Para muitas empresas, a visita técnica é um processo importante para aprimorar seus serviços. Tendo isso em vista, o relatório técnico é um documento cujo objetivo é apresentar as informações coletadas durante a visita e as recomendações para futuras melhorias.
No blog de hoje, vamos entender os principais aspectos de um relatório técnico de visita e como ele pode ser utilizado para otimizar a eficiência da sua empresa.
Como falamos brevemente acima, um relatório técnico é um documento que registra as informações e observações obtidas durante uma visita técnica realizada em determinado local, empresa ou instituição.
Essa visita pode ter sido feita com o intuito de realizar uma análise, coletar informações ou conhecer o local. O relatório, portanto, deve ser produzido de forma clara e objetiva, apresentando informações precisas e relevantes sobre o item em questão.
Um relatório de visita técnica é um documento que tem como objetivo apresentar informações sobre um serviço realizado ou em andamento. Assim, esse modelo de formulário é capaz de comprovar a execução do serviço e manter um histórico dos atendimentos realizados, garantindo a transparência do processo e a confiabilidade das informações apresentadas.
Além disso, com um relatório técnico é possível analisar e apresentar detalhes do que foi feito, possibilitando a apresentação de um panorama completo do serviço em questão.
Por fim, esse relatório possibilita recomendações decorrentes da visita técnica, com o objetivo de subsidiar a tomada de decisões e a melhoria contínua dos serviços prestados.
É bastante comum os termos geraram confusão por serem similares. Vamos entender de forma simples do que se trata cada um.
O relatório técnico é um documento para ser utilizado internamente na sua empresa, visto que ele terá informações importantes sobre o item/espaço que foi averiguado, a causa do problema, peças substituídas e quaisquer outros registros extras da visita técnica.
Dessa forma, não é necessário disponibilizar esse relatório para o cliente já que é a empresa prestadora que fará uso do mesmo.
Por outro lado, a ordem de serviço, como o próprio nome diz, é um descritivo do serviço que foi prestado para um cliente no qual consta as tarefas a serem realizadas, o responsável pela execução e o prazo para conclusão. Por isso, é importante que o cliente tenha acesso a OS, além de assiná-la, caso seja preciso.
Logo, a diferença entre os formulários está no seu objetivo e também para quem ele deve ser encaminhado. Um de uso mais interno – relatório técnico – e outro que deve ser compartilhado com seu cliente – ordem de serviço.
Existem alguns tipos de relatórios que podem ser utilizados no dia a dia das empresas. Vejamos os principais.
Este relatório é utilizado para registrar informações que geralmente estão relacionadas a manutenção, auditorias, vistorias ou instalação.
No dia a dia, as manutenções corretivas e preventivas exigem um relatório de serviço, incluindo a causa do problema, o serviço executado, as peças substituídas e demais observações.
Já o relatório de não conformidade é um documento elaborado para registrar e descrever a ocorrência de uma não conformidade em um processo, produto ou serviço.
O relatório de não conformidade deve conter informações detalhadas sobre a ocorrência, incluindo a descrição do problema, suas causas, impactos e as ações corretivas ou preventivas tomadas para solucionar a situação e evitar que ela se repita.
O relatório fotográfico é um tipo de formulário útil em diversas situações, como vistorias, auditorias, inspeções e muitos outros. Com fotografias em mãos, você pode comprovar exatamente qual era o estado do local/item e, após o serviço, registrar visualmente as melhorias.
Além disso, alguns segmentos, como o de ISP/Telecom, exigem relatórios fotográficos em conformidade com os contratantes. Por isso, esse tipo de formulário é amplamente utilizado no dia a dia de quem presta serviços.
O controle de qualidade é prioridade em grandes empresas, como é o caso das indústrias, por exemplo. Trata-se de um documento que registra as observações e resultados obtidos durante o processo de inspeção de um produto ou serviço, comparando suas características com os requisitos especificados.
O objetivo desse relatório é fornecer informações sobre a conformidade do produto ou serviço com os padrões de qualidade estabelecidos, permitindo que os gestores possam tomar decisões informadas sobre as ações necessárias para corrigir eventuais problemas detectados.
Um relatório técnico de inspeção de segurança do trabalho serve para coletar e armazenar as informações e observações relevantes durante uma inspeção de segurança do trabalho.
Portanto, o relatório de inspeção técnica de segurança é usado para identificar inconformidades e riscos, e buscar trabalhá-los para diminuir ou neutralizá-los. Assim, esse tipo de relatório é muito importante para garantir a segurança dos colaboradores e evitar acidentes de trabalho.
Na área de logística, o relatório de visita técnica pode ser utilizado para registrar as condições de um armazém ou depósito, avaliar a eficiência dos processos de distribuição e transporte, identificar problemas de segurança e sugerir melhorias nos fluxos de trabalho e na gestão da cadeia de suprimentos.
Por fim, o relatório técnico de avaria é um documento que descreve as falhas, problemas ou danos ocorridos em um equipamento, objeto ou propriedade, assim como suas possíveis causas e soluções.
Esse tipo de formulário geralmente é solicitado por seguradoras, proprietários ou gestores de empresas para avaliar danos e tomar decisões sobre reparos, substituições ou indenizações.
Vamos à parte prática! Abaixo, vamos explicar detalhadamente como elaborar um relatório técnico na sua empresa e, assim, melhorar seu processo produtivo.
Existem diferentes formas de produzir um relatório técnico, incluindo o papel, Excel ou aplicativos específicos.
Porém, a elaboração do relatório em Excel pode exigir um conhecimento maior em relação à ferramenta, além de não oferecer uma forma prática de armazenamento e arquivamento.
Com o nosso software, você pode criar relatórios técnicos 100% digitais, inserir imagens, tabelas e assinaturas digitais. Além disso, o documento pode ser facilmente compartilhado e atualizado, além do sistema ser super intuitivo.
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Antes de começar a elaboração do relatório, pense nas informações mais importantes que devem constar no documento, como nome do cliente, data e hora da visita, CNPJ, localização e outras informações relevantes.
Esse tipo de informação é básica, porém, são elas que dão assertividade às atividades. Por isso, as preencha corretamente.
Inclua detalhes sobre o serviço realizado durante a visita técnica. São esses dados que irão possibilitar um bom entendimento do que aconteceu e criar um plano de ação para a situação.
Descreva o equipamento que foi objeto da visita, incluindo marca, modelo, número de série e o que mais for pertinente.
Liste os itens que serão avaliados durante a visita e verifique se estão em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis. Lembre-se que é esse documento que será usado de base para ações futuras, logo, procure ser o mais descritivo possível.
Anexe fotos ou imagens relevantes ao relatório para complementar as informações descritas. Ter o apoio fotográfico é fundamental para que o objetivo da visita técnica seja cumprido.
Inclua observações relevantes sobre a visita, como dificuldades encontradas durante o serviço, problemas identificados e outros pontos importantes.
Registre informações sobre a manutenção realizada no equipamento, como trocas de peças, ajustes realizados e demais dados.
Certifique-se de coletar as assinaturas dos responsáveis pelo serviço prestado.
Utilize recursos tecnológicos, como aplicativos e softwares, para agilizar a elaboração do relatório e otimizar o armazenamento das informações.
Como vimos, relatórios técnicos são importantes para diversas áreas de atuação e podem trazer inúmeras vantagens para as empresas. Vamos entender melhor algumas delas.
A eficiência é uma das principais vantagens em utilizar um relatório técnico, uma vez que esses relatórios fornecem um registro completo das atividades realizadas, permitindo que as equipes de trabalho identifiquem erros, tomem decisões mais assertivas e evitem retrabalho.
A produção de relatórios técnicos contribui para o aumento da produtividade da equipe, uma vez que promove a organização e padronização das atividades, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais relevantes e estratégicas.
Ao produzir um relatório técnico, é possível identificar pontos de melhoria e aprimorar a qualidade dos serviços oferecidos. Isso ocorre porque esses relatórios documentam as atividades realizadas e os resultados obtidos.
A redução de custos também é uma vantagem importante desses relatórios. Conforme a empresa adota este tipo de formulário no dia a dia, isso permite a identificação de oportunidades de economia em processos, materiais e equipamentos.
Como temos falado neste conteúdo, com base nos dados coletados, é possível fazer escolhas mais estratégicas e que contribuam para o crescimento da empresa e satisfação do cliente.
Ao produzir um relatório técnico, torna-se possível aumentar significativamente a satisfação do cliente, uma vez que esses documentos permitem o registro de todo o histórico de atendimento e das atividades realizadas.
Com isso, a empresa consegue atender melhor às demandas, prever as necessidades dos clientes e oferecer um serviço de maior qualidade.
No texto de hoje, discutimos e entendemos mais sobre o relatório de visita técnica, sua importância e como ele pode ser utilizado para comprovar a execução do serviço e manter um histórico de atendimentos realizados.
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