A contratação de uma empresa prestadora de serviço está cada vez mais vantajosa para os empreendedores, e sabemos a diferença que a terceirização de algumas áreas pode fazer no desafogamento da empresa.

Segundo o Portal da Indústria, descentralizar os serviços da empresa por meio da gestão de prestador de serviço traz mais segurança jurídica, com regras mais claras na nova legislação trabalhista, melhora a qualidade dos serviços e traz mais eficiência econômica.

Nesse texto, vamos abordar um pouco mais sobre como fazer a gestão de prestador de serviço, quais as formas de cobrar resultados e por que manter um bom relacionamento com a empresa prestadora de serviço faz toda a diferença. Continue lendo!

Como fazer uma gestão de prestador de serviço

Apesar das vantagens, fazer a gestão de prestador de serviço eficiente não é tarefa simples. Afinal, estamos falando de colocar a execução de processos importantes do negócio nas mãos de pessoas que não estão diretamente no seu quadro de funcionários.

Primeiro, é importante conhecer a legislação e ficar atento aos pormenores na hora de realizar o contrato com a empresa prestadora de serviço. Não esqueça de digitalizar todos os documentos para não correr o risco de danificar a cópia física ou perdê-la em meio à papelada. 

Se a sua empresa ainda não digitaliza documentos, leia também O que a digitalização de arquivos pode fazer pela sua empresa?

Para que a gestão de prestador de serviço funcione, é preciso também treinar a equipe, capacitando-os para a realização das atividades esperadas, para que fiquem conforme as expectativas da empresa contratante.

Falando nisso, o treinamento também é essencial para manter a padronização dos serviços oferecidos, afinal, é algo imprescindível para que haja um padrão de qualidade. 

Diante de tudo isso, já é possível perceber que o relacionamento com a empresa prestadora de serviço precisa ser excelente, mantendo uma boa comunicação e estabelecendo uma confiança mútua.

Funcionalidades digitais podem ajudar

Existem hoje diversos recursos e programas que ajudam a realizar uma gestão mais eficiente dos prestadores de serviço terceirizados. 

Um deles é a Ordem de Serviço digital, que permite que as informações do serviço a ser realizado sejam centralizadas, transmitidas de maneira clara, de fácil uso e acessível mesmo em regiões sem acesso à internet. Uma Ordem de Serviço bem realizada evita desgastes, falhas de comunicação e erros no registro de informações. 

Também, contar com um Portal do Cliente facilita a gestão de tarefas entre as empresas contratante e contratada, além da possibilidade de abrir um chamado diretamente na plataforma, facilitando a comunicação e resolução de problemas.

Já percebemos que, na hora de fazer a gestão de prestador de serviço, a empresa deve deixar bem claro o que espera com o serviço, quais as metas estabelecidas e de que maneira elas serão cobradas, o que nos leva ao tópico que abordaremos a seguir: como exigir resultados. 

Como cobrar resultados de um prestador de serviço

Muitas empresas encontram dificuldade de fazer a gestão de prestador de serviço principalmente na hora de cobrar resultados, já que estamos falando de funcionários que prestam serviço, mas, no fundo, se tratam de uma empresa, e não um colaborador interno.

O objetivo aqui, porém, não é tão diferente. É preciso conferir se o serviço está sendo executado corretamente, com qualidade e atendendo bem as metas e prazos da empresa contratante.

Vamos pegar como exemplo um prestador de serviço externo. Existem diversas maneiras de acompanhar o seu trabalho e monitorar as atividades realizadas, principalmente utilizando tecnologias a seu favor:

Rastreamento via GPS

Quando falamos em prestador de serviço externo, logo pensamos na necessidade de monitorar a localização do profissional. Por isso, o rastreamento via GPS se torna uma excelente opção.

Ademais, em casos de imprevistos, é possível fazer a substituição ou designação de serviço com base na localização do prestador, mantenho a eficiência do trabalho. 

Checklists digitais com imagem

Aqui o objetivo é registrar toda a informação coletada durante o serviço externo, mas também comprovar que o técnico realmente executou todas as tarefas, e não apenas preencheu os campos escritos com uma informação qualquer.

Isso porque os checklists digitais permitem anexar imagens, o que facilita a comprovação do serviço prestado.

Rastreamento de tempo

Além da localização, conferir se o prestador está cumprindo as suas funções em um tempo razoável, sem se demorar ou ir rápido demais, é essencial.

Caso o serviço esteja tomando muito do tempo do colaborador, ou se o serviço está mal feito, é possível reavaliar os processos para identificar porque os resultados estão aquém do esperado.

Formulários dinâmicos

Os formulários dinâmicos digitais permitem uma padronização dos documentos, mesmo quando o colaborador não está conectado à internet, e podem ser customizados para as necessidades de cada negócio, inclusive a logomarca e o layout.

Além disso, é possível também preencher os formulários já usados no dia-a-dia; porém, ao tornar esses documentos digitais, o empreendedor conta com muito mais funcionalidades e evita o transtorno de organizar e gerenciar uma papelada. 

Conheça o Videnci: a ferramenta que auxilia a gerenciar prestadores de serviço externo

E se eu te dissesse que todos os recursos digitais que mencionamos, desde a Ordem de Serviço digital até o rastreamento por GPS, estão disponíveis na plataforma do Videnci?

O Videnci foi pensado para ajudar empresas no gerenciamento de atividades e equipes, inclusive gestão de prestador de serviços e de equipes externas, com funcionalidades disponíveis offline, facilitando o acesso onde quer que o time esteja.

É mais praticidade e facilidade na hora de fazer a gestão de prestador de serviço e cobrar resultados de maneira assertiva. 

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