Você sabia que um relatório de visita técnica tem ajudado empresas a comprovar e aumentar a qualidade dos serviços prestados?
Não apenas isso, mas esse documento traz confiabilidade para os dados gerados no dia a dia de trabalho e também auxilia na execução dos serviços.
Para saber o que é, como fazer e visualizar alguns exemplos de relatório de visita técnica, acompanhe o conteúdo!
Visita técnica é um procedimento realizado para verificar a situação de um ativo ou local e que exige a presença de um profissional capacitado para tal verificação.
Nesse sentido, uma visita técnica pode ser realizada em diversas situações, como manutenções, acompanhamento de serviços e fiscalização de normas e legislações.
Já o relatório de visita técnica é um documento de abordagem qualitativa e tem como finalidade avaliar como a visita foi realizada no cliente.
Ele é muito utilizado por equipes externas, justamente por permitir que as atividades realizadas sejam devidamente mensuradas com critérios de qualidade e excelência.
Dessa maneira, apesar de não ser um formulário obrigatório, o preenchimento de um relatório de visita técnica garante que o serviço prestado seja o melhor possível.
Como falamos acima, o relatório vem para assegurar a execução dos serviços prestados pela sua empresa.
Além disso, ele traz outras vantagens, como:
– Mantém um histórico dos atendimentos realizados;
– Identifica pontos de melhoria a partir dos dados coletados;
– Aumenta a qualidade dos serviços prestados;
– Evita que problemas ocorridos sejam repetidos;
– Contribui para a padronização dos processos na sua empresa.
Assim, sabendo mais sobre os benefícios em aplicar um documento como esse, vamos entender como estruturá-lo na prática.
Você pode optar por alguns formatos para executar o seu relatório de visita técnica: papel, planilha ou software.
Ao escolher o papel, é importante destacar que algumas informações podem ser perdidas com o tempo devido ao desgaste do material e que a taxa de erro pode aumentar, visto que o preenchimento será totalmente manual e sem a ajuda de nenhuma tecnologia.
Já a planilha conta com o fator digital, porém, o preenchimento é ainda bastante demorado e manual, além da interface não ser intuitiva e não permitir o anexo de fotos e assinatura digital, por exemplo.
Já com um software, como é o caso do Videnci, você pode preencher o relatório em qualquer dispositivo e de forma simplificada, adicionando data e hora via GPS, fotografia item a item e assinatura do responsável e também do cliente.
O software, portanto, é sempre a melhor opção quando falamos nesse tipo de documento, visto sua facilidade de utilização e garantia de um bom serviço prestado.
O primeiro tópico do seu relatório é um dos mais importantes. É no cabeçalho que você identifica:
– Quem é o seu cliente;
– A data, hora e localização do atendimento;
– O responsável pela visita técnica;
– Tempo de duração da visita;
– A tarefa em questão.
Sabendo exatamente esses pontos, é simples entender mais sobre o seu cliente e, depois, completar o seu histórico de visitas.
Identificado o seu cliente e o atendimento em detalhe, é preciso descrever mais sobre o serviço prestado.
Nessa parte do formulário você pode ter algumas perguntas-chave a respeito da atividade, como: “por que a atividade não foi realizada?”; “quais ferramentas ou equipamentos são necessários para a finalização do serviço?”; “quando será a próxima visita para certificar a execução das atividades?”.
Dessa forma, você consegue documentar todos os detalhes sobre o serviço e criar um relatório de visita técnica que faça sentido para a sua operação, utilizando apenas informações úteis e que podem servir para futuras manutenções.
Tendo em vista o que será verificado na visita técnica, é preciso completar o formulário com as perguntas que te permitem entender e verificar a qualidade do serviço prestado.
Por isso, insira todas as questões pertinentes ao serviço e ao local para averiguar, de forma que nenhuma atividade ou etapa seja negligenciada.
Outra vantagem de usar um software como o Videnci é que, no nosso sistema, você conta com os grupos condicionais. Ou seja, dependendo da resposta da questão, outra pergunta irá aparecer no formulário para também ser respondida.
Com esse recurso, você tem à disposição um formulário mais simples e otimizado, facilitando o preenchimento da equipe responsável.
O melhor recurso para comprovar os dados de um relatório de visita técnica é, com certeza, a fotografia. Com ela, você consegue assegurar tudo o que foi descrito, aumentando a qualidade do serviço que está sendo prestado.
No Videnci você pode adicionar fotografia item a item, de forma que, para cada diagnóstico do relatório, uma ou mais fotografias podem ser adicionadas.
Assim como é o caso da fotografia, a assinatura é um elemento importante para comprovar as informações do relatório de visita técnica. Por isso, é preciso coletar tanto do responsável pelo relatório quanto do cliente.
Com o Videnci, você faz esse processo de forma digital e os responsáveis podem assinar o documento direto na tela de qualquer dispositivo móvel.
Entender se o seu cliente está satisfeito ou não com o seu atendimento é essencial quando falamos nesse formato de relatório.
Isso porque o grande objetivo em realizá-lo é, justamente, assegurar a prestação do serviço com alto grau de excelência.
Por isso, você pode incluir uma seção no seu formulário para recolher a opinião e os feedbacks do cliente. Dessa maneira, você entende se o serviço prestado satisfaz suas necessidades ou se há pontos de melhoria.
Esse passo é super importante para você ter em mãos tudo o que diz respeito ao seu cliente, antevendo a necessidade de manutenções, por exemplo. Por isso, registre todos os atendimentos com detalhe, de forma que os próximos sejam sempre melhores.
Vejamos, então, como fazer um relatório na prática utilizando o nosso sistema.
Para identificar o seu relatório, você precisa adicionar quem é o cliente ou o nome da empresa. Esses dados são importantes para você manter o histórico dos clientes e saber exatamente o que foi feito.
Também é preciso saber quem executou o serviço. Por isso, nomeie o responsável e, na finalização, peça pela assinatura.
Esses dados também são importantes para identificar o seu formulário e o seu cliente, por isso, coloque sempre as informações que são pertinentes para o controle da sua empresa.
Explique o que foi feito, adicione fotografias e o seu diagnóstico acerca da situação. Dessa forma, o relatório ficará completo e o seu cliente satisfeito.
É também importante que você saiba o tempo que a atividade leva para ser executada. Com o Videnci, você tem essa informação automaticamente e pode, assim, controlar a produtividade da sua equipe.
Por fim, descreva sua visita em detalhes e adicione observações. Lembre-se que o relatório deve ser o mais detalhado possível para guiar os próximos passos da equipe.
Como falamos acima, o Videnci é o software ideal para a sua visita técnica. No nosso sistema, é possível executar diversos formatos de relatórios, como:
– Relatório Ordem de Serviço de Manutenção;
– Checklist ordem de serviço;
– Relatório fotográfico de serviço;
– Relatório Manutenção Preventiva Ar Condicionado.
– Caso você queira testar alguns desses modelos, como é o caso das Ordens de Serviço, clique aqui!
Nas imagens abaixo, mostramos um exemplo prático de como o relatório de visita técnica pode ser executado dentro do Videnci, com os principais recursos já apresentados neste conteúdo.
Após o preenchimento do relatório, você precisa avaliar as informações que constam ali para entender como foi o andamento da visita e o que pode ser feito em cada caso.
Por isso, é bastante importante que a sua equipe detalhe com cuidado cada item do relatório, visto que ele será a sua base de análise e também para compreender os próximos passos.
Como falamos acima, o Videnci é o software ideal para digitalizar e automatizar as visitas técnicas da sua empresa. Com o nosso sistema, você tem:
Um software de gestão permite que todos os dados do atendimento sejam compilados em relatórios completos e com uma visualização simples. Assim, você toma decisões mais assertivas e estratégicas.
Com o histórico dos clientes, é possível entender a necessidade real de novas visitas e seus objetivos definidos. Dessa forma, você consegue dar maior visibilidade e previsibilidade para o trabalho da sua equipe.
Fotografia digital, assinatura, localização GPS e outros recursos são essenciais para que a taxa de erro seja diminuída e sua equipe possa realizar um trabalho com mais segurança, reduzindo também o retrabalho.
Clique na imagem abaixo e teste agora mesmo o nosso modelo digital de visita técnica!
Vamos imaginar algumas situações…
– Se você precisa registrar o tempo que durou o atendimento, um formulário digital faz isso automaticamente, assegurando a veracidade das informações;
– É necessário a assinatura do responsável técnico? Um sistema permite que isso seja feito digitalmente, sem o uso de papel e caneta;
– Se durante o preenchimento da descrição do serviço você encontrar alguma irregularidade, já pensou o quão prático pode ser apenas registrar uma fotografia? Dessa maneira, você tem certeza do que está inconforme e prova digitalmente que a manutenção foi realizada;
– Para registrar o histórico do seu cliente, já pensou no quão complicado isso é utilizando papel? Esse material permite erros e pode ser extraviado. Por isso, com um sistema de gestão digital, todas as informações ficam armazenadas na nuvem e otimizam o seu dia a dia operacional;
– Ao programar as próximas atividades, um software de gestão te ajuda a automatizar processos, estabelecendo prazos e responsáveis para que a próxima tarefa seja realizada.
Essas são apenas algumas das vantagens em contar com o Videnci na sua operação! Se quiser entender mais sobre o nosso sistema, podemos agendar uma demonstração do nosso produto em poucos minutos. O que acha? É só agendar o melhor horário!
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