Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é uma ferramenta utilizada para padronizar processos em uma operação. Esse tipo de documento fornece um roteiro detalhado de quais e como as atividades devem ser realizadas.
O grande objetivo de aplicar um POP é reduzir a taxa de erros de uma operação, garantindo maior qualidade e eficiência na execução de tarefas.
Tendo isso em vista, no blog post de hoje queremos apresentar alguns benefícios de utilizar a padronização de processos no seu negócio e mostrar como o Videnci pode ajudar nesse procedimento.
O primeiro benefício que podemos citar na implantação um POP é a padronização que ele traz para sua operação. As grandes empresas, mais do que nunca, estão em busca de tarefas padronizadas.
Prova disso é a Ajinomoto, a gigante do ramo alimentício. Alexandre Telles, diretor de TI da companhia, afirma que a empresa vem se digitalizando cada vez mais e que uma das consequências desse processo é a padronização de processos.
Segundo ele, a companhia trabalhava com processos burocráticos e sem padronização, o que a tornava menos ágil.
Telles explica que agora há mais sinergia entre as equipes devido a centralização de processos, o que impacta diretamente na produtividade da companhia.
Outro grande vantagem do Procedimento Operacional Padrão é o aumento natural na otimização e qualidade das tarefas executadas, uma vez que os processos serão sistematizados.
Além disso, aplicar o POP permite que uma menor taxa de erros, uma vez que se tem em mãos um documento que orienta passo a passo como a atividade deve ser realizada.
Por fim, podemos citar a agilidade com que a sua equipe vai trabalhar, visto que a ideia do POP é criar uma sequência lógica de tarefas, o que otimiza a rotina de quem participa da operação.
Para saber mais sobre os benefícios do POP, é só dar play no vídeo especial que preparamos!
Para fazer um Procedimento Operacional Padrão você precisa seguir alguns passos importantes. Porém, antes de tudo, aqui vão algumas recomendações gerais:
– Quem for fazer o POP necessariamente precisa entender tudo sobre a operação, uma vez que o documento vem para facilitar a execução de tarefas, e não dificultá-la;
– Sempre produza o documento em uma linguagem simples e acessível, justamente para agilizar as tarefas;
– Os melhores modelos que você pode utilizar são os que descrevem o passo a passo da execução da tarefa, como o checklist. Quanto mais intuitivo, melhor será a execução;
– A aplicação do POP deve ser constantemente revisada para checar se ele realmente está cumprindo o objetivo de facilitar a operação e garantir uma alto grau de qualidade nas tarefas. Se isso não estiver ocorrendo, revise e teste seu formulário de outras formas.
Visto isso, vamos entender tudo o que o seu POP precisa ter!
É extremamente importante que você crie um documento que, acima de tudo, facilite a execução de tarefas e seja facilmente identificável.
E isso começa no cabeçalho. Então, você pode inserir algumas informações relevantes, como:
– O nome ou código do processo;
– O executor (quem realiza a tarefa);
– O responsável (o gestor/coordenador/supervisor);
– A data de preenchimento;
– A data de vigência do formulário;
– A próxima revisão;
– A versão;
– O local em que foi realizado o POP (se necessário).
Com esses dados no seu cabeçalho você consegue identificar facilmente o POP e organizar melhor a sua operação.
Feito a primeira parte do documento, chegou a hora de detalhar – passo a passo – a descrição das atividades. É importante reforçar as descrições devem ser minuciosas, de forma que quem preencher o formulário saiba exatamente o que deve fazer.
Por isso, não deixe nenhuma atividade de fora. Todos os passos devem ser descritos, mesmo que algum pareça óbvio.
Já imaginou o trabalho extenso em organizar um Procedimento Operacional Padrão no papel? Como as descrições são detalhadas, realizar essa atividade manualmente é bastante cansativo e também pode gerar erros.
Por isso, contar com um sistema que gere o POP de forma digital pode otimizar – e muito – a sua operação.
Com um software como o Videnci você pode criar o seu checklist em poucos minutos e, inclusive, selecionar mais especificações para o documento ficar ainda mais completo.
O nosso sistema, por exemplo, permite que você solicite para quem esteja preenchendo o Procedimento Operacional Padrão uma fotografia da atividade concluída.
Conforme as atividades forem realizadas, o executor dará um “check” em cada campo no documento. Se houver alguma inconformidade, basta apontar uma justificativa – o que é possível através do campo de texto – e registrar uma fotografia caso necessário.
Como falamos acima, o Videnci é a plataforma ideal para quem quer produzir um Procedimento Operacional Padrão no formato digital. Então, vamos entender como isso funciona na prática.
O primeiro passo é criar o seu cabeçalho como falamos no passo 1 do tópico supracitado. O Videnci permite que você utilize campos de texto, numeral e também de assinatura.
Além disso, com a função “hora, data e localização” o preenchimento fica ainda mais simples, uma vez que esses dados são puxados automaticamente.
Cabeçalho – dados gerais. Fonte: Reprodução.
Já no segundo momento você irá criar um novo grupo e descrever, inicialmente, os materiais necessários para a tarefa em si ser executada.
O campo utilizado no sistema é o “check”. Com ele, basta apenas o colaborador o preencher com um visto para que ele seja completado.
No nosso exemplo estamos criando um POP para uma cozinha, em que uma atividade que precisa ser repetida diariamente é o preparo de café.
Materiais para a atividade. Fonte: Reprodução.
Por fim, vamos a descrição das atividades. Basta escolher o campo de “check” novamente e listar as tarefas em sequência.
Como conversamos, o sistema do Videnci permite que você solicite uma fotografia ou observação no formulário. Para selecionar essa opção, basta clicar nos ícones posicionados ao lado direito do checklist – exatamente como mostramos abaixo.
Descrição das atividades. Fonte: Reprodução.
O nosso sistema também permite que você utilize o campo condicional para configurar o seu formulário de POP. Neste conteúdo nós mostramos exatamente configurar essa feature, é só clicar aqui para conhecer todos os detalhes.
Mas explicando de forma simples, os campos condicionais funcionam da seguinte forma: a medida que o colaborador vai “concluindo a task”, o outro grupo vai aparecendo.
Para configurar essa feature basta criar grupos separados para todas as tarefas com um campo de check como já explicamos acima. O formulário ficará mais ou menos assim:
Configuração dos grupos. Fonte: Reprodução.
Depois, basta clicar neste ícone 
e configurar a condicional. Na opção “campo” (mostrada abaixo), você irá selecionar o campo denominado Passo 1, ou seja, o próximo passo só vai aparecer se a pergunta escolhida for respondida.
Uma pergunta depende necessariamente da outra, de forma que: se o passo 1 não for cumprido, o passo 2 não irá aparecer.
O campo condicional. Fonte: Reprodução.
E, assim, o seu Procedimento Operacional Padrão está finalizado! Os seus colaboradores podem preenchê-lo em tablets ou mobile, o que for melhor para a sua operação.
Vamos ver o formulário com condicionais funcionando na prática? Confere esse GIF no preenchimento mobile.
POP versão mobile. Fonte: Reprodução.
No blog post de hoje nós explicamos o que é, qual a importância e os motivos para você optar por um POP na versão digital. Além disso, mostramos como configurar o seu procedimento no Videnci.
Então, o que você acha de marcar uma reunião com nossos especialistas e aplicar esse recurso ainda hoje na sua empresa? Só precisamos que você clique aqui e escolha o melhor horário!
Muito obrigada por acompanhar e até a próxima!
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