padronização de processos e na melhoria contínua de uma organização.
Devido às diversas possibilidades na utilização dos checklists, separamos alguns exemplos de onde ele pode auxiliar e ajudar na hora de prestar serviços:
Os checklists permitem uma padronização de dados e informações dentro da sua empresa, o que facilita o seu acompanhamento no dia a dia já que torna mais objetivos os resultados alcançados.
Apesar de poderem ser aplicadas muitos e ter muitas coisas semelhantes, as duas ferramentas de controle têm objetivos diferentes.
O principal objetivo da ordem de serviço é formalizar o serviço que está sendo executado, resumindo informações relevantes para que possam ser utilizadas como um histórico. Geralmente, na OS é possível identificar um resumo do problema encontrado e informações das correções que foram aplicadas e os equipamentos que foram utilizados.
Agora, quando falamos sobre o checklist, ele pode ser usado como um complemento da OS, permitindo verificar os detalhes de um equipamento ou ativo e garantir que ele foi analisado.
A ordem de serviço pode ser utilizada para formalizar a manutenção corretiva ou instalação de algo, enquanto o checklist você aplica para uma manutenção preventiva de um equipamento, por exemplo.
Para garantir que um processo repetitivo e rotineiro seja sempre feito de maneira correta e o mais ágil, é bom ter em mente o uso de checklists.
Além disso, é possível utilizar essas ferramentas de diversas formas e em várias áreas da sua empresa. Entre os diversos benefícios que o checklist pode trazer, são:
Quando utilizamos os checklist fica mais fácil identificar os pontos que devem ser aprimorados, o que facilita na hora de aplicar estratégias específicas para cada setor. Isso torna os processos melhores e traz maior qualidade e processos melhor estruturados.
Com os modelos padrões, o processo se torna mais ágil na hora de anotar alguma informação e também de recebê-la, pois o técnico é capaz de ter um entendimento melhor ao encontrar as informações indicadas de forma simples e prática.
Quando os processos são otimizados, isso reduz a chance de erros e retrabalho dos colaboradores, o que permite que foquem em tarefas mais importantes e que demandam uma atenção maior, o que leva ao aumento da produtividade.
Com a informação mais clara tanto para os colaboradores quanto para os clientes, a comunicação fica mais fluída. Ao tornar essa comunicação mais rápida entre ambas as partes, o cliente fica mais satisfeito.
O checklist cria documentos com informações que podem ser utilizadas no futuro como histórico para serviços futuros.
Além disso, sempre é importante manter essas documentações guardadas em caso de qualquer tipo de inconsistência, se for o caso.
Isso torna a compreensão mais fácil entre todos que tiverem acesso ao documento, garantindo que toda a equipe seguirá um padrão, o que pode ajudar até mesmo como um guia durante uma visita técnica.
Com um controle maior das atividades que estão sendo realizadas, é perceptível a redução de erros, falhas e acidentes, o que torna o seu processo mais confiável e traz maior qualidade para o seu negócio.
Dessa forma, sua empresa ganha maior credibilidade no mercado e para seus clientes.
Agora que você já entende o que é e os principais benefícios em utilizar um modelo de checklist, vamos visualizar quais são os principais.
Os checklists para segurança do trabalho servem para manter o bem-estar físico dos trabalhadores.
Eles podem ser aplicado em diversos setores e áreas, vejamos os principais:
Conhecida como APR, a Análise Preliminar de Risco é um documento que tem como objetivo reduzir o número de acidentes de trabalho e garantir a integridade dos trabalhadores.
Esse formulário é obrigatório para alguns setores, como é o caso da construção civil. Porém, qualquer área que precise monitorar e prevenir riscos, pode utilizar uma APR.
Dessa forma, o formato de checklist é o mais utilizado para estruturar uma APR. Isso porque ele garante que todas as atividades serão descritas e os riscos expostos, assim como medidas de prevenção.
Baixe o modelo de checklist no formato de APR.
Nesse contexto, digitalizar os checklists pode ser a melhor solução. E não é diferente quando falamos de uma Análise Preliminar de Risco.
Quando você passa esse documento para o formato digital, você garante que todas as informações são precisas, registrando digitalmente hora, data, local e assinatura do responsável.
Saiba como estruturar esse documento dentro do sistema do Videnci.
A Ficha de Equipamentos de Proteção Individual é um documento que garante que os EPIs foram entregues aos colaboradores e que eles estão realmente os utilizando.
Em formato de checklist, o formulário lista todos os EPIs que devem ser utilizados, a data em que foi entregue e a assinatura do funcionário que retirou os equipamentos.
Além disso, a ficha possui um termo de responsabilidade, cujo objetivo é fazer com que o colaborador confirme que recebeu os equipamentos e garanta que irá utilizá-los.
Acesse o modelo de Ficha de EPI.
Nesse cenário, o uso dos checklists digitais garante maior facilidade no preenchimento e armazenamento de dados em tempo real.
Até a assinatura pode ser realizada de forma digital e você pode comprovar a entrega dos equipamentos com o registro fotográfico.
A NR 12 diz respeito a questões de segurança relacionadas ao trabalho com máquinas e equipamentos.
Dentre as principais recomendações legais que devem ser observadas pelos empregadores e seguidas pelos os colaboradores, estão as diretrizes para operação segura da máquina, alimentação, limpeza, manutenção, inspeção, transporte, desmontagem e procedimentos de descarte.
E, caso você não saiba se sua empresa segue a NR 12, separamos um checklist com os principais pontos a se seguir:
Esses são os principais pontos que devem possuir uma atenção na hora de avaliar as recomendações legais da NR 12.
A Norma Regulamentadora 13 estabelece as diretrizes para a segurança e prevenção de acidentes em vasos de pressão e caldeiras, com o objetivo de garantir a integridade física dos trabalhadores que operam esses equipamentos.
É sempre importante estar atento à segurança no trabalho, por isso, separamos aqui algumas orientações e tópicos que podem ser inseridos no seu checklist.
Essas são apenas orientações básicas e que existem outras medidas e exigências que devem ser seguidas para garantir a segurança dos trabalhadores que operam vasos de pressão e caldeiras, de acordo com a NR 13.
A NR 35 é relacionada às normas do Trabalho em Altura e deve ser seguida rigorosamente para garantir a segurança e vida de milhares de funcionários. Algumas empresas podem até mesmo ficar na dúvida sobre como funciona essa inspeção e o que exatamente ela avalia.
No momento do treinamento, os colaboradores são apresentados a parte teórica e a prática, que possui algumas instruções que não devem faltar.
Na parte teórica:
Na parte prática:
Para conferir que o trabalho em altura está sendo feito de forma correta e segura, é importante ter um checklist para conferir se o funcionário possui os seguintes itens:
Não cumprir as normas definidas por lei pode causar uma infração grave, por isso, a inspeção do trabalho em altura deve ser realizada de maneira criteriosa e, diante de qualquer contravenção, informar o responsável.
Trabalhos relacionados com instalações elétricas e serviços com eletricidade devem seguir as diretrizes das normas de trabalho NR 10.
Para garantir a segurança do trabalho, a seguir estão alguns dos principais itens que devem ser verificados em uma checklist de segurança do trabalho NR 10:
Estes são apenas alguns dos itens a serem verificados em uma checklist de segurança do trabalho NR 10, é importante lembrar que cada empresa deve elaborar uma checklist de acordo com suas particularidades e fazer o necessário para a segurança do trabalhador.
A prestação de serviços é uma modalidade de negócio que não envolve a compra e venda de um produto mas, sim, o desenvolvimento de uma atividade como proposta de valor.
Vejamos alguns formulários que podem ser úteis nesse sentido:
A ordem de serviço (OS) formaliza uma solicitação de trabalho, atividade ou serviço específico que será prestado. Assim, o documento oficializa necessidades e acordos entre os profissionais de uma empresa ou com um fornecedor.
Algumas informações que podem constar em uma OS:
– Data de realização;
– Dados do cliente que solicitou a manutenção;
– Número da ordem de serviço;
– Valor do serviço prestado e forma de pagamento;
– Motivo de abertura da ordem de serviço;
– Descrição do serviço prestado ao cliente;
– Recursos necessários para a execução de serviço;
– Equipe envolvida para as atividades de manutenção;
– Medidas preventivas e equipamentos de proteção necessários.
Tenha acesso ao modelo de OS.
Muitos dados, não é mesmo? É por isso que o papel não é a melhor opção quando falamos em ordem de serviço. Ao digitalizar esse processo, você mantém todas as informações armazenadas na nuvem e pode manter o histórico de todos os clientes.
Além disso, um sistema, como o Videnci, gera relatórios personalizados de cada atendimento, facilitando a tomada de decisão.
PMOC, ou Plano de Manutenção, Operação e Controle, é um documento exigido por lei para empresas que prestam serviços de climatização.
O seu objetivo é garantir que os ambientes climatizados artificialmente obedeçam parâmetros de qualidade do ar.
Em termos legais, o PMOC deve conter regras básicas para que alguns itens essenciais sejam verificados.
A Videnci produziu um modelo de PMOC exclusivo e totalmente gratuito!
Porém, imaginei gerar um documento em papel para cada ar condicionado do local. Em grande escala, esse processo pode ser extremamente difícil, trabalhoso e custoso.
Além disso, o PMOC é um documento que deve ser seguido à risca para que a sua empresa não tenha problemas futuros e a qualidade do ar seja totalmente garantida.
Assim, com checklists e formulários digitais, você pode descrever item a item e realizar a verificação através de um dispositivo mobile.
Além disso, após todo o documento ser preenchido, os dados ficam disponíveis para que os relatórios sejam gerados, além de comprovar todas as etapas com recurso fotográfico e um campo de observação.
Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é uma ferramenta utilizada para padronizar processos em uma operação.
O grande objetivo de aplicar um POP é reduzir a taxa de erros de uma operação, garantindo maior qualidade e eficiência na execução de tarefas.
Os benefícios? Padronização para sua operação, aumento natural na otimização e qualidade das tarefas executadas e uma menor taxa de erros.
Baixe o nosso modelo de checklist no formato POP.
Esse tipo de procedimento, portanto, é perfeito para ser concluído digitalmente. Como se trata de um passo a passo, o modelo de checklist digital é o ideal para que nenhuma atividade se perca.
Vistorias são processos que verificam a conformidade ou inconformidade de diversos itens. Seja uma vistoria de imóvel ou de veículo, o procedimento é realizado para avaliar, examinar e inspecionar algo.
Vistoriar veículos é um dos procedimentos utilizados para garantir que um veículo esteja 100% em condições para circular nas vias.
Isso quer dizer que diversos itens são vistoriados, desde a parte estrutural até a documentação.
Tendo isso em vista, um modelo de checklist é a melhor forma de realizar uma vistoria. Isso porque esse tipo de formulário irá fornecer uma lista sequencial de atividades, garantindo que todos os itens foram conferidos.
Confira nosso checklist de veículos.
Além disso, se você utilizar um sistema de gestão, como o Videnci, cada item pode ser confirmado com um campo de fotografia, o que é essencial para esse procedimento, não é mesmo?
Saiba mais sobre a digitalização do processo de vistoria.
A vistoria de imóveis pode ser realizada em diversos momentos na compra, venda ou aluguel de um empreendimento.
O proprietário do local sempre irá prezar por uma vistoria ao locá-lo, garantindo que o imóvel está em boas condições; já tem está se mudando, precisa vistoriar o local para garantir que tudo está funcionando normalmente.
Confira o nosso modelo de checklist de vistoria de imóvel.
Para que todos os itens sejam checados da melhor forma, você deve ter um memorial descritivo de cada item.
Dessa maneira, vistoriar um imóvel exige o registro fotográfico de cada item para que o procedimento seja realizado com perfeição, além de comprovar a data e horário em que foi realizado.
Uma das maiores necessidades do ser humano hoje em dia com tanta tecnologia é a energia. A energia está presente em nosso dia a dia, desde da hora que acordamos até o momento que vamos dormir.
Por isso, existem empresas especializadas que cuidam para que esse ambiente seja a prova de falhas ou acidentes e a melhor forma de deixar esse trabalho mais eficiente é através dos checklists.
Confira exemplos de atividades que são guiadas por checklists:
Desde os equipamentos que são necessários para realizar os serviços, até a execução do checklist final, tudo pode ser monitorado.
Sempre é importante consultar especialistas em segurança contra incêndios e as normas locais para garantir que o sistema de segurança contra incêndios da sua empresa esteja em conformidade com as regulamentações e padrões adequados.
Veja algumas dicas itens do que pode ter no seu checklist para confirmação:
Uma das coisas mais importantes e que não pode faltar é o checklist de extintores, um dos itens mais importantes no combate a incêndio. Por isso, deixamos um modelo nosso abaixo:
Confira nosso checklist de extintores.
A manutenção corretiva é realizada para corrigir um problema ou falha que já ocorreu em um equipamento ou sistema.
No momento que for realizado o serviço, é importante ter em mãos um checklist tanto do trabalho feito anteriormente quanto o que será realizado.
Dessa forma, o técnico saberá lidar com a situação e quais soluções apresentar na hora de resolver o problema, podendo descartar outras opções por exemplo que foram utilizadas anteriormente porém não funcionaram muito bem.
Alguns itens que pode ter no seu checklist de manutenção corretiva:
Um Checklist de Manutenção Corretiva é importante porque ajuda a garantir que todas as etapas necessárias para corrigir um problema em um equipamento ou sistema sejam realizadas de forma sistemática e eficiente.
Um checklist de manutenção predial serve para garantir que os itens de um edifício sejam inspecionados e mantidos em boas condições regularmente.
Ele é utilizado para assegurar que todos os aspectos do edifício estejam em bom estado de conservação e funcionando corretamente, evitando problemas e garantindo a segurança e o conforto dos usuários.
Aqui está um exemplo de um checklist para manutenção predial:
O checklist pode incluir itens como instalações elétricas, hidráulicas, sanitárias, sistemas de climatização e ventilação, elevadores, sistemas de segurança, entre outros. Cada item é verificado e, se necessário, reparado ou substituído por um profissional qualificado.
O checklist de manutenção preventiva é uma lista em que o técnico utilizará como um guia durante uma inspeção interna ou em uma visita técnica, por exemplo. Ela é pré-definida com base nas informações relevantes dos equipamentos e o que deve ser conferido como conforme ou não conforme.
Então, quando for fazer um checklist, é importante que tenha:
Durante uma manutenção preventiva em sistemas de refrigeração, é importante realizar várias tarefas o que torna um checklist necessário para que nada fique faltando.
Essas são algumas coisas que não pode faltar no seu checklist de refrigeração:
Esse checklist vai servir como um guia para a organização, limpeza e higienização de determinado local. Dessa forma, é importante listar o local onde será realizado a limpeza, as mobílias, produtos ou equipamentos usados, entre outros.
Um checklist de limpeza pode trazer diversas vantagens como por exemplo:
Como um dos objetivos do checklist é comprovar o trabalho que foi realizado é importante padronizar alguns campos na hora de criar o seu próprio checklist ou personalizá-lo. Aqui vai uma sugestão de como e de como pode ser disponibilizado esses campos.
Além disso, existem várias ferramentas que você pode utilizar para comprovar e dar maior confiabilidade do seu serviço como, por exemplo, tirar fotos dos locais que foram limpos, o que facilita a comprovação do serviço.
Agora que você entendeu como funciona um modelo de checklist, você sabe o quão importante é esse documento no dia a dia da sua empresa. Por isso, disponibilizamos diversos modelos para que possa utilizar e entender como isso é um diferencial dentro do seu negócio.
Através dos checklists é possível ter uma rotina de trabalho de mais qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa. Para saber mais do funcionamento e começar planejar tarefas mais rápidas e simples dentro da sua empresa de forma correta e ágil, entre em contato com a gente!
Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa. Então, marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!
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