Realizar processos de inspeção regularmente é um hábito importante para as empresas. Essa prática contribui para trazer mais segurança ao ambiente de trabalho e também para otimizar a produtividade da organização. No entanto, é comum ainda encontrar empresas que não valorizam esse procedimento, muitas vezes por desconhecer seus benefícios.

A inspeção é uma prática fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas e regulamentações do setor em que atua. 

Por isso, é essencial entender quais são os tipos de inspeção e como ela pode ser aplicada de forma estratégica na empresa para garantir a  segurança e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Este artigo tem como objetivo apresentar tudo o que você precisa saber sobre as fichas de inspeções. Vamos explicar o que é, seus diferentes tipos, explicar como colocá-la em prática e também destacar seus benefícios.

Se você deseja saber mais sobre como a inspeção pode ajudar a sua empresa, acompanhe a leitura!

O que é ficha de inspeção?

A ficha de inspeção é como diversos outros relatórios que auxiliam no controle de equipamentos, gestão de pessoas, atividades e entre outros. Existem vários tipos de fichas, porém, todos seguem um objetivo comum: averiguar conformidades e não conformidades. 

Existem alguns pontos específicos que devem ser observados e avaliados na ficha de inspeção que são:

• Verificação do uso adequado de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) pelos trabalhadores;
• Avaliação da disponibilidade e condições de uso dos Equipamentos de Proteção Coletiva (EPCs);
• Inspeção do funcionamento e condições de segurança do maquinário utilizado;
• Análise da efetividade das medidas de prevenção a doenças e acidentes de trabalho adotadas pela empresa;
• Verificação do controle de qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa;
• Identificação e análise de situações de risco potencial à saúde e segurança dos trabalhadores;
• Realização de testes e verificações em geral para garantir a qualidade e segurança dos processos e produtos.

Após a avaliação de todos esses pontos sobre o produto ou serviço oferecido é possível identificar pontos de melhoria. Assim, fica mais fácil para a pessoa responsável pela vistoria solicitar a correção de problemas e utilizar os dados coletados para buscar aperfeiçoamento contínuo, diminuindo a incidência de erros.

A ficha de inspeção é uma ferramenta valiosa para a empresa quando feita da forma certa. Quando o parecer da inspeção é preciso, completo e assinado pelos profissionais envolvidos, é possível garantir que a empresa está oferecendo um serviço de qualidade e seguro para os clientes. 

Além disso, a inspeção também contribui para o bem-estar dos colaboradores, pois identifica situações de risco e prevenção de doenças e acidentes de trabalho. 

Portanto, é fundamental que a ficha de inspeção seja aplicada corretamente e com a frequência necessária para garantir a satisfação dos clientes e o bem-estar dos colaboradores.

As fichas devem sempre serem guardadas, pois, no futuro podem servir como comprovantes de que a empresa está cumprindo as normas e regulamentos estabelecidos. 

Dessa forma, em caso de eventuais falhas, a ficha de inspeção pode ser utilizada para isentar a empresa da responsabilidade. 

Por isso, é fundamental que a ficha seja guardada como histórico e devidamente arquivada, para que possa ser facilmente acessada caso seja necessário.

É importante ter em mente que a inspeção não deve ser vista como uma tarefa burocrática, mas sim como uma oportunidade para melhorar constantemente o desempenho da empresa. 

Ao investir em inspeções regulares e na organização das fichas, a empresa demonstra comprometimento com a qualidade e a segurança do seu produto ou serviço, o que contribui para a satisfação dos clientes e o sucesso do negócio.

Como fazer a ficha de inspeção?

• Cabeçalho: logo no início é importante colocar o nome da empresa, CPNJ e outras informações relevantes para a identificação do cliente que está contratando ou sendo realizado o serviço. 

• Tipo de inspeção: devido ao fato de existir diversos tipos de fichas de inspeção, é importante definir logo no início qual o tipo que está sendo avaliado, seja isso na segurança, qualidade ou conformidade de outros equipamentos. 

• Data: o campo referente à data da inspeção deve ser preenchido somente no início do processo, com o dia, mês e ano atual. Evite o preenchimento antecipado, pois caso haja a necessidade de reagendamento, a informação pode ficar desatualizada e incorreta. Portanto, é fundamental que esse campo seja preenchido no momento da realização da inspeção.

• Data da próxima inspeção: a data para a próxima inspeção pode ser estabelecida com antecedência para casos de manutenção programada, ou definida posteriormente com base nos resultados da vistoria. Caso sejam identificados pontos que precisam de melhoria, é importante estabelecer um prazo para uma nova inspeção e verificar se as correções foram feitas.

• Local: para evitar qualquer confusão, é fundamental que seja especificado o local onde a inspeção será realizada, informando o setor e as salas de maneira clara e objetiva. Por exemplo: “departamento de produção, setor C, salas 05 a 10”. É importante que esse campo seja preenchido com precisão, para evitar qualquer tipo de ambiguidade.

• Equipamento: Se a sua inspeção estiver relacionada a um equipamento, é importante que você inclua informações precisas sobre o modelo e número de série na ficha de inspeção. Esses dados ajudarão a identificar o equipamento e garantir que as verificações estejam sendo realizadas no item correto.

• Outras especificações:  deve-se incluir todas as informações relevantes para o relatório na ficha de inspeção, como placa do veículo, código de identificação, nome do colaborador, entre outras. Esses detalhes podem fazer a diferença na hora de identificar problemas e tomar as medidas necessárias para corrigi-los.

• Checklists da inspeção: as questões de avaliação são totalmente personalizáveis e devem ser criadas de acordo com a relevância para a inspeção. É possível incluir tantos pontos quanto necessários e adaptá-los à situação específica. Por exemplo, em uma inspeção relacionada à segurança sanitária pode-se incluir questões como “a equipe está seguindo os protocolos de segurança sanitária?”.

• Conformidade: ao lado de cada item inspecionado, é importante deixar um espaço reservado para avaliar se está em conformidade ou não. Uma sugestão é usar o formato de checklist com opções de resposta, como “sim”, “não” ou “parcialmente”.

• Observações: este campo é complementar ao anterior e é utilizado para fornecer detalhes adicionais sobre as respostas fornecidas. Você pode adicionar um campo de observações para cada pergunta ou um único campo ao final do formulário. Este espaço é importante para registrar informações relevantes.

• Assinaturas: nesta seção, você pode incluir as assinaturas como a do inspetor responsável, do gestor do setor avaliado e do próprio colaborador, caso a ficha de inspeção esteja sendo utilizada para avaliar a equipe. 

Modelos de ficha de inspeção 

Aqui separamos alguns modelos de fichas de inspeção do Videnci para ajudar na avaliação dos processos dentro da sua empresa. 

Uma das maiores vantagens na utilização desse material é a possibilidade de acompanhar determinadas atividades de uma maneira mais prática e digital, dispensando o uso de planilhas e papel.

Aqui vão alguns modelos:

Ficha de inspeção de visita técnica

A visita técnica é um procedimento que envolve a presença de um profissional qualificado para avaliar a condição de um ativo ou local específico. Esse tipo de atividade é realizada em diversas situações, como para fins de manutenção, acompanhamento de serviços ou fiscalização de normas e leis aplicáveis.

Por isso, é importante ter em mãos um relatório de vistoria para ajudar em todo esse processo, garantindo que o serviço prestado seja o melhor possível. 

Ficha de inspeção de extintores

Segundo a lei federal 13.425/17 é obrigatório a disponibilização de extintores em locais onde há circulação e concentração de pessoas. 

Pensando nisso, avaliar e certificar que tudo está de conforme é lei e também segurança para o ambiente. Para manter sua empresa em conformidade com a legislação é preciso garantir que os procedimentos estão sendo seguidos. 

Separamos um modelo de ficha de inspeção de extintores para ajudar nesse planejamento e entender mais sobre o propósito e a importância delas na sua empresa. 

Conclusão

Agora que você sabe o que é, como fazer e o quanto as fichas de inspeção podem ajudar no cotidiano da sua empresa.

Através das fichas de inspeção é possível ter uma rotina de trabalho de mais qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa. 

E se você se interessou e quer saber mais do funcionamento e começar planejar tarefas mais rápidas e simples dentro da sua empresa de forma correta e ágil, entre em contato com a gente!

Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa. Então, marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!