O Brasil se destaca negativamente em rankings globais que avaliam o nível de produtividade dos países. E se as empresas brasileiras têm um enorme desafio pela frente no que diz respeito a tornar seus colaboradores mais produtivos, aumentar e acompanhar a produtividade da equipe de campo pode ser ainda mais desafiador.
Isso acontece porque o trabalho dos colaboradores externos possui algumas limitações que acabam tornando a gestão mais complicada, incluindo falhas de comunicação, rotas mal planejadas, entre outras.
Justamente por isso, o acompanhamento próximo e regular da produtividade da equipe de campo é essencial para que as medidas necessárias sejam adotadas em tempo hábil, contribuindo para a competitividade da empresa no mercado.
Investir na produtividade de seus colaboradores deveria ser uma prioridade em qualquer empresa, já que equipes produtivas contribuem para que a organização ganhe pontos em vários sentidos, e não apenas em termos de entregas.
A produtividade está diretamente ligada à maior satisfação dos funcionários. E quando os colaboradores sentem-se motivados em suas rotinas diárias, a tendência é a criação de um clima organizacional mais agradável.
Funcionários produtivos e engajados tendem a ser mais colaborativos com seus colegas, favorecendo os fluxos de trabalho.
Em empresas cujos colaboradores são produtivos, os fluxos de trabalho são desenhados de forma otimizada, ajudando a reduzir falhas operacionais que frustram as equipes.
Colaboradores produtivos faltam menos ao trabalho e trocam menos de emprego, já que se sentem motivados na empresa da qual fazem parte. Com isso é possível reduzir os custos associados aos índices que são um pesadelo para o RH, como a falta de pontualidade e turn over, evitando gastos com demissões, admissões e treinamento de novos colaboradores.
A produtividade das equipes também se reflete nos clientes, já que funcionários que produzem mais e melhor costumam ser ágeis e prestativos, contribuindo para que os consumidores tenham uma melhor percepção do serviço prestado.
Quando as taxas de produtividade estão altas, a empresa consegue aumentar sua produção sem que para isso seja necessário contratar novos funcionários.
Há uma série de desafios que podem comprometer a produtividade dos colaboradores que trabalham em campo, com destaque para limitações como:
Tanto a distância física e a falta de contato regular entre gestores, funcionários e colegas de trabalho atrapalham a comunicação eficiente do time. Com isso, informações importantes se perdem no caminho, a coordenação de tarefas fica comprometida e os funcionários podem ter dificuldade para trabalhar em equipe.
Quando falamos em falhas de comunicação, elas também estão relacionadas ao cliente, ou seja, tende a ser difícil acompanhar se o discurso sobre o produto ou o serviço que a empresa oferece estão chegando de forma padronizada e adequada aos consumidores.
Não raramente as equipes de campo enfrentam dificuldades para priorizar tarefas, superar obstáculos que aparecem em meio à rotina de trabalho e otimizar o tempo de deslocamento ou de atendimento em cada parada. Como resultado podem ocorrer atrasos na conclusão de atividades.
Assim como a comunicação ineficaz, a falta de padronização dos serviços também atrapalha a produtividade da equipe de campo. Como exemplo podemos citar os checklists, que caso não sejam preenchidos de forma padronizada a cada serviço prestado podem comprometer a definição de estratégias.
Após identificar os principais gargalos da gestão de equipes de campo, o próximo passo é traçar rotas para superar os desafios que prejudicam a produtividade dos colaboradores. Eis a seguir algumas formas de fazer isso:
É preciso definir os procedimentos que devem ser padrão em cada atividade executada pela equipe de campo, além de criar fluxos de trabalho inteligentes que levem em conta a demanda prevista e o número de colaboradores disponíveis.
Para a alta produtividade da equipe de campo, a otimização estratégica de rotas é um elemento-chave, evitando que os colaboradores percam tempo no trânsito ou percorram caminhos pouco eficientes. Com as ferramentas certas é possível deslocar os profissionais que estejam mais próximos à área de atendimento, por exemplo.
Com o estabelecimento de uma comunicação fluida e eficiente, é possível acabar ou pelo menos reduzir os atrasos na execução de tarefas, os erros na realização de procedimentos externos e a duplicidade de atividades.
Para isso é importante estabelecer uma comunicação regular através de diferentes canais de contato, além de se manter disponível para fornecer orientações claras e ouvir o que os funcionários têm a dizer.
Além de treinamentos que sejam capazes de aperfeiçoar habilidades técnicas das equipes de campo, o que contribui para aumentar a motivação dos colaboradores, também é necessário trabalhar as competências socioemocionais essenciais no serviço prestado em campo, como senso de responsabilidade, organização e autogestão.
A tecnologia pode ser uma aliada em todas essas práticas que beneficiam a produtividade da equipe de campo, garantindo que os gestores e os próprios colaboradores não precisem perder tempo com tarefas manuais e possam se concentrar na melhor realização de suas tarefas diárias.
A adoção de métricas como os KPIs (key performance indicator ㅡ ou indicadores-chave de performance, em português) lida com os dados e os transforma em informações relevantes sobre a produtividade dos colaboradores. São basicamente indicadores de performance dos profissionais que estão atuando externamente.
Na gestão de pessoas, os KPIs proporcionam o acompanhamento do cumprimento de metas e o progresso na realização de tarefas, por exemplo, indicando o que pode ser melhorado ou descartado.
A vantagem é a apresentação de resultados padronizados, o que permite a comparação com o resto do mercado ou mesmo internamente.
Os indicadores-chave da performance das equipes de campo incluem métricas como a média de atendimento por equipe dentro de um determinado período, o tempo médio de atendimento e deslocamento, o gasto de materiais e recursos, o nível de ociosidade das equipes e o cumprimento de metas e prazos.
As informações coletadas garantem que o supervisor entenda quais equipes precisam de mais atenção. É uma forma muito eficiente de acompanhar a produtividade e conseguir adequar o trabalho dos colaboradores.
Como dissemos alguns tópicos acima, a tecnologia pode contribuir e muito para acompanhar a produtividade da equipe de campo. Com a ajuda do Videnci, um sistema 100% online para fazer a gestão de equipes externas, sua empresa conta com funcionalidades como:
Uma das principais vantagens do Videnci é que o nosso sistema é personalizável de acordo com as demandas da sua empresa, e pode ser o recurso que faltava para aumentar a produtividade da equipe de campo de segmentos como energia, facilities, indústria, refrigeração e climatização, telecomunicação, entre outros.
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