Cada vez mais as empresas estão utilizando menos papel. Além da enorme contribuição ao meio ambiente, a prática comprovadamente aumenta os lucros internos. Para se livrar das dezenas de prateleiras e armários que armazenam documentos físicos a melhor estratégia é a digitalização de documentos.
De acordo com a Business, os profissionais gastam 50% do seu tempo procurando por informações e levam cerca de 18 minutos para localizar cada documento. É por causa desse dado que 77% dos gestores querem obter acesso remoto aos arquivos.
Anteriormente nós falamos mais sobre o que é a digitalização de documentos e o impacto que ela pode ter em uma empresa.
Além dos benefícios ao meio ambiente, a digitalização de documentos têm diversas vantagens para as empresas que utilizam dessa estratégia:
Adotar um software especializado é a melhor forma de fazer a digitalização de documentos e processos em uma empresa. Contudo, algumas ferramentas devem ser colocadas como essenciais ao procurar por um aplicativo que se encaixe no seu ambiente de trabalho.
Com os checklists personalizados é possível fazer a substituição de todos os documentos físicos da sua empresa. Isso porque é possível construir diversos modelos com todas as informações necessárias para realizar aquele serviço específico, com campos de preenchimento por texto, hora, data, foto, assinatura digital e muitos outros.
Todos os modelos que já eram utilizados pela corporação podem ser recriados no aplicativo e utilizados na palma da mão onde você estiver e quando precisar.
É também por causa do armazenamento em nuvem que a digitalização de documentos é tão atrativa. Essa ferramenta torna possível o acesso de qualquer informação em qualquer lugar, seja um smartphone, tablet ou computador.
Quando os documentos estão todos na mesma plataforma, é possível automatizar as ações que devem ser tomadas em situações específicas e até mesmo o processos de criação de novas tarefas.
Se você ficou interessado em saber o papel da automatização de processos, nós escrevemos um blog sobre como a realizar e qual o impacto para o seu negócio.
A DataBank divulgou uma pesquisa feita pela AIIM (The Association for Intelligent Information Management ㅡ ou Associação para Gerenciamento Inteligente de Informação) com diversas empresas, constatando que 43% dos entrevistados notaram maior rapidez para responder os clientes. Por isso, 57% deles estão em busca de mais processos em que seja possível realizar a digitalização de processos.
Com o Videnci é possível automatizar todos os processos da sua empresa. Com nossos checklists, padronize e digitalize os documentos que já utiliza e facilite a gestão interna.
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