Mapear e analisar processos é algo que, com certeza, faz parte da rotina das empresas. Nesse sentido, um fluxograma de processos operacionais pode te ajudar a organizar melhor atividades e procedimentos da sua organização.
Seguindo alguns passos simples, você pode adaptar essa metodologia para sua realidade empresarial e ter ganhos reais em produtividade e corte de gastos desnecessários.
Para saber mais sobre o que é um fluxograma e como fazer um, acompanhe o blog post!
De forma simplificada, fluxograma de processos operacionais é uma ferramenta que, a partir do uso de símbolos gráficos, explica como uma tarefa deve ser realizada seguindo um passo a passo.
Dessa forma, o fluxograma é utilizado nas empresas para moldar e controlar processos, atendendo desde demandas externas, que envolvem clientes, até demandas internas.
Como falamos acima, esse tipo de procedimento é bastante visual, o que facilita a compreensão dos processos, detalhando as etapas seguidas para a execução de atividades.
Logo, com essa visualização detalhada, torna-se mais simples enxergar lacunas e gargalos, algo de extrema importância para a organização.
Um fluxograma de processos operacionais tem como objetivo facilitar a compreensão das atividades com a representação gráfica das etapas do processo.
Além disso, essa metodologia serve para:
Com as etapas documentadas, é mais simples entender atividades, pessoas envolvidas, recursos e todos os fatores que dizem respeito ao processo.
Para a gestão, portanto, ter esse mapeamento é essencial para saber como corrigir falhas e otimizar o processo em si, aumentando a produtividade.
É sabido que a execução de processos seguem uma determinada lógica e ordem, certo? Ao mapear todas as atividades, é mais simples padronizar a execução e evitar erros.
A padronização também é importante no sentido de que, independentemente quem realizar a atividade, é garantido que o resultado será o mesmo, o que é benéfico para a empresa e também para o consumidor.
Se você compreende a sequência das tarefas, é simples de entender a conexão entre elas. É importante, inclusive, saber se, por algum motivo, as atividades não estão sendo executadas na sua sequência mais lógica, o que pode causar atrasos e erros.
Por isso, com o detalhamento obtido com o fluxograma de processos operacionais, você tem a visão do todo, possibilitando que as tarefas sejam feitas na ordem ideal e sem falhas.
Com processos organizados em fluxograma, eles sempre podem ser revisados, o que vai de encontro com as boas práticas de melhoria contínua.
Logo, a partir do momento que entende-se mais sobre os procedimentos, é possível implementar melhorias necessárias e atualizar metodologias.
Os processos só serão bem executados quando os seus colaboradores compreenderem a importância de cada atividade. É por isso que o fluxograma é tão importante, visto que ele dá visibilidade para cada etapa, não negligenciando tarefas.
Assim, preze sempre por compartilhar com a sua equipe a importância das fases operacionais para a boa execução do todo.
Por fim, o fluxograma de processo é importante para saber onde os recursos estão sendo aplicados e se é necessário incrementá-los ou não.
Nesse sentido, é relevante também compreender quais áreas precisam de insumos e quais estão gastando de forma desnecessária, por exemplo. Logo, esse tipo de prática é essencial para uma gestão eficaz e eficiente.
Como temos falado, um fluxograma de processos operacionais é constituído de símbolos que possuem significados para o processo em si.
| Símbolo | Significado | Representação gráfica |
| Etapas de Início e Fim | Marca o início do processo e o seu fim |  |
| Processo | Serve para identificar as atividades que são necessárias para realizar o processo |  |
| Fluxo | Mostra a conexão entre as etapas de todo o processo |  |
| Decisão | Exige que você tome alguma decisão específica para continuar uma sequência de atividades |  |
| Processo pré-definido | Este símbolo indica que essa etapa já foi pré-definida, então, é preciso fazer outro fluxograma |  |
| Operação Manual | Indica que essa atividade precisa ser realizada de forma manual dentro do processo |  |
| Documento | Sinaliza que nessa etapa do processo um documento vai ser gerado |  |
| Espera | Indica que é necessário um tempo de espera para que algo no processo continue ou uma atividade seja concluída |  |
| Conector | Indica quando é necessário conectar etapas do fluxograma que está longe da outra |  |
Agora que conhecemos os símbolos e seus significados, vejamos quais são os tipos mais comuns quando falamos em fluxogramas de processos operacionais.
Esse tipo de fluxograma exibe a sequência de trabalho, ou seja, quando começa e quando termina e indica pontos de tomada de decisão. O fluxo linear é utilizado, normalmente, para explicar o funcionamento de uma atividade.
Já o fluxograma de processos funcional é aquele que, além de abranger o processo linear, também traz a visão das pessoas envolvidas nos procedimentos com a atribuição de responsabilidades. Além disso, esse tipo de fluxograma também divide os processos entre áreas.
É importante que se compreenda como fazer um fluxograma para os processos da sua empresa. Por isso, selecionamos uma sugestão de etapas a serem seguidas nas organizações.
Antes de qualquer execução, é preciso entender quais são os processos da sua empresa e estudá-los, entendendo as etapas que fazem parte deles hoje em dia. Esse mapeamento é importante para todas as etapas seguintes.
Defina quais processos você deseja imputar ao fluxograma e busque quem trabalha diretamente na área para te ajudar a delineá-lo.
Dessa maneira, você saberá exatamente quais processos serão organizados e a melhor forma de fazer isso é tendo alguém para guiar os procedimentos.
No estudo prévio, você pode se surpreender com a quantidade de processos mapeados. Por isso, priorize os que têm consumido mais recursos e prejudicado a sua operação em maior escala.
Dessa maneira, escolha suas prioridades e faça por etapas, não sobrecarregando os responsáveis pelas funções.
Essa é uma das partes mais importantes, visto que é o mapeamento das etapas que permite a boa execução do fluxograma.
Logo, gaste tempo nessa fase e busque compreender, junto aos profissionais que fazem parte dos processos, qual a melhor forma de realização de cada etapa.
Utilize os elementos visuais necessários e desenhe o fluxo mais de uma vez se necessário para encontrar a forma ideal de execução. Utilize todos os elementos para que o desenho seja o mais compatível possível com a realidade da sua empresa.
Questione as etapas desenhadas para que, futuramente, o fluxograma não apresente falhas e gargalos. Por isso, seja criterioso para criticar e analisar o que foi feito, buscando sempre a execução ideal.
Após finalizado, tire alguns minutos para fotografar a versão final do fluxograma de processos operacionais. Esse registro, portanto, é essencial para entender o processo de montagem.
Por fim, crie um documento digital e registre o fluxograma. Dessa maneira, nada será perdido e você poderá compartilhar com a sua equipe o que foi feito e como os processos devem ser feitos.
No conteúdo de hoje, mostramos a importância de mapear e analisar os procedimentos da sua empresa para um fluxograma de processos operacionais.
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