O checklist é uma ferramenta essencial para o acompanhamento de tarefas nas mais diversas fases de um processo. Ele permite que as informações fiquem organizadas, de fácil visualização e simples acesso.

Essas ferramentas são amplamente utilizadas em diversos setores e para uma variedade de finalidades, incluindo inspeções de segurança, manutenção de equipamentos, procedimentos de conformidade regulatória, gestão de projetos, ordem de serviço, dentre outras. 

Porém, quando falamos de checklist em papel ou planilhas de computador, como as do Excel, as funções são limitadas, a organização não é tão eficaz e a segurança dos dados fica prejudicada. 

Por isso, as ferramentas de checklist digital contam com interfaces simples e intuitivas, que garantem não só o fácil acesso ao aplicativo, mas também a todos os dados cadastrados de forma totalmente segura.

Neste texto, iremos abordar um pouco sobre de que maneira o checklist digital pode deixar o seu trabalho mais simples, otimizando os seus processos e aumentando a sua produtividade. Continue lendo. 

Checklist Digital x Papel

Políticas sustentáveis começaram a ser instauradas em diversas camadas sociais na tentativa de conter os efeitos das mudanças climáticas nas últimas décadas. No ambiente empresarial não foi diferente, e o checklist digital é uma delas. 

Porém, a adoção desse tipo de documento digital vai muito além da sustentabilidade. 

A tecnologia do checklist digital possibilita a substituição das antigas e extensas planilhas impressas, evitando desperdício, rasuras nos documentos oficiais, além da redução nos custos de impressão e manutenção de multifuncionais.

Outra característica referente à informatização do processo de checklist é a possibilidade de arquivamento em nuvem ou dispositivos de memória portáteis, facilitando, inclusive, a divulgação e circulação dos documentos pelos diferentes setores da empresa via e-mail e outras plataformas.

Principais benefícios de adotar o checklist digital

O checklist digital é uma ferramenta versátil que pode ser usada em várias etapas de um processo. Ele ajuda no planejamento, execução, verificação, correção e entrega, garantindo consistência, eficiência e qualidade ao longo do processo.

As vantagens são muitas, mas queremos destacar quatro maneiras como o checklist digital pode otimizar o seu trabalho:

1. Eficiência: além de comprovar os serviços realizados, a eficiência no acesso ao banco de dados contribui para uma identificação aprofundada de potenciais falhas no trabalho, garantindo uma gestão mais proativa e assertiva.
2. Objetividade: um planejamento detalhado de cada etapa e a sistematização das tarefas, com prioridades claramente elencadas, asseguram a execução eficaz das atividades.
3. Segurança: a prevenção de acidentes, por meio do acompanhamento correto das fases de orientação, capacitação e procedimentos de segurança para as equipes.
4. Base de dados: a coleta de informações para futuras análises não só alimenta a tomada de decisões embasada, mas também possibilita o desenvolvimento de uma documentação sólida e estruturada.

Sem dúvida, a versatilidade do checklist digital o torna uma ferramenta valiosa em uma ampla gama de contextos e operações. 

Seja para otimizar procedimentos de segurança em um ambiente industrial, garantir a conformidade regulatória ou até mesmo gerenciar tarefas diárias em um escritório, sua aplicação influencia a eficiência e a produtividade em diversos aspectos de uma organização. 

Otimização de tempo e recursos

Em uma ferramenta de checklist digital, são gerados automaticamente relatórios completos a partir das informações documentadas, apresentando uma relação clara e objetiva dos pontos que necessitam de revisão ou retificação. 

Assim, pode-se solicitar medidas corretivas, que aplicadas e devidamente solucionadas implicam em significativa redução de tempo e esforços com retrabalho nas diferentes etapas.

Algumas ferramentas de checklist digital se destacam ao disponibilizar também a coleta das assinaturas nos formatos digitais. Com essa função, que possuem a mesma validade que as assinaturas em papel, deslocamentos são evitados, reduzindo o tempo total de vistoria, custos com transporte e trâmites burocráticos em cartórios.

Videnci: ferramenta de checklist digital ideal para o seu negócio

Agora que você já sabe de que forma uma ferramenta de checklist digital pode auxiliar na otimização dos processos de sua organização, que tal aderir a esse recurso?

O Videnci é um software completo que oferece todas as funcionalidades essenciais para a criação de checklist digital conforme as suas necessidades, seja para uma ordem de serviço, vistoria ou muitas outras opções.

Confira 4 funcionalidades da ferramenta de checklist do Videnci:

1. Funcionamento offline: com essa funcionalidade, é possível criar ou editar qualquer checklist digital mesmo sem conexão à internet. Isso oferece flexibilidade para trabalhar em locais remotos ou em áreas com conexão limitada, garantindo que as tarefas possam ser realizadas onde e quando necessário, sem depender da disponibilidade de rede.
2. Acesso ao banco de dados: o acesso ao banco de dados permite obter todas as informações necessárias de forma eficiente e funcional. Isso possibilita uma análise abrangente e precisa dos dados disponíveis, facilitando a tomada de decisões informadas e o acompanhamento do progresso do processo em tempo real.
3. Monitoramento à distância via GPS: essa funcionalidade permite monitorar o deslocamento das equipes responsáveis em tempo real através do sistema de GPS. Isso garante o desempenho das funções, possibilitando uma supervisão remota eficaz e garantindo que as equipes estejam onde precisam estar, no momento certo.
4. Upload de fotografias e documentos: essa funcionalidade é especialmente útil em situações que exigem comprovação visual, como vistorias. Com o upload de fotografias de forma simples e ágil, é possível identificar elementos fora dos padrões de segurança e qualidade pré-estabelecidos. Isso proporciona uma documentação visual detalhada e evidências das condições encontradas.

Essas funcionalidades combinadas oferecem uma solução completa para o gerenciamento eficiente de processos, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma adequada, com controle, monitoramento e documentação detalhada.

Além disso, dentro da plataforma Videnci, você encontra uma gama de modelos prontos de checklist digital, para otimizar ainda mais o seu trabalho. Quer mais facilidade?

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