Seja por conta do trabalho em campo ou das atividades realizadas no modelo home office, nem sempre os líderes conseguem estar próximos dos funcionários, e por isso a gestão de equipes remotas vem sendo cada vez mais necessária.
Falhas de comunicação, dificuldade para gerir as horas trabalhadas ou a falta de integração com o time estão entre os desafios enfrentados por quem é responsável pela gestão remota.
Mas da mesma forma que a tecnologia foi uma das impulsionadoras para que o trabalho remoto crescesse e pudesse ser aperfeiçoado, é também com a ajuda de ferramentas tecnológicas que a gestão de equipes externas pode ocorrer da melhor maneira.
Por definição, equipe remota é um time que não compartilha o mesmo espaço físico.
Quando se fala em equipes remotas, a maioria das pessoas logo pensa em colaboradores trabalhando de casa em frente aos seus computadores, em uma referência ao modelo home office de trabalho. Mas vale dizer que esse não é o único tipo existente de equipe remota.
As equipes remotas também são representadas por colaboradores externos ou em campo, como é o caso de vendedores, representantes comerciais, técnicos, instaladores, recenseadores e entregadores, apenas para citar alguns exemplos.
O que os diferentes tipos de equipes remotas têm em comum é que os colaboradores contam com o apoio de ferramentas de comunicação e softwares específicos para que o trabalho possa ser executado da melhor maneira, mesmo a distância e inclusive em fusos horários bastante diferentes.
Justamente por isso, ainda que a pandemia de Covid-19 tenha impulsionado o trabalho em home office, vale dizer que a gestão de equipes remotas não é uma tendência tão recente assim, pois muito tempo antes da disseminação do coronavírus o trabalho realizado fora do escritório já era uma realidade em diversas empresas, e isso foi e continua sendo possível devido ao avanço da tecnologia.
Assim como ocorre na gestão de equipes que trabalham presencialmente, os líderes de equipes externas precisam ser capazes de inspirar e fornecer suporte aos colaboradores, bem como orientá-los na conquista de objetivos pessoais e da organização.
O trabalho remoto não é uma realidade para todos os segmentos, isso é fato. Mas para os setores em que trabalhar longe do escritório seja uma alternativa viável, esse modelo de trabalho pode ajudar a impactar positivamente as organizações.
Os benefícios começam pelo aumento da produtividade, que é atestado por diversas pesquisas globais. Outra vantagem do trabalho remoto é a redução de custos, tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Enquanto os funcionários não precisam se preocupar com os gastos relacionados a alimentação e deslocamento, as empresas conseguem economizar com aluguéis, contas de água, luz e internet e serviços de limpeza e manutenção.
Falaremos mais sobre essa questão no próximo tópico, mas ainda que o engajamento dos colaboradores seja um grande desafio enfrentado na gestão de equipes remotas, diversos estudos têm comprovado que o home office pode ajudar a aumentar a motivação dos funcionários, pois trabalhando de casa é possível equilibrar melhor o trabalho com a vida pessoal, bem como ter mais autonomia para fazer a gestão das horas trabalhadas.
Mesmo com o fim da pandemia, o trabalho remoto continua em alta nos mais diversos setores, e o modelo híbrido se destaca como uma das principais tendências na nova era do home office.
Outra tendência para o trabalho remoto nos próximos anos é o crescimento do anywhere office, ou seja, trabalhar de qualquer lugar que tenha conexão à internet, inclusive em outra cidade, país ou mesmo continente.
Para completar a lista de tendência está a flexibilidade nos contratos, com cada vez mais profissionais sendo contratados por projetos, inclusive aqueles que ocupam cargos C-Level.
Ainda que o trabalho remoto possua diversos benefícios, como o aumento da produtividade e a redução de custos, a gestão de equipes remotas também pode ser bastante desafiadora.
E uma das principais razões que dificultam a gestão de equipes externas ou em campo e de colaboradores em home office são as falhas de comunicação.
Mesmo que por vídeo, uma comunicação virtual pode conter ruídos que atrapalham a compreensão das informações transmitidas, acarretando retrabalhos, desentendimentos e o não cumprimento de prazos.
A dificuldade para manter a motivação dos colaboradores é outro desafio atrelado à gestão de equipes remotas, e isso pode ter diferentes causas, como sentimento de solidão, falta de comunicação clara e a ausência de ações de reconhecimento.
Líderes de equipes remotas também podem ter dificuldade na hora do fechamento, quando precisam aprovar as horas trabalhadas de seus colaboradores. Prazos irrealistas, demandas em excesso e falta de organização por parte dos funcionários estão entre alguns dos motivos que podem dificultar a gestão do tempo de trabalho.
Mais um desafio da gestão de equipes remotas é não conseguir controlar de perto o que cada colaborador está fazendo, ou seja, mensurar a produtividade do time.
Em alguns casos, a superação desse desafio envolve uma mudança de mentalidade, em que a produtividade não seja enxergada apenas do ponto de vista das horas trabalhadas, mas também das tarefas entregues e da qualidade do trabalho prestado.
Quando cada colaborador trabalha de um lugar diferente e enfrenta situações adversas daquelas que acontecem no escritório, garantir a produtividade e a padronização das equipes remotas pode ser outro grande desafio dos gestores.
Para superá-lo, os líderes devem lançar mão de estratégias e contar com soluções tecnológicas que sejam capazes de suprir 5 pontos-chave: gestão de tempo, comunicação, rastreamento, documentação e engajamento.
Para controlar o tempo destinado às atividades profissionais, a gestão de equipes remotas pode implementar ferramentas que sejam capazes de registrar com precisão as horas trabalhadas.
Mas considerando que a produtividade vai além desse quesito, é importante que o gestor consiga estabelecer metas claras para cada colaborador, bem como alinhar as expectativas para que os funcionários saibam quais são suas prioridades e desenvolvam o senso de responsabilidade.
Já falamos alguns parágrafos acima que a comunicação pode ser um entrave para a boa realização do trabalho remoto, por isso, os gestores precisam ter à disposição canais que facilitem a troca e a consulta de informações.
Mas ao mesmo tempo é preciso ter bom senso e equilíbrio em mente, evitando encher a agenda do colaborador com reuniões desnecessárias ou usar o WhatsApp pessoal para conversar sobre demandas de trabalho.
Principalmente quando se fala em gestão de equipes externas, algo muito importante para um bom trabalho é conseguir monitorar a localização e o deslocamento do colaborador em tempo real, facilitando o atendimento de chamados e a definição de rotas de visitas.
Tendo em vista a gestão de equipes remotas que trabalham em home office, o rastreamento não diz respeito a monitorar constantemente o status “online” dos colaboradores, uma atitude que pode prejudicar o bom relacionamento do funcionário com a liderança e impactar na autonomia no colaborador em gerir suas horas de trabalho.
Na realidade, esse monitoramento pode se fazer presente através de ferramentas que possibilitem acompanhar o progresso dos colaboradores em determinadas tarefas e projetos.
Garantir o compartilhamento de documentos para as equipes remotas é fundamental para um trabalho bem-organizado e padronizado, e isso se torna ainda mais importante para a gestão de equipes em campo.
Quando os colaboradores dispõem de ferramentas que possibilitam o registro organizado de informações, isso é algo que tende a facilitar inclusive a geração de relatórios automatizados.
Colaboradores que trabalham de forma remota podem se sentir isolados dos colegas e de seus chefes, e a desmotivação compromete a produtividade.
Para além de encontros presenciais periódicos que estimulem o engajamento da equipe, outras ações fundamentais para motivar os colaboradores são criar ações de reconhecimento e estruturar feedbacks regulares, bem como oferecer programas de treinamento.
Com a ajuda das ferramentas certas, tudo isso pode ser feito mesmo à distância.
Para facilitar a rotina dos colaboradores e garantir que os resultados corporativos sejam atendidos, a gestão de equipes remotas envolve, necessariamente, a tecnologia.
Quando a empresa dispõe de boas soluções de gestão remota, não apenas os funcionários e a empresa saem ganhando, como também os clientes, que se sentem mais seguros com o trabalho prestado.
O que não faltam no mercado são soluções para viabilizar o trabalho remoto, no entanto, ter que lidar com diversas ferramentas no dia a dia pode comprometer a produtividade dos colaboradores, além de representar mais gastos para a empresa.
Uma alternativa mais inteligente, portanto, é contar com um software que concentre todas as funcionalidades de que a empresa necessita em um mesmo produto, como é o caso do Videnci.
Com a ajuda dessa solução é possível fazer uma gestão de equipes em campo com mais eficiência, através do preenchimento e compartilhamento de formulários, geolocalização em tempo real, visualização e monitoramento de prazos e atividades, criação de relatórios automatizados, entre outras possibilidades.
Para garantir o bom andamento e a qualidade do trabalho remoto, as funcionalidades são personalizáveis de acordo com o ramo de atuação e as informações podem ser compartilhadas mesmo sem acesso à internet.
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