A cada dia que passa, a busca por produtividade em campo transforma-se em um dos principais objetivos das empresas. Porém, a pressa quase nunca é aliada de uma gestão competente. Um dos principais inimigos da produtividade é o retrabalho, que nada mais é do que o ato de refazer uma tarefa, ocasionando perda de tempo e diminuindo a eficiência.

Isto quer dizer que, seja por erro ou falta de qualidade, alguma ação tem de ser refeita. A realização do retrabalho é indesejável e, muitas vezes, um verdadeiro medo dos gestores, pois pode significar problemas maiores na administração e gestão.

O retrabalho afeta a produção de todos os setores da empresa. O desperdício de tempo é um dos principais sintomas desta refação de tarefas. A diminuição da produção e as consequentes perda de clientes, queda no faturamento e diminuição da qualidade, causam desmotivação profissional. Com isso, os trabalhadores possuem cada vez menos tempo hábil para a realização do seu trabalho, pois têm de refazer as obrigações anteriores, prejudicando a credibilidade da empresa.

Sem nenhum retrabalho

Confira abaixo quatro dicas que vão auxiliar a evitar o retrabalho nas equipes e, com isso, aumentar a produtividade da sua empresa:

1 – Utilizar um fluxo de trabalho personalizado

Fluxo de trabalho, segundo a WfMC (Workflow Management Coalition ou Coalisão de Gerenciamento de Fluxos de Trabalho) é o ato de sistematizar partes ou a totalidade do processo de negócio de forma que documentos, informações ou tarefas sejam transmitidas de uma pessoa para outra com o objetivo de executar uma ação padronizada.

Uma das dificuldades, além das empresas muitas vezes não possuírem fluxos de trabalho definidos, é a rigidez. Os fluxos devem estar em constante mudança para serem eficazes, e é nisso que um software de gestão de obras como o Videnci pode ajudar. Através da personalização desses fluxos, cada colaborador pode, além de aumentar a sua produtividade, realizar um trabalho padronizado.

2 – Certificação para colaboradores

A realização de todas as tarefas atribuídas é fundamental na eficiência de qualquer empreendimento. Portanto, um objetivo de todo gestor deve ser capacitar sua equipe em campo. Todos os profissionais que formam essa equipe devem estar aptos a realizar o trabalho da melhor forma possível e no menor tempo possível. Porém, como saber qual colaborador é o mais correto para realizar um tipo de função?

Esse problema pode ser solucionado pela comprovação através de certidões, por exemplo, em cursos de Normas Regulamentadoras. Esses documentos comprovam o treinamento específico ou a sua capacidade para o trabalho. Além de trazer segurança para o gestor, controlar quem possui qual proficiência é trabalhoso. Portanto, o ideal é poder controlar, digitalmente, essas qualificações. Com um sistema gestor como o Videnci por exemplo, essas certidões são vinculadas ao perfil do trabalhador que, por sua vez, pode ser designado a uma equipe ou função necessária com segurança.

3 – Automatizar os processos e digitalizar documentos

Boa parte dos retrabalhos realizados originam-se em falhas humanas. Devido a diversos fatores, uma maior automatização dos processos dentro da empresa auxilia na eficiência, refletindo na equipe de campo.

A automatização dos processos permite a coleta de dados inteligente sobre o desempenho das equipes e a distribuição automática das tarefas, devido ao fato do chefe ou líder nem sempre poder acompanhar e fiscalizar o trabalho de todos.

Outro fator que deve ser levado em consideração é a digitalização dos documentos, ou seja, migrar todo o uso de papel para modelos digitais. Um software que disponibilize modelos de documentos ou que possibilite a criação de um modelo com campos que lhe sejam pertinentes é fundamental nessa etapa. Uma funcionalidade interessante também oferecida pelo Videnci são as assinaturas e certificados digitais atribuídos a cada trabalhador. Com isso, os documentos podem ser assinados direto na plataforma e de qualquer lugar, evitando deslocamentos desnecessários ou extravios, o que também elimina o retrabalho.

4 – Usar a tecnologia para aumentar a comunicação e a produtividade

Uma outra causa do retrabalho é a falta de comunicação dentro dos setores, com as equipes em campo e entre os trabalhadores em geral. Portanto, é importante a adoção de uma cultura da comunicação. Essa mentalidade depende do processo de gestão e da responsabilidade do diálogo, que é diluída entre os membros de uma equipe ou funcionários da empresa. Para isso, é necessário que as organizações abandonem mentalidades antigas relacionadas a hierarquias disfuncionais.

Essa cultura adota o protagonismo dos colaboradores como pedra fundamental da construção de uma nova empresa, que melhor se comunica e, portanto, não faz retrabalho. O papel de um software neste âmbito é o de proporcionar um ambiente digital para comunicação constante entre os gestores e colaboradores, como um chat integrado. Assim, eliminam-se as dúvidas que possam surgir ao longo do trabalho e, com isso, evitam-se mais facilmente os erros.

Confiança é a chave para uma equipe eficiente evitar o retrabalho

Mesmo com todas essas medidas sendo tomadas, o fator que pode ser decisivo para a produtividade da sua equipe é a confiança. Com equipes de campo, tudo pode ser planejado, colocado no cronograma, as equipes serem qualificadas, e o sistema de gestão pode ser o melhor, mas se não houver confiança entre as partes, o trabalho pode sofrer com isso.

Essa confiança entre as equipes e os gestores pode ser o degrau que faltava para a sua empresa possuir o diferencial competitivo de outros empreendimentos. Além disso, a confiança só é alcançada com o desenvolvimento de um canal de comunicação para que os colaboradores tenham a liberdade de se expressar e de manifestar suas ideias dentro da empresa. A liberdade desfrutada pelas equipes de campo só será produtiva se todos estes passos forem trabalhados, pelo menos minimamente.

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