Sabemos que a base para processos bem feitos e funcionais em qualquer empresa é a organização. Se é isso que falta na sua, resultando em gastos e retrabalho, está na hora de montar um fluxograma de processos.
Essa ferramenta permite que você organize as atividades da sua empresa de uma maneira mais simples, prática e fácil.
Iremos falar neste post sobre todas as vantagens e o que é um fluxograma. Entenda como funciona esse processo e como você pode aplicá-lo para desenvolver e melhorar o seu negócio!
O fluxograma de processos é uma ferramenta capaz de ajudar diretamente na gestão da sua empresa. Ele se utiliza de uma representação gráfica dos passos a passos das tarefas e etapas que são realizadas em um determinado processo na empresa.
A utilização de símbolos geográficos no fluxograma serve para representar cada parte da atividade, facilitando a compreensão e deixando o fluxo de informações mais simples de serem compreendidas.
Quando bem elaborado é possível entender do que se trata e em que etapa o processo se encontra apenas observando as imagens e associando seus símbolos a determinadas funções já predefinidas na hora da sua criação.
Seu propósito é organizar e facilitar a compreensão das atividades da empresa. Ele organiza os passos de um processo de forma visual, como se fosse um roteiro a ser seguido, ajudando a identificar etapas e reduzir erros.
Em uma empresa é comum uma pessoa ficar responsável por mais de uma atividade ou talvez tenha a necessidade de ajudar em outro setor e é aí que entra o fluxograma. Por ser algo documentado é possível acompanhar as etapas necessárias sem precisar de outra pessoa para auxiliar ou confiar apenas na memória.
Além disso, torna mais fácil padronizar processos, mantendo sua consistência e avaliar o desempenho do processo, podendo fazer uma análise mais profunda e saber o que pode ou não ser descartado, para trazer mais agilidade no trabalho.
Documentar esses processos, permite uma visão mais estratégica do seu negócio, pois você é capaz de entender melhor como é o funcionamento de cada departamento ou área, tornando mais fácil planejar objetivo e metas.
Documentar, organizar e planejar as etapas de atividades na empresa é essencial para que tudo seja realizado sem muita dificuldade por todos os colaboradores da empresa que são responsáveis por elas.
Algo comum que ocorre é que quando um funcionário é responsável por alguma função específica e se desliga da empresa, a outra pessoa que vai ficar no seu lugar acaba encontrando dificuldade para se adaptar às atividades antes exercidas, fazendo com que processos fiquem estagnados.
Quando os processos são padronizados, a equipe é capaz de se tornar mais dinâmica, ágil e independente, pois, caso surja alguma dúvida, o fluxograma estará disponível para que nada passe despercebido, o que também evita a chance de erros serem cometidos.
O fluxograma, por ser uma ferramenta visual, se torna mais fácil de ser compreendida, de modo que após um tempo entendo o significado de cada símbolo e seu significado dentro do processo será fácil memorizar as etapas.
Aqui temos alguns outros benefícios do uso de um fluxograma:
Sabemos que processos costumam seguir uma determinada lógica e ordem para sua execução, então no momento que mapeamos essa sequência fica mais fácil segui-la sem se perder ou deixar passar algum detalhe. Com o fluxograma fica mais simples padronizar esse processo e evitar erros.
Quais áreas, departamentos, pessoas estratégicas ou documentos são necessários para a realização do processo, é algo que sempre devemos ter em mente. No fim, é possível analisar quais são dispensáveis e quais são essenciais, podendo reduzir custos na execução de determinadas tarefas.
Na hora de fazer um fluxograma é preciso levar em conta qual o objetivo do seu negócio e, assim, aplicar a ferramenta no processo que faz mais sentido ser automatizado e otimizado na sua empresa.
Não adianta investir em fazer uma grande mudança em determinado processo se não tiver impacto estratégico na sua empresa. O objetivo do fluxograma é sempre facilitar e não dificultar.
Às vezes, ao aplicar o fluxograma em determinado setor, é capaz de você notar alguns outros problemas que antes não eram facilmente identificados, como processos desnecessários que podem ser retirados, gargalos ou erros que, na hora de planejar o fluxo, se tornam perceptíveis.
Como falado acima, muitas coisas se tornam perceptíveis depois de olhadas com mais atenção e talvez seja o caso de não apenas fazer um fluxograma, mas de restruturar todo o processo em si que às vezes pode não fazer mais sentido para a empresa ou aquele momento específico.
Os símbolos utilizados em fluxogramas são dos mais variados e diversos. Apesar de existir um tipo de padrão para a representação desses símbolos em fluxos de sistemas, ainda podem existir outros tipos diferentes no seu fluxograma.
Quando entendemos e memorizamos esses símbolos fica mais simples de compreender o funcionamento do fluxograma. Aqui trouxemos os mais comuns encontrados para você entender seus significados e como usar no seu próprio diagrama:
Início/Fim
Em um fluxograma esse símbolo marca o início do processo e o seu fim. Um exemplo que pode ser dado é o início de um processo de desligamento de algum funcionário, onde se dá início na solicitação da saída e o final pode ser a entrega da rescisão.
Processo
Esse símbolo serve para identificar as atividades que são necessárias para realizar o processo. Dessa forma, os processos precisam ser conectados na ordem correta para sem executados e entregar o resultado.
Decisão
Há momentos no fluxo que é necessário tomar decisões que levam para outra sequência dentro do fluxograma. Este símbolo exige que você tome alguma decisão específica para continuar uma sequência de atividades.
Fluxo
Essa seta mostra a conexão entre as etapas de todo o processo. É preciso conectar as atividades na ordem correta para saber por onde começar e o que fazer quando terminar alguma etapa. Nenhum símbolo pode ficar solto, todos devem estar conectados por essas setas.
Subprocesso
Este símbolo indica que essa etapa já foi pré-definida, então, é preciso fazer outro fluxograma.
Operação Manual
Indica que essa atividade precisa ser realizada de forma manual dentro do processo.
Documento
Sinaliza que nessa etapa do processo um documento vai ser gerado, por exemplo: uma proposta, contrato, orçamento e entre outros.
Espera
Indica que é necessário um tempo de espera para que algo no processo continue ou uma atividade seja concluída.
Conector
Este símbolo indica quando queremos conectar etapas do fluxograma que está longe da outra. Ao invés de usar as linhas de fluxo, é melhor utilizar o conector para ficar mais organizado visualmente.
Existem dois tipos mais comuns de fluxogramas, sendo eles: o simples e o funcional. Vamos entender suas diferenças:
Também conhecido como fluxograma linear, possui uma forma mais simplificada do funcionamento do processo. Esse tipo de fluxograma costuma mostrar uma sequência de atividades que precisam ser realizadas, juntamente com os pontos de decisões que devem ser tomados.
Na maioria das vezes serve para explicar o funcionamento de determinadas tarefas de setores e também serve para ajudar na hora de identificar erros, gargalos e retrabalhos no processo.
No caso do fluxograma funcional, ele divide os processos entre as diferentes áreas e departamentos da empresa. A função de cada área vai estar especificada no fluxograma.
Esse tipo de diagrama é interessante quando em apenas um processo é necessário a ação de várias áreas diferentes, pois ajuda a representar melhor o papel de cada um.
Além disso, as pessoas de outras áreas entendem melhor o funcionamento de todo o processo, sabendo quem acionar em cada caso ou situação específica.
Agora que está claro o que é um fluxo de processo, seus símbolos, significados e benefícios, é hora de agir!
Veja passo a passo de como criar o seu:
A primeira coisa que você deve fazer é entender o processo o qual você irá criar o fluxograma, pois não adianta querer organizar tudo se você não saber por onde começar.
Procure entender onde começa o fluxo e onde ele termina, quais são as etapas para sua conclusão? Quais decisões precisam ser tomadas por aquele que está realizando a tarefa? Por quais setores aquele processo precisa passar?
Depois de refletir sobre cada uma dessas perguntas, é importante fazer uma lista com suas respostas. Isso vai facilitar e muito a próxima fase que é a escolha de uma ferramenta.
Existem diversas ferramentas disponíveis que ajudam a montar o seu próprio fluxograma. Isso vai depender das suas necessidades e entender qual se encaixa melhor no contexto da sua empresa.
Afinal, é possível criar um fluxograma com qualquer ferramenta que lhe permita desenhar formas geométricas e escrever.
Vamos falar sobre algumas opções:
O Canva é bastante conhecido atualmente por ser uma ferramenta de design gráfico que funciona de forma online e possui vários recursos, o ideal para quem deseja simplicidade. Existem diversos modelos já prontos que podem ser editados e adaptados, deixando assim mais fácil na hora de criar o seu.
O Lucidchart já é um ferramenta mais voltada para a criação de fluxogramas. Ela permite que você crie e edite-os, podendo até mesmo compartilhar com outras pessoas.
Infelizmente, por ser uma ferramenta paga, há algumas limitações na hora de criar fluxogramas mais complexos, mas ainda sim é uma ferramenta bastante útil na sua versão free.
Ambos são ferramentas comumente utilizadas no nosso dia a dia e também podem auxiliar você a criar o seu fluxograma. Tanto o Power Point quanto o Word possuem ferramentas capazes de criar formas geométricas e permite que você as organize e escreva nelas.
Apesar de não servirem apenas para essa função, funciona também para criação de fluxogramas.
Uma outra forma mais manual e também criativa é fazer o uso de post-its. É uma ótima forma de criar algo mais dinâmico e atrativo visualmente para o seu fluxograma. Além disso, é uma ótima maneira de deixar a atividade mais colaborativa, com uma chance de participação de cada funcionário no fluxograma, podendo ser explorado novas ideias com o seu time.
Caso você queira algo mais simples, você pode optar pela caneta e o papel. Não necessariamente é preciso de ferramentas tecnológicas para se criar um fluxograma.
Desde de que o processo esteja anotado, claro e bem estruturado, não há problema nenhum estar em uma folha de papel. Às vezes pode ser até mais fácil de pensar se você for escrevendo passo a passo.
Depois de listar as etapas do processo e escolher uma ferramenta, é o momento de começar o desenho do fluxograma! É importante lembrar que o objetivo do fluxograma é passar uma mensagem clara e rápida!
Dessa forma, aqui vão algumas dicas para começar:
É essencial que você revise o seu fluxograma depois de desenhá-lo, de preferência com as pessoas que são responsáveis ou que vão fazer parte desse processo, para que tudo possa ser alinhando e dúvidas possam ser sanadas.
Garanta que todos consigam entender cada passo, se a ordem está correta, se a leitura está fácil e aceite opiniões. Às vezes não conseguimos perceber algo que só alguém que convive com isso percebe e se fizer sentido, altere.
No dia a dia pode ser encontrado outras inconsistências, por isso é importante trabalhar com uma ferramenta que seja fácil de seus colaboradores utilizarem para que eles mesmo possam também alterar algo que talvez não faça mais sentido ou uma etapa que não exista mais no processo.
Como vimos acima, fluxograma de processo são ferramentas poderosas e grandes aliados para o seu negócio!
Através deles é possível garantir a qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa. Isso tudo através de diagramas que ajudam a entender o passo a passo das atividades exercidas.
Para aprender e começar planejar e estruturar o seu fluxo de processos de forma correta, entre em contato com a gente!
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