A gestão paperless procura reduzir a quantidade de papéis nas empresas e fortalecer a automação e digitalização de processos internos, garantindo maior visibilidade do trabalho e produtividade.
A alta concorrência e a necessidade de oferecer serviços mais ágeis e eficientes aos clientes têm favorecido o investimento na gestão paperless — “sem papel”, em inglês. Esse modelo possibilita às organizações assinar contratos e executar serviços mais rapidamente do que o formato tradicional.
Um dos motivos é que o processo é feito digitalmente, dispensando impressão de papéis e a presença física dos clientes e prestadores de serviço. Após a impressão, os documentos ficam armazenados em um ambiente virtual seguro, o que também facilita a busca das informações por um contrato, por exemplo.
O resultado direto é o aumento da produtividade entre os colaboradores, performance da empresa e melhora no relacionamento com os consumidores.
Neste post, entenderemos melhor a importância desse estilo de gestão e outros benefícios diretos proporcionados por essa transformação digital nas empresas. Confira!
Trabalhar os dados com inteligência é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Isso fica mais evidente diante de uma pesquisa feita pelo Gartner e outras organizações (Departamento de Trabalho dos Estados Unidos, Revista Imaging e Coopers & Lybrand), que constatou a necessidade de haver um gerenciamento perfeito da documentação.
O estudo apontou que 90% das informações corporativas estão em documentos. Além disso, verificou-se que de 2% a 5% dos documentos são perdidos ou armazenados de forma incorreta diariamente, e que o tempo perdido para fazer um novo documento chega a até 25 horas.
Outra constatação dessa pesquisa é que os colaboradores gastam, em média, 4 horas por semana para assinar papéis, o que totaliza 16 horas mensais ou 208 horas por ano.
Também foi verificado que somente de 10% a 12% dos arquivos são localizados rapidamente, ou seja, na primeira tentativa. Esse fator provoca um gasto de 400 horas por ano para identificar documentos.
Estes números ajudam a comprovar a necessidade das empresas privadas e do setor público em modernizar a administração dos documentos, de contratos à solicitações de serviços. Do contrário, enfrentarão muitas dificuldades para visualizar o desempenho de cada equipe.
Promover mudanças em uma organização, seja pública ou privada, não é uma tarefa fácil. O simples fato de se anunciar a redução drástica do papel, por exemplo, pode causar pânico em alguns colaboradores. Mas uma boa forma de vencer essa resistência é conscientizar a equipe.
Pensando nisso, você confere agora as principais vantagens da gestão paperless que podem ser visualizadas em qualquer instituição.
Em um cenário de instabilidade econômica, adotar alternativas para diminuir os gastos é um ótimo negócio. Hoje, muitas companhias entendem que é possível eliminar em quase 100% o consumo de papel. Paralelamente, há a redução de outros itens relacionados, como tinta para impressora, agenda, envelopes e pastas de papel.
Também é válido destacar que esse modelo proporciona uma diminuição drástica no espaço utilizado para armazenar arquivos. O avanço tecnológico permite que um grande volume de papel possa ser digitalizado em um mesmo ambiente digital, dessa forma, as organizações não precisam de salas e depósitos para guardar seus contratos. Tudo fica muito seguro na nuvem.
Em várias empresas, é comum ouvirmos histórias de que um colaborador passou muitas horas em busca de um documento no arquivo morto. Essa situação, felizmente, vira uma simples lembrança do passado com a gestão paperless — afinal, os dados ficam em servidores que adotam o recurso de computação em nuvem.
Além disso, eles são indexados e organizados com a intenção de facilitar a recuperação. Assim, fica muito mais rápido e prático encontrar um documento, o que propicia serviços mais ágeis. Sabemos que muitas empresas perdem contratos atualmente porque têm dificuldades de coletar informações, mas isso não ocorre quando os processos passam para o meio digital.
Além de ser complicado encontrar documentos físicos em algumas ocasiões, a segurança dos arquivos não é algo fácil de garantir. Um documento corporativo, por exemplo, pode ser roubado sem que ninguém identifique o culpado. Outro risco é a possibilidade de incêndio, que pode comprometer seriamente o acervo documental.
Já no modelo paperless, pode ser usado um software que viabiliza o acesso somente por senha e criptografia. Em outras palavras, apenas pessoas credenciadas podem entrar na ferramenta para localizar a documentação, o que maximiza a segurança.
Dependendo do caso, o sistema pode funcionar por meio de permissões concedidas aos colaboradores. Assim, o profissional apenas localiza documentos que serão úteis para o seu trabalho na instituição — isso previne, inclusive, que dados sigilosos sejam visualizados por pessoas não autorizadas.
Um bom software pode ainda conter recursos de rastreabilidade. Ou seja, mostrar informações relativas ao número de vezes que o documento foi aberto, às pessoas que o visualizaram, o horário e data do acesso etc.
A sustentabilidade está sendo cada vez mais importante para as instituições. Por isso, a gestão paperless tem como um dos seus principais benefícios o respeito ao meio ambiente.
Com o fim do consumo de papel, há uma redução considerável na derrubada de árvores, que são importantes para manter a boa qualidade do ar. Além disso, torna-se desnecessário o uso de produtos químicos que podem contaminar a água durante o processo de fabricação do papel.
Essa preocupação com a natureza deve fazer parte dos valores das organizações, porque é uma forma de conscientizar os colaboradores de que esses princípios são importantes para o bem-estar ambiental e social.
Também vale lembrar que uma gestão responsável em termos ecológicos sempre é avaliada positivamente pelos stakeholders. Adotar práticas modernas de gestão é algo que cativa bastante os funcionários, e esse cenário favorece o engajamento e uma maior identificação com as diretrizes corporativas.
Isso é fundamental também para envolver clientes e fornecedores. Prestar bons serviços com responsabilidade social deixou de ser um luxo e passou a ser uma obrigação para as empresas serem respeitadas e competitivas.
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