A utilização do papel nas empresas está se tornando cada vez mais ultrapassada. Por isso, recursos como o checklist digital funcionam para aqueles que dependem da checagem operacional diária e de relatórios constantes para mapear as atividades.
Para que os checklists digitais sejam integrados à rotina de trabalho, a contratação de um software especializado é essencial, permitindo a customização de todos os campos necessários para o bom andamento das tarefas diárias.
Ferramentas como essas são capazes de tornar as empresas mais eficientes, otimizar os resultados dos colaboradores e contribuir com o meio ambiente ㅡ tudo de uma só vez.
Isso porque os gestores garantem um maior controle do trabalho dos colaboradores e conseguem gerar planos de ação mais consistentes e condizentes com o fluxo de trabalho.
Vale dizer que existem muitos sistemas de gestão disponíveis no mercado, e para que sua empresa tome a melhor decisão na hora de contratar uma plataforma, é importante entender quais são as principais características que um checklist digital deve conter, e isso você confere nos tópicos a seguir. Boa leitura!
Pode ser que a sua empresa necessite de campos específicos nos formulários utilizados diariamente pelos colaboradores, no entanto, algumas funcionalidades tendem a ser comuns para a grande maioria dos serviços. Entre elas:
O fato de o formulário ser personalizável é um dos principais pontos a se levar em consideração na hora de escolher o checklist digital ideal. A principal questão aqui é poder definir separadamente quais são as perguntas contidas no formulário e ir adaptando tudo para se encaixar nas necessidades da empresa.
Com o formato de resposta definido, o próprio criador do formulário personaliza a descrição da pergunta, podendo ajustar todos os modelos como desejar.
Por exemplo: em uma vistoria de imóvel o colaborador está fazendo a análise do banheiro e a porta não fecha, mesmo que trancada. É possível preencher um documento que pergunte qual o cômodo vistoriado (campo de texto), qual o objeto que está sendo analisado (campo de texto), qual a situação desse objeto (múltipla escolha com as categorias ótimo, bom, regular, ruim e péssimo), as observações sobre ele (campo de texto) e um campo para inserir o registro fotográfico.
Ainda, é possível colocar mais de uma resposta dentro do mesmo grupo. Para salvar o documento o colaborador responsável precisará inserir sua assinatura digital (e-CPF) e uma fotografia, por exemplo.
Essa ferramenta garante um padrão no trabalho da empresa, já que os colaboradores tentarão conduzir suas atividades de acordo com os tópicos do formulário.
A assinatura digital é uma técnica que utiliza criptografia para garantir a integridade dos documentos digitais. Esse é mais um fator importante a se levar em consideração na hora da escolha do checklist digital ideal, afinal, é através desse tipo de assinatura que se garante aos arquivos digitais a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório.
Essa validade é garantida através de um sistema de e-CPF, ou seja, a assinatura propriamente dita é feita por meio do CPF do colaborador.
A assinatura digital contribui com a fluidez do fluxo de atividades da empresa, já que as tarefas acontecem com menos burocracia graças à facilidade de validação de todas as ações executadas na organização.
É preciso levar o recurso de registro fotográfico em consideração na hora de escolher o checklist digital ideal. Isso porque essa ferramenta garante um acompanhamento mais transparente dos fluxos de trabalho, além de possibilitar a geração de relatórios mais precisos e de um melhor controle de qualidade para a empresa.
Em uma inspeção de máquinas, por exemplo, quando o formulário vai acompanhado de uma imagem as provas ficam mais concretas, permitindo avaliar as condições do equipamento antes e depois do serviço.
O registro fotográfico também é muito útil para imobiliárias que realizam a inspeção de imóveis, para avaliar em quais circunstâncias estão os móveis e objetos da unidade, antes e depois da venda ou locação.
As imagens podem indicar ainda um comparativo dos diferentes momentos de uma obra de construção civil, dando ao gestor uma ferramenta de análise de produtividade de seus colaboradores e um feedback mais conciso e real ao cliente sobre o andamento do projeto.
Os relatórios têm como finalidade registrar as principais atividades realizadas pelos colaboradores. Através deles é possível indicar ao gestor qual é o ritmo de trabalho das pessoas que atuam na empresa e adaptar o fluxo de atividades de acordo com as necessidades internas.
Os relatórios são uma ferramenta importante porque, através da junção de funcionalidades já citadas neste texto, há um compilamento de dados com base em estudos feitos pelo software. Assim, é feito o preenchimento automático de infográficos de produtividade, cumprimento de metas por período etc.
Graças aos feedbacks é possível acompanhar os dados de performance dos profissionais e os prazos a serem cumpridos, para então comparar os resultados que estão sendo obtidos com as metas previamente estabelecidas.
Esse acompanhamento constante da utilização de recursos, equipamentos e da mão de obra responsável é capaz de agilizar a detecção de falhas eventuais. O registro dos acontecimentos mais importantes garante agilização e otimização de fiscalizações diversas.
No caso de uma obra de construção civil, o relatório mais comum é o diário de obras, que pode substituir o Livro de Ordem de Obras e Serviços exigido pelo Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA).
Ele documenta todas as informações sobre o serviço no canteiro de obras naquele dia e necessita, portanto, de uma atualização diária, permitindo acompanhar as tarefas realizadas, a quantidade de materiais gastos e quanto se tem disponível no estoque, quais são os colaboradores mais ou menos atuantes, as condições climáticas, o desempenho de máquinas e equipamentos, além de eventuais ocorrências.
O workflow ㅡ ou fluxo de trabalho ㅡ é uma ferramenta de controle e gerenciamento das atividades que são realizadas em uma empresa. Ele busca integrar as tarefas e realizar uma troca de informações em todas as áreas da organização.
A automação desse processo, a partir de uma sequência de tarefas, identifica as ações, as regras de procedimento e designa aos funcionários suas respectivas funções. É assim que tudo é controlado e otimizado.
A administração de tarefas, trâmites, prazos, documentações e a sincronização de todos os trabalhos faz com que os serviços sejam realizados pelos profissionais certos e dentro do cronograma, de maneira automatizada e acessível de qualquer lugar pelos aparelhos mobile e desktop.
Essa agilidade no gerenciamento das tarefas é fundamental para o bom funcionamento de um checklist digital. O workflow define as tarefas que cada um deve executar de maneira bem explicada e padronizada, quase como uma linha de produção.
Através dos fluxos de trabalho é possível colocar de maneira visual o passo a passo que deve ser tomado pelos colaboradores na realização de tarefas. Ou seja, conforme o colaborador preenche o formulário, providências são tomadas automaticamente quando necessário.
Um sistema eficiente permite a elaboração de um workflow personalizado para cada processo, atribuindo responsabilidades e guiando o colaborador para executá-las da melhor forma possível, evitando erros e dúvidas. Quando as informações ficam controladas a rotina se torna menos confusa e estressante.
Quer uma indicação de software que pode auxiliar a sua empresa a se tornar mais eficiente? O Videnci é mais do que uma plataforma de checklist digital, ela proporciona o controle e a otimização de todos os processos internos da empresa.
Os serviços oferecidos através da assinatura mensal englobam desde formulários (totalmente personalizáveis) até relatórios de serviço, diários de obra e a digitalização de documentos pelo upload de arquivos.
A partir disso, torna-se possível automatizar os processos e operações, além de ter acesso ao status de todas as atividades e demandas da empresa em tempo real, isso porque o Videnci é acessível em qualquer dispositivo mobile e possui funcionalidades offline.
Acompanhar o status dos serviços da sua empresa de qualquer lugar nunca foi tão fácil! E o melhor: com a plataforma mais completa do mercado.
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