Caracterizado pela documentação de dados e informações sobre o dia-a-dia de um projeto de construção, o diário da obra pode proporcionar diversas vantagens para o andamento adequado do trabalho. Além disso, ele pode substituir o Livro de Ordem de Obras e Serviços, documento obrigatório exigido pela CONFEA.

Neste contexto, para compreender melhor os reflexos positivos dessa ferramenta, bem como os motivos para fazer sua adoção, é interessante aprender sobre seu conceito, funcionalidades e informações mais completas sobre seu uso no mercado.

Por esses motivos, criamos esse guia completo sobre o diário de obras. Acompanhe!

O conceito de diário de obras

De forma simples, o diário de obras pode ser entendido como um relatório utilizado na construção com intuito de documentar todas as informações acerca do dia de serviço no canteiro de obras. A sua atualização é diária, e funciona basicamente como um tipo de memória física do projeto.

São documentados neste relatório informações como: as tarefas realizadas no dia e a evolução do trabalho; quantidade de insumos gastos e disponíveis; o número de colaboradores atuantes; condições climáticas; desempenho das máquinas e equipamentos e ocorrências pontuais.

Dessa maneira, a proposta do documento é a de viabilizar tanto o controle diário das informações, quanto o seu acompanhamento em tempo integral, tornando-as disponíveis e de fácil acesso para a fiscalização, bem como para gestores e profissionais responsáveis por sua gestão.

Vantagens de usar a ferramentas

O relatório diário de obras oferece muitas vantagens para uma construção, isso porque, por meio de sua análise é possível potencializar a produção e garantir melhores resultados para o projeto. Destacamos abaixo esses benefícios.

Antecipação dos problemas

Uma vez que no relatório há informações sobre desempenho de máquinas e equipe de trabalho, condições climáticas e o efetivo da obra, por meio da análise desses dados é possível se antecipar a algumas eventualidades.

Um bom exemplo é sobre a avaliação/acompanhamento da eficiência das máquinas que estão atuando no canteiro de obras. Uma vez que certa máquina vem demonstrando queda diária de rendimento, fica mais fácil tomar decisões preventivas, como a busca por manutenção ou até mesmo a substituição da máquina por outra em melhores condições.

Deste modo, as chances de ocorrer problemas e negligências que impactam na produção são reduzidas drasticamente, e as demandas passam assim a serem pensadas de forma antecipada. Essa prática é importante para reduzir o custo do projeto, bem como evitar atrasos em sua finalização.

Garantia da produtividade condizente com os recursos

A produtividade no canteiro de obras é mensurada de acordo com a relação entre a produção do trabalho e os fatores de produção que estão sendo utilizados. Dentre esses fatores, estão o número de colaboradores, quantidade de insumos gastos e quantidade de máquinas em operação.

Em outras palavras, quanto mais produção e menos utilização de fatores de produção, maior será o indicador. Neste contexto, como no diário de obras, há o controle desses parâmetros de produção, bem como a evolução do trabalho, fica muito mais claro avaliar se a produtividade da equipe de trabalho está alinhada com os recursos disponíveis.

Assim, é possível determinar com mais precisão quais funcionários e processos estão prejudicando a produtividade do projeto, tomando decisões que ajustam a operação e garantem mais eficiência para o negócio.

Economia de insumos

Uma obra necessita ser abastecida por uma quantidade enorme de insumos, sejam eles materiais de construção, sejam eles máquinas e equipamentos alugados. Deste modo, pelo acompanhamento dos dados coletados diariamente, a construtora é capaz de calcular com mais precisão a quantidade de insumos que serão necessários no futuro.

Mensurar com exatidão a quantidade de insumos necessários é impossível, entretanto, cabe destacar que após analisar os gastos por dia e relacioná-los com a evolução do serviço, é possível projetar uma quantidade mais próxima da real.

Neste sentido, com o diário de obras a empresa tem a oportunidade de reduzir desperdícios, minimizando o custo do projeto e garantindo mais retorno para o negócio. Isso também é importante para poder utilizar esse capital de forma mais lucrativa, investindo, por exemplo, em novos equipamentos.

Respeitar o planejamento inicial

Todo empreendimento tem o seu projeto inicial, o qual possui especificado qual será o cronograma que a obra seguirá. Garantir que esse cronograma seja respeitado é essencial para o sucesso de uma obra, isso porque a finalização da construção dentro do prazo previamente estabelecido depende dessa condição.

Deste modo, quando bem implementado, um diário de obras auxilia de forma considerável no andamento das tarefas (principalmente em relação à definição do ritmo de trabalho), favorecendo assim o cumprimento do cronograma previamente estabelecido.

Avaliações de desempenho mais precisas

É muito importante em um ambiente de trabalho (tanto na iniciativa privada quanto na pública) a avaliação de desempenho da equipe. Saber o rendimento dos colaboradores de acordo com os recursos fornecidos ajuda a identificar de forma clara quais são os pontos fortes e aqueles que carecem de melhorias.

Dessa maneira, como há informações no diário de obras sobre a evolução do trabalho alcançada no dia, bem como a quantidade de horas trabalhadas e insumos necessários, a avaliação de desempenho da equipe é traçada de uma forma mais fidedigna. Evitando assim equívocos, uma vez que esse estudo será embasado em números atuais e precisos.

Diário de obras e a comunicação entre profissionais

Finalizar um empreendimento adequadamente requer o trabalho em equipe de muitos colaboradores. Neste contexto, a base para que haja sincronia entre as tarefas sem dúvidas é a comunicação eficaz no canteiro de obras, pois, sem ela as chances de ocorrer erros de execução devido a desencontro de informações são altas.

Deste modo, por meio de um bom diário de obras é possível aperfeiçoar a política de comunicação presente no canteiro de obras, uma vez que há a garantia dos seguintes parâmetros: acessibilidade aos relatórios e capacidade de controle diário de dados. Falamos sobre eles, à seguir!

Acessibilidade aos relatórios

Seria ineficaz assegurar que a coleta de dados esteja sendo feita de forma precisa e diária mas arquivada de maneira inacessível para os outros colaboradores.

Por isso, uma vez que o diário de obras é implementado a partir de ferramentas modernas, a comunicação no canteiro de obras passa a ser beneficiada, já que as informações estarão disponíveis e ao alcance de toda a equipe de trabalho.

Capacidade de controle diário dos dados

O diálogo eficaz entre os setores de uma empresa construtora é fundamental para que as etapas da obra sejam finalizadas de acordo com o cronograma. Exemplificando, o setor de compras só saberá com exatidão a quantidade de insumos a ser comprada caso mantenha uma comunicação clara e direta com a equipe de campo.

Neste contexto, o diário de obras facilita e muito a qualidade desse diálogo interno, uma vez que as informações acerca do canteiro de obras são disponibilizadas de maneira centralizada e precisa.

A relação da ferramenta com acidentes de trabalho

Infelizmente o Brasil é um dos países em que mais ocorrem acidentes de trabalho, ocupando a quarta posição no ranking mundial. Dessa maneira, seja na indústria alimentícia, seja no ramo da construção civil, a promoção de medidas preventivas de segurança sempre será bem vista, já que pode reduzir o risco de problemas.

No caso de um canteiro de obras, o qual oferece vários riscos para os colaboradores — como choques elétricos, corte devido ao contato com objetos perfurantes, quedas de altura, etc.— , a ocorrência de acidentes de trabalho lamentavelmente ainda é muito alta. Segundo o Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho (OSST), entre 2012 e 2018, foram registrados 97 mil casos no setor.

São vários os motivos que podem levar um colaborador a se acidentar no canteiro de obras — como a não utilização dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI), sobrecarga de trabalho, desatenção, EPI de má qualidade, cansaço, etc. Entretanto, ganha destaque um motivo que com o diário de obras é facilmente contornado: a escassez de informação.

Deste modo, uma vez que é possível usar uma ferramenta prática e de fácil acesso para armazenar informações sobre tudo o que se passa no canteiro de obras — como áreas de maior risco, detalhes de execução e zonas críticas —, a ocorrência de acidentes de trabalho naturalmente diminui de frequência.

Isso acontece porque os profissionais responsáveis pelo projeto podem usar o diário de obras para se informar sobre as atividades de maior risco e ambientes com potencial de acidentes, garantindo que os colaboradores sejam instruídos e preparados para minimizar as chances de que algo aconteça.

O diário de obras e o setor de Segurança do Trabalho

Vale ressaltar que o relatório diário de obras pode ser utilizado também como uma importante ferramenta preventiva pelo setor de Segurança do Trabalho da empresa. Isso porque a partir dos dados coletados no dia a dia do canteiro de obras, fica mais simples de identificar os riscos pelos quais os colaboradores estão sendo expostos.

Neste contexto, é muito importante que o técnico ou engenheiro de segurança do trabalho fiquem atentos tanto com as atualizações dos dados no diário de obras, quanto em relação à documentação de informações consideradas relevantes para a segurança.

Dessa maneira, o diário de obras, além de ter os seus benefícios econômicos e de produtividade (já mencionados no texto), pode desempenhar também uma importante função de ferramenta de segurança do trabalho. Garantindo assim tanto a saúde dos colaboradores quanto o conforto na hora de executar as tarefas.

Formato do diário de obras

Existem dois formatos principais para desenvolver um diário de obras: Excel ou digital. Falamos melhor sobre cada um deles, abaixo!

Diário de obras Excel

Por muito tempo o diário de obras foi executado a partir de folhas impressas e, posteriormente, com o advento da tecnologia e surgimento de computadores, por meio de planilhas no Excel. Essa ferramenta permite que os profissionais responsáveis preparem layouts para apenas colocar as informações exigidas no relatório.

Não existe um layout padrão para o diário de obras Excel, assim, cada empresa pode criar o seu, adotando os critérios e organização que preferir para coletar e armazenar as informações do dia-a-dia de seus projetos.

Vale ressaltar que exemplos de modelos podem ser encontrados na internet. Entretanto, ao decidir optar por um deles, é importante fazer sua personalização, garantindo que o documento atende as necessidades da organização.

Diário de obras digital

O diário de obras digital suporta todas as informações que um outro formato de relatório teria, entretanto, a sua maneira de arquivamento, preenchimento e disponibilização são de fato muito mais práticas.

Isso porque ele é implementado por meio de uma plataforma online, podendo ser alimentado a qualquer hora e em qualquer lugar. Dessa maneira, a coleta de dados passa a ser realizada com mais praticidade e por meio de um formato mais inteligente, o que reflete assim no aumento da produtividade no canteiro de obras.

Neste contexto, a versão digital otimiza a coleta e distribuição de dados, proporcionando assim as seguintes vantagens:

• verificar em tempo real caso ocorra mudanças no projeto de construção;
• identificar setores que necessitam de melhorias (seja na infraestrutura seja em desempenho no trabalho);
• armazenar informações que justifiquem possíveis paradas devido às condições climáticas ou ocorrência de acidentes de trabalho;
• economizar tempo durante o seu preenchimento, visto que o software é extremamente didático e intuitivo;
• possibilitar o acesso mais rápido e em larga escala;
• funcionar como uma espécie de memorial, sendo importante inclusive para os serviços de perícia em caso de acidentes de trabalho.

O problema do diário de obras Excel

O modelo de diário de obras Excel pode ser entendido atualmente como algo ultrapassado e ineficaz, visto que a disponibilização das informações neste formato é inviável em uma larga escala, bem como possui poucos recursos para uma atualização a qualquer momento.

Para melhor compreensão, basta, por exemplo, imaginar um canteiro de obras que contenha 50 colaboradores e o diário de obras sendo feito por meio de apenas uma folha impressa. É improvável garantir assim que informações importantes acerca da construção serão distribuídas quando necessárias de maneira eficaz e rápida entre a equipe.

Outra falha nessas modalidades de relatórios é a baixa interatividade, ou seja, por serem documentos que não oferecem vantagens quanto à facilidade de acesso, a leitura e consequentemente análise não serão feitas de forma ágil pelos gestores.

Neste sentido, o formato de diário de obra Excel não atende as expectativas do setor atual, mais veloz e ágil. Para aproveitar os benefícios dessa ferramenta, é importante investir numa versão digital do documento.

Obrigatoriedade da coleta de dados

A Lei Federal 5.194 determina a obrigatoriedade do diário de obras, estipulando que toda construção documente e colete seus dados todos os dias. Dessa forma, por ser um dever é passível de fiscalização a qualquer momento, ou seja, as seguintes informações precisam ser coletadas/disponibilizadas diariamente em qualquer obra:

• dados sobre o proprietário da construção e do responsável técnico;
• datas de início e previsão de finalização da obra;
• nome da empreiteira e número da Anotação da Responsabilidade Térmica (ART);
• ocorrência de acidentes de trabalho ou danos materiais, com intuito de providenciar novas medidas preventivas de segurança;
• dias que o trabalho precisou ser interrompido e os seus respectivos motivos;
• datas de começo e finalização prevista para cada etapa presente no cronograma de obras;
• dados sobre todas as pessoas que realizaram visitas no canteiro de obras;
• quaisquer outras observações que o responsável técnico julga ser pertinente documentada, sejam elas técnicas, sejam elas meras considerações.

Como preencher o diário de obras

Após a seleção do modelo de diário, é preciso definir uma ordem eficiente para a coleta de dados. Abaixo, apresentamos um passo a passo do que deve ser recolhido, bem como uma ordem adequada:

• informações do projeto: endereço, data, código cadastrado em sistema e profissionais responsáveis;
• atividades realizadas: listadas em ordem com informações relevantes, como fase de desenvolvimento e local dentro do projeto;
• ocorrências: atividades e acontecimentos que ocorreram fora do previsto e impactaram o desenvolvimento do projeto, como quebra de maquinário ou falta de profissionais;
• clima: condições climáticas de cada período do dia;
• efetivos: total de profissionais da empresa na obra e suas funções;
• empreiteiras: total de profissionais terceiros envolvidos na obra no dia;
• maquinários e equipamentos: lista dos equipamentos e materiais utilizados no dia, por quanto tempo e para qual atividade;
• anexos: inclusão de documentos que comprovam as informações, como boletim meteorológico e fotos do projeto.

Normalmente, a coleta acontece ao final do expediente, reportando com mais precisão os acontecimentos do projeto durante o dia. O indicado é que um profissionais responsável pelo projeto, ou então, que ele revise o documento ao final de seu preenchimento.

No modelo digital, parte das informações já estão preenchidas, como o local da obra, profissional responsável e outros colaboradores do projeto, bem como empreiteiras parceiras. Sendo assim, o trabalho é reduzido. Além disso, os dados podem ser alterados e padronizados, para que a seleção seja feita com cliques, facilitando ainda mais a atividade.

Analisando todos os pontos que um diário de obras moderno assegura para um empreendimento, fica claro em constatar a sua importância para o andamento seguro e ágil da obra. Cabe destacar também que ao surgir dúvidas em relação à aplicação dessa ferramenta, a busca por auxílio profissional se faz necessária.

Vale ressaltar que a garantia do diário de obras em uma construção jamais deve ser considerada como perda de tempo de trabalho ou um custo desnecessário. Ela deve ser encarada como um investimento, uma vez que traz vantagens em todas as etapas da obra, desde o início do projeto até a sua finalização e entrega da construção.

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