A digitalização de documentos é uma prática que migra todos os contratos, formulários e informações importantes impressas para o mundo virtual. Neste artigo, você entenderá mais sobre a importância desta migração e os riscos de não evoluir digitalmente.
Manter os documentos disponíveis em um ambiente virtual não é mais apenas um diferencial das empresas, e sim uma necessidade para garantir a competitividade. Prova disso é a pesquisa realizada pela DocuSign com mais de mil profissionais brasileiros, entre colaboradores e executivos, que revelou dados interessantes sobre a digitalização de documentos.
O estudo indicou que, para 51% dos entrevistados, as empresas que não digitalizam processos são vistas como ultrapassadas. Além disso, 30% dos profissionais afirmaram que já receberam documentos ilegíveis ou tiveram contratos físicos extraviados.
Dessa forma, para garantir velocidade aos processos internos e passar confiança aos clientes, a transformação digital de contratos e outros arquivos importantes é extremamente necessária.
De forma simples, a digitalização de documentos é o ato de passar para uma plataforma digital todo o acervo documental e informacional gerado pelo seu negócio.
Esse processo pode ser pensado em duas fases:
•Primeira etapa – A partir do processo de digitalização, há a transferência de todos os documentos físicos para o ambiente digital.
•Segunda etapa – Após a primeira etapa concluída, é preciso investir em métodos que permitam a substituição dos documentos em papel para o formato digital. Apesar de a não utilização de papel depender de uma mudança na cultura organizacional e ser um processo ainda em difusão no ambiente empresarial, a digitalização de documentos é um passo em direção a sustentabilidade e uso consciente dos recursos.
Levando em consideração a primeira fase neste momento inicial, é interessante pensar em alguns fatores que podem ajudar no processo de digitalização.
O primeiro deles é saber organizar quais documentos são prioritários e devem ser transferidos para o ambiente virtual. Nesta etapa é preciso conhecer quais os processos merecem essa atenção especial, visto que a ordem prioritária pode variar de negócio para negócio.
Outra dica importante é fazer o bom uso da tecnologia, considerando a utilização de softwares que são especializados na digitalização de documentos, o que garante maior segurança e confiabilidade na execução desse processo.
A digitalização de documentos oferece uma ampla gama de benefícios para empresas em busca de maior eficiência e produtividade.
Ao converter documentos em formato digital, as organizações podem liberar espaço físico de armazenamento, reduzir custos relacionados à impressão e minimizar os riscos de perda de informações cruciais. Detalhamos essas e outras vantagens a seguir.
Com a digitalização, todos os processos ficarão armazenados digitalmente, o que confere maior organização dos dados compartilhados.
Dessa maneira, graças à organização conferida pela digitalização, a sua equipe não perde tanto tempo procurando um documento em específico, o que aumenta a produtividade.
Pelo fato de todo e qualquer negócio lidar com processos, as informações que constam neles são valiosas. Logo, proteger esses dados garante maior segurança para a empresa e também para os clientes, visto que os documentos não sofrerão extravios ou danos.
Assim, uma das grandes vantagens de ter os documentos digitalizados numa plataforma não física é a proteção de dados e informações.
Um dos benefícios de utilizar a digitalização de documentos é a redução dos gastos com papéis, impressão e serviços que envolvam a manutenção de um arquivo físico de documentos.
Dessa forma, abre-se a possibilidade de se despender mais tempo e recursos na sua atividade-fim e em outras demandas da organização.
De acordo com o estudo mencionado anteriormente pela DocuSign, 41% dos profissionais entrevistados afirmaram que, quando uma empresa não usa documentos digitalizados, isso os faz pensar que a organização não está preocupada com o meio ambiente.
Assim, além de a não utilização do papel ser positiva para a confiabilidade e a segurança negocial, é também uma tendência de mercado que práticas sustentáveis como essa sejam adotadas.
Em São Paulo, por exemplo, o governo estadual iniciou o programa SP Sem Papel, cujo objetivo é reduzir e eliminar gradualmente o uso do papel nos trâmites da gestão pública, utilizando plataformas digitais para os processos.
A partir dessa iniciativa, o governo paulista pretende ganhar eficiência, sustentabilidade e redução significativa de gastos.
Logo, a digitalização de documentos é algo que já ocorre no ambiente empresarial, seja pela facilitação da rotina laboral ou pela maior credibilidade de documentos digitalizados.
Dessa forma, algumas dicas que podem ajudar a aplicá-la no seu negócio é a organização dos documentos que devem ser digitalizados com prioridade e também a utilização de sistemas que sejam específicos para esse fim.
Além disso, como visto durante este material, os principais benefícios são otimização do tempo, aumento de produtividade, redução de custos, proteção de informações e, por fim, uso consciente dos recursos naturais.
Para que a digitalização seja completa na sua empresa, não basta migrar contratos para um servidor na nuvem. É preciso também contar com ajuda de um software de gestão que captura, organiza e armazena todos os documentos mais importantes da sua organização.
Uma plataforma, como o Videnci, apoia nos mais diferentes processos:
•Facilita a pesquisa e recuperação de informações;
•Disponibiliza formulários, checklists e outros materiais em um ambiente 100% virtual para que tanto o gestor, quanto colaboradores ou os próprios clientes tenham acesso;
•Possui um painel de relatórios atualizado em tempo real para que seja acompanhado o desenvolvimento do trabalho e questões como produtividade e velocidade em atendimentos.
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