O relatório de não conformidade, ou RNC, é um mapeamento que permite identificar tudo o que não atinge o padrão esperado, seja em um produto ou em uma atividade. Com a identificação das falhas, os gestores têm a chance de propor soluções para garantir o controle de qualidade no dia a dia da empresa.
Para entender melhor qual a finalidade desse documento, como ele deve ser elaborado e os benefícios que oferece para a gestão, continue a leitura!
Antes de nos aprofundar no RNC, primeiro é preciso entender no que consiste uma não conformidade.
Em linhas gerais, esse conceito é usado para definir tudo aquilo que não cumpre determinado requisito ou padrão de qualidade pré-estabelecido. Ou seja, a não conformidade não se trata necessariamente de um defeito ou de um problema, mas sim de algo que não atinge parâmetros específicos, sejam aqueles definidos pela legislação ou pela política interna da empresa.
As não conformidades também podem estar atreladas às regras específicas da ABNT, como o ISO 9001 (gestão da qualidade), o ISO 14001 (gestão ambiental) e o ISO 45001 (gestão de saúde e segurança ocupacional).
Feita essa introdução, agora podemos especificar o relatório de não conformidade, que é um documento usado para registrar tudo o que está fora do padrão. O RNC pode ser usado em auditorias, inspeções e manutenções, ajudando a identificar pontos de melhoria em produtos, serviços, equipamentos e processos.
Pode-se comparar o RNC a uma ferramenta de gestão de qualidade. Quando bem utilizado, o relatório traz benefícios como:
O relatório de não conformidade pode ser usado para garantir a gestão de qualidade nos mais diversos setores, de indústrias a empresas prestadoras de serviços, sendo indicado em situações como essas a seguir:
O RNC pode ser usado durante manutenções preventivas para checar as condições de um equipamento, ajudando a apontar falhas de funcionamento ou a necessidade de trocar determinada peça, por exemplo. A partir desse levantamento, o próximo passo será realizar uma manutenção corretiva e solucionar a não conformidade apontada.
Durante inspeções, o relatório de não conformidade ajuda a acompanhar a conservação de produtos, a entrada e a saída de máquinas, as condições de sistemas de refrigeração e de combate a incêndio, o fluxo de produção, entre outras possibilidades, garantindo que possíveis riscos contra os colaboradores e os ativos sejam minimizados e controlados.
No que se refere à SST, o relatório de não conformidade permite identificar a não utilização de EPIs pelos funcionários ou até mesmo determinar se os equipamentos são usados da forma adequada.
Em um processo produtivo, o RNC garante que os produtos sigam as normas determinadas pela legislação e tenham a qualidade desejada pelos clientes.
Um RNC pode ser elaborado em 3 formatos principais, entre eles:
Embora seja mais acessível, o relatório de não conformidade em papel está sujeito a perdas e danos físicos (rasuras, rasgos, borrões), além de gerar retrabalho para a equipe que precisará repassar as informações para um arquivo, por exemplo. O RNC impresso também não é sustentável e não permite acompanhar com tanta assertividade o histórico de não conformidades anteriores.
Esse formato está um nível acima do anterior em quesito de funcionalidade e agilidade, no entanto, ainda está atrelado às ações manuais. Para completar, o relatório feito no Excel peca em não permitir a inclusão de recursos importantes, como fotos, localização por GPS e assinatura eletrônica.
O terceiro e último formato disponível é também o mais prático e eficaz deles. Com a ajuda de um software específico, o relatório de não conformidade fica armazenado em uma nuvem e pode ser acessado mesmo se não houver internet disponível.
O RNC digital também pode ser personalizado de modo que o preenchimento de determinadas questões seja obrigatório, evitando esquecimentos. Além de vir acompanhado de gráficos e relatórios que ajudam a acompanhar o histórico de não conformidades.
Existem alguns pontos que não podem faltar em um relatório de não conformidade para que o documento cumpra com o seu papel de melhorar a qualidade dos processos. São eles:
É importante ter a clareza de quais serão os quesitos analisados com a ajuda do RNC, e uma lista de perguntas-chave pode ser útil para guiar a vistoria ou a manutenção.
Importante ressaltar que não basta simplesmente marcar uma não conformidade, é preciso fornecer detalhes sobre ela e comprová-la através de assinaturas, fotografias, registro de data e hora e registro de localização por GPS.
A primeira coisa a se fazer ao identificar uma não conformidade é contê-la, o que pode ser feito com a ajuda de uma ação imediata. O próximo passo é implementar uma ação corretiva. No RNC, ambas as ações precisam ser descritas, acompanhadas dos respectivos responsáveis e dos seus prazos de execução.
Neste plano de ação é importante mapear a possível causa raiz que gerou a não conformidade, o que pode ser feito com a ajuda de metodologias como a 5W2H ou o Diagrama de Ishikawa, além de detalhar os impactos causados pela não conformidade.
Após criar um plano de ação e implementá-lo, é preciso avaliar se as medidas corretivas de fato funcionam, levando em conta se a ação foi adequada, suficiente e eficaz.
Nos próximos relatórios confeccionados, as medidas previamente sugeridas poderão ser replicadas (caso tenham surtido efeito da primeira vez) ou descartadas (caso não tenham sido efetivas na primeira oportunidade).
Como dissemos alguns tópicos acima, o RNC digital é o mais vantajoso para a empresa. Para implementá-lo, você pode contar com o Videnci, um sistema 100% digital para a criação de checklists e formulários.
Com a ajuda do Videnci, sua empresa pode criar qualquer formulário do zero, incluindo o relatório de não conformidade, ou até mesmo fazer o upload de um modelo previamente utilizado e apenas adaptá-lo de forma simples em poucos cliques.
Através do sistema, os relatórios ficarão seguros na nuvem, além de contarem com recursos extras que tornam o RNC ainda mais eficaz, incluindo fotografias, assinatura digital, localização via GPS, QR code de ativos, relatórios, dashboard de resultados e possibilidade de marcar informações a serem preenchidas automaticamente, facilitando ainda mais a rotina da sua empresa. Agende uma demonstração com nosso time e entenda como o Videnci pode beneficiar a sua gestão.
