Um checklist digital nada mais é do que uma lista pré-definida de itens para que sejam certificadas as condições de um serviço, produto ou processo. O principal objetivo dessa ferramenta é confirmar que todas as etapas necessárias para a conclusão de um projeto foram feitas.
Portanto, o checklist, formulário ou lista de verificação nada mais é do que um poderoso suporte para auxiliar as equipes na execução correta de suas atividades.
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Continue a leitura para entender melhor como um checklist digital pode auxiliar a sua empresa na prática.
Muitas são as maneiras de planejar as atividades que sua equipe interna e externa precisará executar. Quanto mais simplificado for esse processo, mais fácil será o controle dessas atividades.
Diversos softwares no mercado possuem maneiras singulares de organizar suas tarefas e planejar as atividades da sua equipe. Muitos deles, inclusive, possuem a feature de criação de checklists fáceis para descomplicar sua gestão.
Pense, por exemplo, em uma imobiliária que precisa preencher dezenas de formulários todos os dias. Não seria muito mais fácil migrar esses documentos para o meio digital?
Esses checklists aparecem de diferentes formas nas mais diversas plataformas, facilitando os processos e o controle das atividades.
Confira abaixo 4 ferramentas que vão te ajudar a controlar as tarefas do seu time da melhor forma:
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. O ponto mais positivo desse programa é o fato dele ser completamente personalizável e adaptável às necessidades do usuário.
O sistema foi baseado em um esquema de Scrum, conhecido por muitas equipes de programadores, que consiste no uso de uma lousa e adesivos post-it para a anotação de tarefas e esquematização entre colunas para separar os processos novos, os que estão em execução e aqueles que foram finalizados.
Assim, o Trello nada mais é do que a transferência da lousa para o ambiente virtual, com o método Kanban. A ferramenta permite a criação de inúmeros quadros (o que pode simbolizar, por exemplo, as várias áreas de uma empresa), além da inclusão de quantas colunas forem necessárias em cada um deles.
Dentro dessas colunas é possível adicionar cards, também personalizáveis, que podem servir tanto para mandar um recado geral para a equipe quanto para mostrar o andamento das tarefas.
Outras funcionalidades são prazos, etiquetas coloridas (que podem definir times responsáveis ou a urgência de uma atividade), delegação de um ou mais responsáveis e subtarefas.
Dashboard do aplicativo Trello. Crédito: Trello.
Com uma proposta similar ao Trello, o Asana é uma ferramenta para quem quer melhorar a organização de tarefas, podendo ser descrito quase que como uma agenda ㅡ porém muito mais prático, é claro. O grande objetivo é aumentar a produtividade da equipe através da gestão de tarefas.
A visualização das atividades pode ser feita através de uma lista única, do quadro (que também segue o modelo Kanban), do calendário ou de um cronograma, possibilitando ainda a importação ou exportação das informações necessárias.
O Asana também funciona com um esquema de tags coloridas para que a equipe possa identificar a quais times pertencem determinadas atividades e consiga determinar esquemas completamente personalizados de acordo com as necessidades internas.
Modelo de visualização da dashboard pela função “quadros”. Crédito: Asana.
O Pipefy é uma plataforma online e customizável de gestão de processos. O software permite o gerenciamento de documentos, calendários e tarefas, além da automatização de tarefas e definição de fluxos de trabalho. A plataforma também distribui atividades e envia e-mails e notificações, tudo de forma automática.
Cada vez que alguém cria uma tarefa, a ferramenta automaticamente delega a atividade e define uma forma de execução através de um fluxograma.
Dashboard do Pipefy. Crédito: Pipefy.A migração de todos os processos e documentos para o meio digital já é uma realidade, portanto, é cada vez mais necessária uma ferramenta que possibilite a integração de tudo isso em uma só plataforma.
O Videnci possibilita a construção de checklists digitais para facilitar todos os processos externos da sua empresa, seja qual for o segmento ou o tamanho da organização, de modo a simplificar a rotina de trabalho.
Modelo de checklist de controle de frotas no sistema do Videnci. Crédito: reprodução.
A criação de um checklist digital está entre as principais funcionalidades do Videnci, e esse formulário pode ser montado do zero ou então criado a partir de um PDF que a empresa já possua e utilize, apenas integrando-o ao meio digital.
Quando cria um checklist você se depara com diversos campos em diferentes formatos, incluindo texto, números, assinaturas, fotos, opções de data e hora, entre outros. O passo seguinte, então, é clicar, arrastar e dar a indicação dos campos para que eles possam ser preenchidos pela sua equipe de colaboradores.
Vamos dar como exemplo um checklist de controle de frota. Imagine que toda vez que um membro da equipe precisar sair com um carro da empresa ele tenha que preencher manualmente um documento. Além de tomar um tempo desnecessário do funcionário, essa tarefa está sujeita a erros, portanto, o ideal é que esse preenchimento aconteça de forma digital.
Ao criar um formulário a partir de um modelo de PDF, o processo é muito similar. A diferença é que os campos de preenchimento devem ser encaixados em espaços pré-definidos no checklist em si.
Essa opção é válida para todos os processos que precisarem ser preenchidos em papel timbrado, por exemplo, para atender às demandas de um cliente. Além disso é possível fazer uma personalização em cores.
No post de hoje nós mostramos a importância de contar com checklists 100% digitais para simplificar a forma com que as atividades são realizadas na sua empresa, de modo a otimizar seu tempo e dos seus colaboradores.
Se você acredita que essa ferramenta pode fazer a diferença no dia a dia das suas equipes e tornar o trabalho dos seus colaboradores muito mais ágil e eficiente, entre em contato com um de nossos especialistas e agende uma demonstração gratuita do Videnci.
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