Você utiliza relatório de não conformidade no dia a dia da sua empresa? Esse tipo de documento é uma ferramenta importante no controle de qualidade e tem sido amplamente utilizado por organizações dos mais diversos segmentos.
No post de hoje, vamos entender o que é, como estruturar e também escolher o melhor formato para esse formulário.
Acompanhe!
Um relatório de não conformidade (RNC) é um documento que reúne todos os itens encontrados em uma vistoria ou visita técnica que não estão dentro de um padrão pré-estabelecido.
Além disso, um RNC faz um descritivo das ações corretivas de acordo com os desvios encontrados e da avaliação de efetividade das mesmas.
No caso das manutenções preventivas, um relatório de não conformidade serve para indicar equipamentos e ferramentas que possuem alguma irregularidade, o que pode impedir a efetivação do trabalho/serviço.
Já as inspeções e auditorias são capazes de reunir o que está ou não conforme de acordo o que está sendo inspecionado ou auditado. Nesse caso, podem ser verificados processos, máquinas, equipamentos e diversos itens.
É também importante dizer que as vistorias e auditorias têm um papel importante quando falamos em gestão de qualidade, o nosso pŕoximo tópico.
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Como falamos acima, a não conformidade se relaciona, sim, com a gestão da qualidade. Para entender melhor, vejamos o que diz a ISO 9000.
A ISO 9000 é bastante conhecida e difundida quando falamos em qualidade de processos. Nela, constam normas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para as empresas. Ou seja, é uma certificação que atesta o padrão de qualidade nas organizações.
De acordo com a ISO 9000, uma não conformidade é o “não atendimento de um requisito”. Ou seja, para as empresas que possuem a intenção de obter um modelo de gestão de qualidade, é preciso que haja uma conformidade com todos os requisitos estabelecidos nas respectivas normas.
No caso de uma auditoria, pode ser constatado itens não conformes, o que deve ser revisto pela organização e estabelecido um plano de ação para cada problema encontrado.
Agora que entendemos o que é, você pode estar se perguntando quais as consequências diretas de uma não conformidade nas empresas, não é mesmo? E são várias!
Uma não conformidade pode resultar em um serviço prestado de forma falha e inconsistente, um produto entregue com má qualidade, acidentes de trabalho e até mesmo a infração de normas, o que pode resultar em multas trabalhistas.
Como todas as organizações trabalham com uma rede de clientes, é preciso ter em mente que essas consequências podem afetar sua credibilidade no mercado, resultando em prejuízos em diversos âmbitos.
É bastante comum que o RNC seja uma atividade do setor de qualidade das empresas, visto a familiaridade com esse modelo de relatório. Logo, um técnico habilitado ou profissional da área de qualidade seria a melhor opção.
No entanto, como não há proibição legal, esse documento pode ser desenvolvido por qualquer área em que ele seja necessário e por pessoas de diferentes setores, abarcando o processo produtivo como um todo.
Vamos à parte prática! Com alguns passos simples, vamos entender como produzir um relatório de não conformidade.
A parte inicial é identificar a não conformidade, o que pode ser feito por qualquer funcionário e através de auditorias ou vistorias no setor.
Feita a identificação, você precisa descrever, através de um formulário, de forma clara o local da ocorrência, data, possíveis processos afetados, detalhes da inconformidade e o responsável pelas ações que devem ser tomadas para o problema ser solucionado.
Lembre-se que essa é uma das principais etapas, visto que a partir da descrição da NC que as ações de correção serão tomadas.
Descobrir o porquê tal fato ocorreu é essencial para entender quais as ações de correção e traçar um plano de ação para minimizar e extinguir o problema, de forma que ele não volte a acontecer.
É importante frisar que uma não conformidade pode ter mais de uma causa, por isso, a descrição do problema deve ser feita de forma detalhada e bastante clara.
Por fim, como falamos no tópico anterior, ações corretivas devem ser tomadas a partir do problema descrito. Essas ações devem ser elaboradas por um profissional capacitado e responsável, visto que a intenção é resolver de forma permanente a NC.
Quando se aplica um relatório de não conformidade, pode-se esperar que haverá:
Vejamos abaixo algumas formas para realizar o seu relatório de conformidade/não conformidade. São várias metodologias e você pode optar pelo que melhor se encaixa na realidade da sua empresa!
A metodologia 5W2H é um formato de relatório que organiza, com base em perguntas, as etapas de uma atividade ou processo. São elas:
5W:
What: O que será feito?
Why: Por que será feito?
Where: Onde será feito?
When: Quando será feito?
Who: Por quem será feito?
2H:
How: Como será feito?
How Much: Quanto custará?
Com base nessas questões, é possível entender os próximos passos e atribuir responsabilidades, o que vimos ser bastante importante para um relatório de NC.
Já o Mapa de Processos é uma metodologia que permite o mapeamento de todos os processos da empresa para que se possa encontrar falhas, gargalos e oportunidades de melhorias.
Com esse mapa em mãos, é possível também identificar as inconformidades, visto que esses desvios serão detectados quando se trata de um mapeamento completo.
As auditorias são importantíssimas quando falamos em inconformidades, uma vez que elas podem detectar, seja em aparelhos ou processos, o que vem sendo executado e se há alguma inconsistência.
É por isso que esse modelo de formulário é muito utilizado quando falamos em inconformidades, dado que sua finalidade é vistoriar o que tem sido feito e encontrar possíveis falhas.
Por fim, o Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama de Espinha de Peixe, é um modelo de relatório que auxilia a encontrar a causa-raiz das não conformidades.
Nessa metodologia, acredita-se que todo problema encontrado possui uma causa. Por isso, quando falamos em NC, o diagrama pode ser bastante útil.
Um relatório de não conformidade pode ser produzido de diversas maneiras, seguindo diferentes formatos. Vejamos as 3 principais!
O relatório em papel era uma opção bastante utilizada por diversas empresas, porém, o papel traz consigo diversos malefícios, como: perda de informações por desgaste do material, erros recorrentes do preenchimento manual, rasuras que danificam informações importante e, principalmente, a dificuldade em analisar os dados ali preenchidos.
Por isso, as empresas preocupadas em apresentar relatórios de qualidade, buscam alternativas no digital, de forma a extinguir os problemas ocasionados pelo papel.
O Excel já é um avanço em relação ao papel, visto que é realizado no formato digital e possibilita que os dados sejam melhor armazenados.
No entanto, o Excel ainda não é a ferramenta mais adequada para os relatórios de conformidade, visto a dificuldade encontrada em analisar dados e adicionar dados importantes, como fotografias, assinatura digital e até mesmo recursos mais avançados, como a localização GPS.
Logo, o Excel, apesar de ser um passo importante rumo à digitalização dos processos, ainda não é a ferramenta ideal para seu relatório de não conformidade.
– Você pode gostar: Papel, planilha ou software: qual a melhor opção para relatórios gerenciais?
Por fim, trazemos a melhor solução quando o assunto é relatório de não conformidade: o software Videnci! Diferente do papel e das planilhas, um sistema de gestão pode te ajudar em diversos pontos, como:
– Criar um relatório de não conformidade de forma 100% digital, armazenando os dados na nuvem e não correndo riscos com perda de informações;
– Adicionar fotografia para comprovar cada ponto do relatório de não conformidade;
– Inserir no relatório a assinatura digital dos responsáveis;
– Adicionar localização via GPS para comprovar onde a auditoria foi realizada;
– Armazenar o histórico de cada auditoria, de forma que os dados fiquem compilados em um mesmo local.
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