O Videnci é atualizado toda semana para melhorar a usabilidade dos nossos usuários. 

– Caso você tenha perdido: Novidades no Videnci: integração com WhatsApp e prévia de documentos. 

Por isso, nesta semana a nossa equipe de desenvolvimento trabalhou incansavelmente e trouxe updates incríveis. Vamos conhecê-los? Acompanhe e tenha uma ótima leitura!

1 – Plano de ação 

Com essa nova atualização tornou-se possível criar um plano de ação no seu checklist. Atribua uma foto, um campo de observação ou até mesmo um checklist para a opção desejada.

Por exemplo, você está preenchendo um checklist sobre as máquinas e equipamentos utilizados na rotina da sua construção. 

Se por acaso uma das ferramentas precisar de manutenção, você pode marcar a opção “sim” no formulário e automaticamente um campo de “foto”, “observação” ou “checklist” será aberto. Dessa maneira, os checklists se tornam ainda mais modulares e mais inteligentes!  

2 – Relatórios 

Agora, a partir do momento que os checklists são preenchidos, é possível extrair todos os dados para facilitar a sua gestão!

Ou seja, é possível saber quais equipes atuaram, em quais horários e locais. Além disso, os relatórios mostram se houve atrasos, entregas não realizadas e quaisquer outros dados que sejam estratégicos para o seu negócio.

Se você faz parte de uma empresa de gestão de condomínios, por exemplo, os relatórios conseguem informar quais são os edifícios mais e menos visitados, os horários que as rondas são realizadas e quais equipes se deslocaram.  

Além disso, com objetivo de entregar informações essenciais para sua gestão, os relatórios do Videnci extraem dados da operação. 

Se você precisa ter controle sobre entregas, o documento possibilita que você conheça a situação de cada pedido, controlando entregas programadas, efetuadas, saldos e atrasos.  

Os nossos relatórios também podem:

– Realizar a análise de produtividade;

– Extração de dados da operação, como: Dentro da sua operação qual é o fator que normalmente está fora de conformidade?;

– Qual é o maior problema da sua operação?.

3 – Ativos com Qr Codes

Cadastrar um ativo dentro do sistema do Videnci – pode ser uma máquina, um equipamento, apartamento, fábrica e assim por diante -, é ter total controle sobre ele. 

Por exemplo, imagine que você realiza a manutenção de computadores. Você pode cadastrar todos os ativos dentro do sistema e associar propriedade a eles, como número de série, fabricante, registro fotográfico e assinatura.

Cadastro de ativos. Fonte: Reprodução. 

Além disso, ao cadastrar o seu ativo você pode gerar um QR Code correspondente a ele. Dessa maneira, toda vez que o código for escaneado você terá uma solicitação referente ao mesmo.   

Seguindo no exemplo dos computadores, você pode gerar um código QR e enviá-los para seus clientes ou até mesmo colar o código no equipamento. Dessa forma, toda vez que uma ordem de serviço precisa ser aberta, basta apenas que o código seja escaneado.

Cadastro Qr Code. Fonte: Reprodução. 

Outra integração interessante é que todos os dados referentes aos ativos ficam gravados no sistema e você pode visualizá-los nos relatórios, o que torna a sua gestão mais assertiva e estratégica. 

O sistema de QR Code também veio para facilitar – e muito – a visualização de checklists digitais. Com essa nova atualização, basta apenas escanear o código no seu tablet ou smartphone para um formulário abrir automaticamente ou vincule a um atributo/ativo para melhorar. 

Assim, essa nova feature pode otimizar muito a sua rotina e dos seus colaboradores, trazendo ganhos em produtividade. Vejamos na prática:

– Você possui uma máquina que precisa manutenção. Para facilitar o processo, basta apenas colar um QR Code de relatório de problema na máquina. Quando o colaborador chegar até o local, ele o escaneia e tem no seu tablet ou celular o checklist de manutenção específico. Dessa maneira, poupa-se tempo do colaborador e ganha-se em eficiência. 

– Agora vamos supor que você possui uma rede de varejo e precisa repor produtos nas prateleiras de forma recorrente. Se você associar um QR Code as prateleiras, os colaboradores podem simplesmente escanear o código e saber, a partir do checklist que será aberto no tablet ou smartphone, quais produtos devem conter naqueles locais.

– Associando a opção de cadastro de ativos, é possível que você tenha um atributo cadastrado no sistema e associe um código a ele. Dessa maneira, se o seu cliente precisa abrir um chamado referente ao equipamento em questão, basta escanear o QR para que a solicitação chegue até você. 

As aplicações são inúmeras e, com certeza, o sistema de QR Code será útil para o seu objetivo de negócio. 

4 – Bloqueio grupos/equipes 

Agora o nosso sistema também permite que os checklists sejam atribuídos para determinadas pessoas e/ou equipes de trabalho. 

Esse update vem para facilitar o dia a dia da sua equipe e também dar mais controle para a sua gestão, sabendo exatamente quem tem acesso a determinados formulários e faz com que aquela pessoa só veja e tenha acesso ao checklist determinado.

Configuração de permissões no checklist. Fonte: Reprodução. 

5 – Campos calculáveis 

Por fim, também lançamos a feature de campos calculáveis que permite que qualquer texto ou numeral esteja associado a uma fórmula matemática ou junção de texto a partir de outros campos.

Campos calculáveis. Fonte: Reprodução. 

Por exemplo, suponha que você possui um checklist e precisa facilitar a leitura dele pelo seu colaborador. Com o campo calculável, é possível que em um grupo você opte por uma lista detalhada que seja diretamente uma pergunta e, logo abaixo, associar um campo textual. 

Se a sua lista detalhada ou múltipla escolher tiver a opção “sim e não” como resposta, cria-se uma fórmula no campo de texto com a seguinte descrição: o valor inicial é sim ou o valor inicial é não. 

Além de criar um valor, você pode otimizar o preenchimento com uma #, de forma que o próprio checklist irá identificar automaticamente o campo de referência.  

Campo textual com fórmula. Fonte: Reprodução. 

Na versão mobile utilizada pelos colaboradores a visão é a mostrada abaixo: se optei por não na minha lista detalhada, a definição de leitura será automaticamente negativa; o contrário também é válido.

Campo textual no mobile. Fonte: Reprodução. 

Já com o campo numeral você pode realizar fórmulas matemáticas dentro do seu checklist. Se precisa saber a quantidade de produto X preço, esse nova feature calcula automaticamente a expressão e facilita a rotina de quem preenche o formulário.   

Campo numeral com fórmula. Fonte: Reprodução. 

Ao preencher os campos de quantidade e valor, a fórmula calcula automaticamente o valor da operação. Você pode fazer uma multiplicação, divisão, soma ou subtração: tudo depende da sua necessidade. 

Já o campo numeral fica da seguinte maneira na versão mobile. Basta apenas escolher a quantidade de produto e valor, uma vez que a operação é realizada instantaneamente pelo nosso sistema.

Campo numeral no mobile. Fonte: Reprodução. 

Assim, as possibilidades são inúmeras e infinitas, você pode utilizar sua criatividade e criar diversas correspondências dentro do checklist conforme as prioridades do seu negócio. 

Para tornar seu checklist digital ainda mais modular, é possível associar os campos calculáveis a feature de condicionais, mostrando para o colaborador apenas o necessário dentro do formulário. 

Quer implementar algum desses updates na sua empresa?

O sistema do Videnci está em constante evolução e é por isso que sempre trazemos novas features e soluções para os nossos clientes. 

Se você se interessou, podemos marcar uma conversa com nossos especialistas e implementarmos o uso de checklists hoje na sua empresa. O que acha? Escolha o melhor horário na sua agenda!