Hoje, as empresas precisam evoluir os processos acerca da criação, arquivamento e uso de documentações, seja contratos, formulários de prestação de serviços ou folhas de pagamento de colaboradores.
Não basta apenas criar categorias ou disponibilizar os arquivos também na versão digital. Hoje, é necessário automatizar o armazenamento destes documentos para protegê-los de forma eficiente, facilitar a localização de materiais importantes para executar atividades corporativas e para ter uma visibilidade melhor dos trabalhos entregues, quando e por qual colaborador..
Essa postura é fundamental para administrar as informações corporativas dentro das melhores práticas do mercado. Por isso, muitas companhias investem em software de gestão de documentos para cumprir esta missão.
Neste post, destacamos a relevância de administrar a documentação corretamente e trazemos 5 dicas para escolher sistemas que contribuam para realizar essa tarefa de maneira exemplar. Confira!
A gestão de arquivos exige muita responsabilidade e organização. Um dos motivos é que essa iniciativa influencia diretamente na produtividade da equipe. Se um documento não for localizado rapidamente, uma empresa, por exemplo, pode deixar de participar de uma licitação pública, perdendo uma boa oportunidade de negócio.
A administração de documentos precisa ser feita de forma correta, porque possibilita reduzir custos com pesquisas para localizar os arquivos e com a reimpressão. Dessa forma, os colaboradores perdem menos tempo com processos burocráticos e podem ter um foco mais direcionado para iniciativas estratégicas.
O gerenciamento adequado também evita a perda da documentação. Imagine uma situação hipotética: se uma empresa não fornecer informações solicitadas pelo Poder Judiciário por não localizar os arquivos, será multada e ainda ficará com a imagem impactada negativamente.
Essa situação poderia ser facilmente evitada com a adoção de um software de gestão de documentos. Hoje, recursos tecnológicos devem ser inseridos na rotina das corporações. Do contrário, elas perderão cada vez mais espaço para a concorrência.
A gestão documental também é valiosa para acompanhar a performance institucional. Em outras palavras, essa prática viabiliza o acesso ao planejamento estratégico, à análise dos indicadores de desempenho e ao plano de cargos e salários.
As empresas necessitam de dados para traçar metas e definir o que fazer para atingir resultados mais expressivos. Essas iniciativas apenas se concretizam quando as informações são acessíveis e atualizadas.
Compreender a importância do gerenciamento de arquivos é um passo importante para aperfeiçoar os processos de uma companhia. Além disso, é fundamental investir em um sistema eficiente. Pensando nisso, destacamos abaixo 5 ações para avaliar e escolher a melhor ferramenta para o seu negócio. Acompanhe!
Um software de gestão de documentos tem como uma das atribuições manter informações relevantes para uma companhia. Esse aspecto obriga o investimento em uma ferramenta com um elevado nível de segurança dos dados.
É fundamental contar com um sistema que adote procedimentos rígidos de acesso às informações. Dessa forma, dificulta consideravelmente que concorrentes e pessoas mal-intencionadas localizem dados estratégicos.
Hoje, muitas corporações estão apostando em sistemas que adotam o modelo de computação em nuvem. Este formato, além de proteger dados, facilita o acesso às informações por pessoas autorizadas.
Há, inclusive, softwares como o Videnci que investem em aplicativos mobile offline, que permitem a atualização de dados sem a necessidade de conexão a alguma rede. Isso proporciona mais autonomia aos colaboradores que trabalham em campo e facilita a inserção e a troca de informações entre os profissionais e gestores em tempo real, mesmo em locais remotos.
Investir em um software de gestão de documentos com elevado nível de segurança da informação é um ponto positivo. Por outro lado, isso não vai proporcionar a uma empresa um rendimento notável, caso a ferramenta não esteja adequada às necessidades corporativas, principalmente em relação à usabilidade
Esse fator precisa ser levado em consideração na hora de analisar as funcionalidades de um software. O ideal é que elas sejam facilmente identificadas pelos colaboradores. Para que isso ocorra com mais facilidade, a recomendação é efetivar um programa de treinamento para os funcionários desenvolverem um bom trabalho por meio da ferramenta.
Por exemplo, no caso de uma empresa deseja um sistema que adote a fotografia para validação de serviço, isso precisa ser analisado, com muita atenção, para que esse recurso seja devidamente aplicado e gere valor para o seu negócio.
Outra preocupação importante é com a transição para o novo sistema. Essa atividade deve ser feita de maneira planejada, para não afetar os procedimentos internos nem o atendimento prestado aos clientes.
Uma iniciativa vital para o software para gestão de documentos ser devidamente implementado é verificar se o fornecedor será capaz de fornecer um suporte adequado para tirar dúvidas dos colaboradores sobre como utilizar a ferramenta.
Mesmo que os profissionais tenham passado por um treinamento antes da implementação, vale a pena contar com um apoio qualificado para evitar erros durante o período de adaptação ao novo sistema.
Uma forma de agilizar os procedimentos realizados por um software de gestão de documentos é a assinatura eletrônica. Esse recurso contribui para o fluxo das atividades ser feito com menos burocracia, porque facilita a validação de todas as ações executadas por meio da ferramenta.
Nesse caso, é necessário ter apenas o login e a senha para o envio de documentos a outros setores da companhia pelo sistema. Assim, é desnecessário a compra de certificados digitais para finalizar as tarefas. À medida que o fluxo dos trabalhos passa a ser mais simples, maiores são as chances de os funcionários aumentarem a produtividade.
Obter informações sobre a empresa fornecedora do sistema deve ser um procedimento a ser adotado antes de fazer a compra. Hoje, as empresas desejam contar com parcerias comerciais que, ao mesmo tempo, ofereçam serviços competitivos e tenham como um dos pilares a transparência com os stakeholders.
É preciso aliar preço atraente com um atendimento extremamente qualificado. No segmento de TI, opte por fornecedores que permitam utilizar o software por um determinado período para testes.
O Videnci é um software 100% customizável, disponível na versão Web e também aplicativo para ser usado pelos colaboradores em campo. A plataforma ajuda no gerenciamento de equipes externas e atividades em um mesmo ambiente digital.
Com o sistema, as empresas organizam atividades em fluxos de trabalho automatizados, localizam as equipes em tempo real, elaboram formulários online que podem ser assinados digitalmente e analisam o rendimento de cada profissional com muita eficiência.
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