Além de trabalhar com equipes internas, muitas empresas lidam com colaboradores que trabalham de forma remota. Por isso, uma questão frequente que surge é: como aumentar a produtividade das equipes externas?
Como temos falado no nosso blog, a produtividade é um termômetro de desempenho importante para as organizações. Mas quando se trata de equipes remotas, essa questão se torna ainda mais evidente, uma vez que os colaboradores passam por situações externas não controláveis pelos gestores.
Tendo esse cenário em vista, vamos entender neste post como aumentar a produtividade das equipes externas e, consequentemente, melhores os resultados da empresa.
Equipes externas ou remotas são aquelas compostas por profissionais que trabalham fora do escritório, tais como vendedores, orçamentistas, demonstradores e técnicos. Muitas vezes, são esses colaboradores que mais têm contato com os clientes e, portanto, são extremamente valiosos para a empresa, ajudando a fortalecer a reputação da organização e trazendo insights importantes para melhorar o relacionamento com o público.
Quando se trata de gerir equipes externas, ou seja, garantir a produtividade dos funcionários e a qualidade do serviço prestado, existem alguns desafios que tendem a ser comuns, entre eles:
Com as equipes fora do escritório, pode ser mais difícil para o gestor verificar se as atividades planejadas foram realmente concluídas e com a qualidade esperada.
O controle manual tende a complicar ainda mais esse acompanhamento, já que documentos físicos estão sujeitos a perdas e erros. Por isso, uma alternativa mais eficiente é investir em softwares de gerenciamento.
O preenchimento de checklists está entre as atividades que frequentemente geram dor de cabeça para os gestores de equipes externas, pois se não houver padronização, cada colaborador poderá coletar as informações de um jeito diferente ou mesmo deixar de lado algum dado importante, prejudicando serviços futuros.
Através de soluções específicas de gerenciamento, é possível criar formulários padronizados, com campos de preenchimento obrigatório e espaço para anexar imagens que atestem a realização do serviço ou a existência de alguma falha.
Quando não há um planejamento assertivo das rotinas de equipes externas, os colaboradores remotos estão sujeitos a atrasos, gasto maior de combustível ou mesmo a visitas em duplicidade.
Com a ajuda de um cronograma de visitas digital, fica mais fácil de os funcionários planejarem seus dias de trabalho.
Sem um controle próximo, torna-se mais difícil entender se o discurso sobre o produto ou serviço ofertado está sendo transmitido adequadamente, bem como avaliar a qualidade das entregas.
Além de treinamentos constantes, as pesquisas de satisfação são ferramentas fundamentais para atestar se os clientes estão recebendo um bom atendimento.
Melhorar o engajamento e a produtividade das equipes externas é algo muito importante para se diferenciar no mercado e conquistar a preferência dos clientes, mas como garantir que isso funcione na prática? Aqui vão 3 passos fundamentais:
O primeiro ponto que citamos como crucial para aumentar a produtividade de equipes externas é manter uma boa comunicação.
Para que os colaboradores entreguem as atividades com qualidade e dentro do prazo, é preciso que eles tenham todas as informações essenciais em mãos.
Além disso, usar canais oficiais de comunicação e documentar tudo o que vem sendo falado é a melhor forma de garantir a execução do serviço.
Ainda, contar com o registro digital otimiza o dia a dia e, consequentemente, aumenta a produtividade da equipe, visto que todos os dados e informações ficarão centralizados.
Outra dica importante é sempre contar com tecnologias que permitam o monitoramento em tempo real, facilitando o trabalho da gestão e assegurando o serviço do colaborador.
Por fim, busque sempre ouvir o que a sua equipe tem a dizer. É ela quem realiza as atividades diariamente, logo, manter um canal de comunicação e estar aberto a feedbacks é essencial para manter a produtividade em alta.
Quando falamos em gestão de equipes, é preciso reforçar a necessidade de manter os colaboradores com os treinamentos em dia. Isso porque as tecnologias estão sendo constantemente atualizadas e é necessário que a sua equipe evolua com elas.
Dessa maneira, se o colaborador não consegue operar algum aparelho ou falta alguma habilidade para a conclusão do serviço, a produtividade será prejudicada.
Por isso, sempre invista em treinamentos e na profissionalização da sua equipe externa.
Para que você consiga gerenciar sua equipe de forma remota, contar com uma tecnologia 100% voltada para isso é essencial.
Hoje existem sistemas e softwares direcionados para a gestão de equipes remotas, oferecendo recursos que facilitam o controle de prazos e a execução de todas as atividades.
Com o controle de data, hora, localização e recurso fotográfico, você consegue saber exatamente o que vem sendo feito pelas suas equipes. Assim, as atividades são comprovadamente realizadas.
Além disso, um sistema de gestão facilita o dia a dia do seu colaborador, de forma que ele possa consultar todas as informações sobre o serviço na versão mobile, aumentando a produtividade e otimizando a rotina.
Assim, um software de gestão de equipes externas pode te oferecer de forma 100% digital:
Antes de finalizar, queremos dar algumas dicas super úteis para quem está buscando um sistema de gestão de equipes remotas.
A primeira delas é: busque um sistema que atenda todas as suas necessidades. Se você está num momento de pesquisa para escolher um software, opte por aquele que não vá te deixar na mão em poucos dias de uso.
Também esteja atento às funcionalidades que o sistema em questão oferece. Assim, não deixe de escolher o que te dá o maior número de features necessários para o dia a dia da sua operação.
Entre alguns dos recursos que podem ser benéficos para equipes externas estão: acompanhamento em tempo real, checklists com campo fotográfico e hora/data/localização via GPS e relatórios de produtividade.
Além disso, tenha sempre em mente que a sua equipe precisa de um software rápido e simples de usar. Por isso, faça testes e busque aquele com a melhor usabilidade.
Por fim, fique sempre atento ao suporte que o sistema te oferece e escolha um software que te dê segurança para trabalhar.
No blog post de hoje demos algumas dicas de gestão de equipes externas, como foco em produtividade.
Mostramos que investir em boa comunicação, treinamentos e tecnologias específicas é essencial para gerenciar os colaboradores remotos e manter a produtividade sempre em alta.
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