Toda empresa necessita de processos que garantam qualidade, produtividade e segurança. Por isso, o modelo de ordem de serviço é ideal para começar a estabelecer processos mais otimizados no dia a dia da sua organização.
Quando pensamos em definir processos, muitos já imaginam burocracias e milhares de pilhas de papel, porém, não é esse o caso. Utilizar modelos de serviço para repassar instruções de diversos segmentos, tanto para sua equipe quanto para o seu cliente, permite que sua empresa se torne mais eficiente e cometa menos erros.
Por isso, hoje vamos entender qual a importância de adotar os modelos de serviços dentro da sua organização e como isso é feito.
Confira!
Antes de tudo, vamos compreender um pouco mais sobre do que se trata um modelo de ordem de serviço.
O objetivo principal de uma ordem de serviço (OS), é formalizar em um documento o serviço que está sendo prestado para o cliente. É comum que tenha nessas ordens algumas informações em comum, como dados do cliente, da empresa que está oferecendo o serviço e detalhes das atividades que serão realizadas.
A ordem de serviço também possui uma descrição das atividades realizadas, incluindo a data em que o serviço foi realizado e a assinatura do responsável.
Uma coisa importante que não pode ser deixada de lado é que o uso de ordens de serviços está previsto em lei. De acordo com o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, é dever das empresas:
Além da sua obrigatoriedade perante a lei, juntamente com o fato dos benefícios que isso pode trazer, é essencial adotar um sistema de ordem de serviço que ajude a sua empresa a se organizar e ter um melhor relacionamento com o cliente.
Ainda, os modelos de serviços também podem ser utilizados para trazer mais produtividade e organização dentro da sua empresa, otimizando processos de vários segmentos.
Por exemplo, na área de construção civil, é possível utilizar esse documento para determinar riscos em atividades e indicar os equipamentos de segurança para evitar acidentes. Sendo assim, a elaboração de uma ordem de serviço pode ser utilizada em vários segmentos diferentes.
Aqui está um exemplo de um modelo de ordem de serviço:
Um modelo de ordem de serviço formaliza diversos tipos de serviços que são oferecidos para determinado cliente, trazendo um entendimento melhor das condições do trabalho oferecido, além de esclarecer detalhes sobre todo o processo.
Através de uma ordem de serviço, você consegue um controle financeiro melhor, informações sobre progressos de atividades, organização geral da empresa, registro de atividades e uma comunicação mais definida e ágil.
Confira algumas vantagens:
Uma das principais vantagens de adotar os modelos de ordem de serviço é trazer uma organização melhor dentro da sua empresa. Esses documentos facilitam na hora de ordenar as informações, o que ajuda no planejamento e inserção de novas estratégias.
Através das OS, você é capaz de planejar a rotina de toda sua equipe, orientando e repassando todas as informações que são relevantes para que determinado profissional consiga fazer as atividades sem dificuldades.
Padronizar processos é algo essencial para aumentar a produtividade. Com um modelo, você é capaz de tornar os processos mais simples, padronizando de uma forma em que as informações preenchidas sempre obedeçam determinada prioridade, independente da pessoa responsável pela tarefa.
Assim, o gestor será capaz de coletar as informações mais importantes e garantir um tratamento igualitário para todos os clientes.
Através das ordens de serviço, é possível avaliar informações para conseguir planejar ações que afetarão diretamente o crescimento do seu negócio.
Dessa forma, há a possibilidade de utilizar as OS como uma forma de histórico, avaliando quais serviços tiveram uma demanda maior, quantas atividades foram concluídas, quais clientes foram maia assíduos e por aí vai.
Com essas informações, você consegue planejar melhor as próximas estratégias que melhor se encaixam com o contexto atual da empresa.
Ao criar uma OS bem feita, detalhada e padronizada, há uma maior transparência para o seu negócio, o que ajuda na gestão de qualidade.
Esse documento também pode ser utilizado como uma forma de comprovação para o seu cliente, permitindo que ele saiba exatamente o que foi acordado e o que foi cumprido.
Isso traz uma segurança maior para quem vai contratar o seu serviço e também para sua empresa na hora de apresentar os resultados alcançados.
Nenhuma ordem de serviço é igual a outra e isso se deve a sua versatilidade. Você pode usar OS em diferentes tipos de serviços, por isso, é importante personalizar esses documentos para que se adapte para diferentes tipos de clientes e demandas.
Abaixo, temos algumas dicas para que você consiga criar e personalizar suas ordens de serviço para atender melhor ao seu negócio:
O ponto mais importante de uma ordem de serviço é que elas atendam as necessidades da sua empresa, pois geralmente quando se pensam em OS imaginem documentos técnicos, com informações objetivas, com data, local, nome do cliente, serviço realizado e entre outros.
Porém, é possível que você personalize sua OS da forma que for melhor, inserindo diversos campos dentro do documento que ajude a entender melhor o processo realizado, seja isso adicionar campos para incluir peças utilizadas ou procedimentos.
Logo, você não precisa seguir um modelo à risca, pois tudo dependerá das necessidades da organização.
A melhor forma de garantir que um trabalho foi feito e entregue é criando um espaço para descrever o status ou criar um antes e depois das atividades para que possa ser acompanhado passo a passo, deixando o trabalho mais confiável, conseguindo exibir claramente cada resultado.
Por exemplo, caso sua empresa receba um serviço para realizar determinadas atividades ou trocas de peças específicas e após chegar ao local foi verificado pela pessoa responsável que o serviço necessário é diferente do que foi requisitado, é possível comprovar, descrever e encontrar o serviço certo para o problema.
Algo que pode passar despercebido, mas que não pode faltar é a identidade visual da sua própria empresa que deve estar presente no modelo de ordem de serviço. Isso faz com que haja mais profissionalismo e diferenciação para seus serviços, se for o caso.
Coloque a logo da sua empresa nos cabeçalhos e rodapés, dessa forma você traz mais força para sua marca e reforça sua presença dentro do mercado e para seus clientes. Se for possível, personalize a OS para cada cliente, assim, você traz mais organização e se mostra atencioso para seus consumidores.
Manter o processo funcionando requer fidelidade ao que está sendo feito e o mesmo ocorre com um modelo de ordem de serviço. Iniciar o modelo e depois de alguns dias mudar ou desistir causa retrabalho e não ajuda de nenhuma forma sua empresa.
Porém, isso não significa que você não deve inovar ou tentar outras opções para o seu negócio. O importante é que você mantenha o andamento do processo ao mesmo tempo que busca melhorar ele, sempre orientando sua equipe para eventuais mudanças e também nada radical ou de uma hora pra outra.
A padronização de uma ordem de serviço seja ela adaptada ou não é importante para que haja organização e qualidade na hora da entrega. Por isso, separamos alguns objetos que são necessários estarem presentes na sua OS.
Agora que você entendeu como funciona um modelo de ordem de serviço, você sabe o quão importante é esse documento no dia a dia da sua empresa.
Caso queira testar um dos nossos modelos, fique a vontade!
Através dos modelos de serviço é possível ter uma rotina de trabalho de mais qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa.
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