Sabemos que gerenciar um hotel não é uma tarefa fácil. O dia a dia é corrido, com diversas atividades e obrigações e, se não houver uma organização apropriada, muitos problemas tendem a aparecer.
Uma única tarefa deixada de lado pode causar um efeito dominó, impactando negativamente a experiência do hóspede e afetar a reputação do empreendimento. Por isso um checklist para hotelaria pode ser a solução para que nenhuma dessas tarefas passe despercebida.
Confira a seguir como um checklist pode ajudar e muito a rotina de um hotel!
Um checklist, traduzido do inglês, nada mais é que uma “lista de verificação”. Sendo assim, trata-se de uma ferramenta que pode ser usada no seu cotidiano para controlar as atividades que necessitam ser feitas em sequência, alcançando assim um resultado de forma organizada e sistemática.
Em relação a um checklist para hotelaria, segue esse mesmo princípio, porém as atividades contidas no checklist serão relacionadas a tarefas relacionadas ao hotel. Um exemplo prático seria a arrumação de quartos, troca de roupas de cama, limpeza e higienização de áreas de circulação, entre outros.
Em um hotel, são comuns atividades como por exemplo: check-in e check-out de hóspedes, limpeza dos quartos, serviço de quarto, checagem de instalações e serviços, e várias outras tarefas que acontecem simultaneamente.
Devido ao grande número de serviços é necessário um alto nível de organização para que tudo aconteça conforme o planejado. Ou seja, ter o controle das atividades é essencial em um ambiente de hotel onde constantemente imprevistos podem acontecer.
Um checklist é capaz de trazer diversos benefícios para o seu negócio, garantindo o cumprimento das atividades de forma organizada e bem sucedida.
Uma das principais vantagens sem dúvidas é a agilidade. Quando se utiliza um checklist digital é muito mais fácil preencher a documentação e comprovar a execução de toda e qualquer atividade. Tudo isso direto na palma da mão, sem papel algum envolvido.
Do lado da gestão, torna-se possível supervisionar tudo que está em andamento, em quais etapas cada uma da atividades se encontra e se algo foi esquecido, tornando mais prática a comunicação entre os funcionários e supervisores de cada área, pois cada um consegue se localizar e entender o que foi feito e o que ainda falta.
Hoje, contar apenas com formulários antigos ainda em papel ou planilhas complexas pode ser um risco para o gerenciamento do seu negócio, seja ele qual for. Isso porque o segmento de hotelaria, por exemplo, tem passado por um momento de fortalecimento, sobretudo após a crise instaurada durante a pandemia do novo coronavírus.
Nesse sentido, com maior fluxo de pessoas se deslocando pelo mundo, é essencial modernizar processos e procedimentos visando não apenas o atendimento ao público, mas também atividades básicas do dia a dia de um hotel.
Veja a seguir algumas possibilidades.
A recepção é o primeiro contato que o hóspede tem com o hotel, por isso é importante que tudo esteja funcionando de acordo para que desde do começo a experiência no hotel seja a melhor.
Com um checklist é possível supervisionar a recepção, avaliar se o local está limpo e organizado, se há recepcionistas para o atendimento e avaliar suas abordagens. Tudo isso de forma prática e rápida.
Uma outra atividade de extrema importância é a preparação, limpeza e organização dos quartos dos hóspedes. Afinal ninguém quer dormir em um local mal higienizado e em que não se sente confortável.
Com um checklist é possível ter uma lista virtual que vai ajudar as camareiras e equipes de limpeza a entenderem o que precisa ser feito em cada quarto antes de receber hóspedes, como checar o funcionamento de instalações, luzes, conexão do wi-fi, entre outros.
Depois dessa verificação completa, o quarto poderá ser entregue em perfeitas condições.
Um dos lugares mais movimentados do hotel. Por isso a organização da cozinha do hotel é essencial. Além de garantir a qualidade dos alimentos, que precisam estar sempre frescos, precisa-se saber se o estoque está cheio para não faltar nada.
É aí que entra o checklist, possibilitando a conferência e checagem dos itens da cozinha. Os formulários também ajudam com o controle dos prazos de validade dos alimentos. O Videnci possui uma feature que permite controlar os ativos através de QR Code. Uma forma do colaborador controlar e saber exatamente quais itens estão em cada prateleira, dessa forma, auxiliando em uma reposição de alimentos mais ágil e prática.
O checklist não serve apenas para funções pontuais, mas também abrange todas as áreas do hotel, inclusive os equipamentos e instalações.
Dessa forma é possível garantir um bem estar maior no que diz respeito a segurança no hotel, por parte do hóspede. Com o suporte do checklist, áreas comuns devem ser supervisionadas como: elevadores, corredores, piscinas, áreas de lazer, entre outros ambientes importantes do hotel os quais às vezes passam despercebidos.
Acima já falamos sobre os benefícios que um checklist pode agregar nas atividades de hotelaria, focando nas suas principais funções.
Se você ainda não se convenceu da vantagem que é trazer esse sistema para o seu próprio hotel, vamos falar de outros 4 benefícios que o uso do checklist pode trazer!
A internet pode ser uma grande aliada do seu negócio se usada com sabedoria. A maioria dos hóspedes, antes de escolher o local onde vão se hospedar, acessam as avaliações fornecidas por outros hóspedes através da internet e são elas que podem trazer uma boa ou má reputação para seu hotel.
Ao aderir o uso do checklist os processos do dia a dia serão otimizados e automaticamente isso trará bons resultados para as atividades realizadas, fazendo com que os hóspedes se sintam satisfeitos e futuramente indiquem o seu hotel para outras pessoas ou o avaliem bem em seu site.
Às vezes a demanda de trabalho pode ser muito grande, sendo necessário a contratação de terceirizados, e por isso é sempre bom observar se os funcionários conseguiram se adaptar aos parâmetros de trabalho que são exigidos no seu hotel, que às vezes pode ser diferente do que eles trabalhavam anteriormente.
Uma vantagem que o checklist pode agregar é a possibilidade de verificar se os colaboradores terceirizados estão uniformizados corretamente, utilizando itens de proteção ou seguindo uma ordem específica para a realização de tarefas.
Outro grande benefício é ajudar também nas finanças do estabelecimento. Afinal, preservar equipamentos e instalações faz parte da missão de qualquer administrador de negócios.
É possível através do checklist verificar a vida útil de determinado equipamento ou avaliar se alguma instalação precisa de manutenção imediata, dando a oportunidade de solucionar o problema mais rápido antes que cause algum acidente ou gere prejuízos.
A longo prazo, a utilização do checklist garante uma melhor gestão e reduz os custos envolvidos na manutenção do hotel.
Quando um hóspede chega ele quer terminar o check-in o mais rápido possível para poder começar a aproveitar sua estadia, então agilidade é a palavra-chave.
Os checklists ajudam a deixar esse processo mais rápido, pois cada etapa do atendimento está listada, deixando mais simples e claro o que precisa ser feito, sem deixar nada para trás e ter o risco do hóspede precisar perder mais tempo com burocracias.
Um bom atendimento faz muita diferença na hora de um hóspede avaliar o seu hotel, e já falamos sobre isso no tópico número um.
Os checklists do Videnci são 100% digitais e oferecem soluções exclusivas para o setor de hotelaria. Vamos entender ponto a ponto como podemos auxiliar:
Utilizando o aplicativo do videnci seus colaboradores podem acessar a lista de todas as tarefas que precisam ser concluídas antes, durante e depois da estadia dos hóspedes.
O processo se torna ainda mais rápido quando realizado via formulários digitais, pois, além da lista de verificação ficar registrada com as devidas informações de data, hora, local e fotografias dos serviços realizados, ainda é possível agilizar outras demandas igualmente importantes por meio de automações e planos de ação..
Na prática, isso quer dizer que em caso uma não conformidade, determinada ação pode ser executada de modo automatizado, comunicando os devidos responsáveis pela função. Um exemplo seria a manutenção de um equipamento com defeito em um dos quartos.
E falando de equipamentos, estes costumam ser objetos com grande número de falhas pois passam muito tempo tempo em funcionamento, assim como algumas instalações mais básicas.
Usar o Videnci significa antever esses problemas, afinal, todos esses recursos podem passar por vistorias periódicas e, assim, evitar transtornos. Todos os problemas podem ser evidenciados por fotografia, garantindo que somente itens com defeito sejam, de fato, substituídos. Dessa forma você tem mais controle sobre seus gastos de reposição, por exemplo.
Tão importante quanto cuidar dos quartos e áreas comuns, a cozinha precisa de atenção. Afinal, este é um setor em que qualidade e organização são fundamentais.
Aqui, os formulários do Videnci ajudam no monitoramento do prazo de validade dos suprimentos armazenados, fazendo o controle desse processo e evitando perdas e, claro, o consumo indevido.
Uma feature que otimiza a reposição de suprimentos é o controle de ativos, conhecido como Qr Code. Ao associar um código a uma prateleira, basta apenas escaneá-lo e a abertura do checklist será automática no smartphone ou tablet.
Segurança nunca é demais. Estamos falando de um ambiente que requer essa preocupação tendo em vista os diferentes perfis de hóspedes que podem frequentar o seu negócio: de crianças que estão aprendendo a andar até idosos com mobilidade reduzida e PCDs (pessoas com deficiência).
Por isso, verificar as condições de acesso e acessibilidade são fundamentais. Com o Videnci, você personaliza o formulário de acordo com a realidade do seu hotel: Elevadores, tapetes, faixas antiderrapantes das escadas, telas de proteção nos quartos e tantas outras possibilidades.
O importante mesmo é registrar tudo isso no sistema e garantir não apenas a segurança das pessoas, mas também armazenar provas e comprovar que todas as precauções foram tomadas caso algum acidente ocorra no espaço.
Se você achou interessante, aproveite para acessar nosso conteúdo extra e saber mais detalhes sobre como digitalizar o seu negócio com o Videnci.
Gostou do conteúdo? Agora você sabe que usar checklists é uma ótima solução para supervisionar as atividades do hotel. Tudo em tempo real!
A sua equipe pode utilizar qualquer dispositivo eletrônico, como tablets e celulares, para preencher os formulários sem precisar utilizar a internet.
Caso você tenha se interessado pela nossa solução e queria marcar uma demonstração, temos um time de especialistas pronto para isso! Agende o melhor horário.
Nos últimos dias falamos no nosso blog como funciona o setor de energia e como a tecnologia tem sido útil para a área. Hoje, queremos mostrar como alguns processos mais específicos podem ser otimizados em empresas de energia. No cenário atual, muitas companhias desenvolvem, implementam e operam projetos de energia por todo o Brasil, trazendo […]
Nessa semana temos falado sobre algumas novidades que o nosso time tem feito no sistema do Videnci. No post de hoje, vamos entender como funciona o preenchimento de formulário sem login e o envio de excel e word customizável via e-mail no workflow. Preenchimento de formulário sem login Esse update veio para facilitar o preenchimento […]
Nos últimos meses o nosso time de desenvolvimento e produto trabalhou em novos recursos para otimizar ainda mais o Videnci. No post de hoje, vamos entender dois deles: o GPS Tag e ativos com referência e campos de ativo direto no pdf. Para entender em detalhe cada atualização, é só acompanhar o post. Boa leitura! […]
