A gestão de condomínios é uma área que exige bastante zelo e cuidado, visto as inúmeras atividades demandadas. 

Assim, é justamente neste contexto que surge o Videnci: um sistema de gestão de tarefas e serviços ideal para administrar da melhor forma as tarefas em condomínios. 

Quer saber mais sobre as soluções propostas pelo nosso software? Fique atento e acompanhe a leitura!

Como o Videnci pode ajudar na gestão de condomínios?

Para realizar a gestão de um condomínio, um formulário digital pode ajudar – e muito – na efetivação das suas tarefas. 

Um sistema como o do Videnci foi desenvolvido para criar esses formulários e automatizar as ações da sua equipe, facilitando sua rotina.

A seguir, vejamos um exemplo prático de como construir um formulário personalizado para condomínios com o Videnci. 

Passo 1 – Dados gerais

O sistema do Videnci fornece diversas informações para você identificar qual o condomínio em questão, a equipe/responsável pelo serviço e, inclusive, adiciona automaticamente a hora, data e a localização do colaborador. 

No exemplo abaixo, criamos o que poderia ser o cabeçalho de um formulário de identificação para condomínios. As informações básicas adicionadas formam: nome do local, responsável pela manutenção, assinatura caso seja necessário e data/hora/localização.

Dessa maneira, o gestor consegue controlar quem realizou o serviço, o horário e se o local da obra realmente foi o indicado pelo colaborador.  

Passo 2 – Molde o formulário conforme sua necessidade

Após montado um cabeçalho básico, é preciso pensar na necessidade do mesmo. É um formulário de manutenção, vistoria, ronda? Para cada necessidade, as features do Videnci são adaptáveis. 

No exemplo abaixo nós mostramos uma situação em que uma vistoria em caixa d’água seria necessário. Você pode optar escolher qual torre do condomínio irá vistoriar e realizar um checklist de todas as atividades necessárias. 

Além disso, é possível solicitar uma fotografia de como estava a situação da caixa d’água anteriormente e agora, após a limpeza. 

Logo, esse é apenas um dos inúmeros exemplos quando falamos em checklists e formulários e digitais. Você pode aplicar para todas as atividades referentes ao condomínio, facilitando, automatizando e acompanhando de perto as tarefas da sua equipe. 

Passo 3 – Automatize as próximas ações 

Você pode estar pensando: legal, Videnci. Isso realmente vai me ajudar. Mas o maior problema é não conseguir automatizar os processos de vistorias e acabo prazos importantes. 

Nós entendemos a sua dor e pensamos nisso também. Dessa forma, após a construção do seu formulário e o seu preenchimento, você pode mudar a visão do seu processo e automatizá-lo. 

Na tela que mostramos acima, você pode criar diversos modelos de workflows. É possível escolher que um documento seja aberto após o preenchimento do primeiro formulário; enviar o formulário por e-mail para o departamento financeiro, gestor, cliente – até mesmo com confirmação de leitura; ou tomar decisões caso o documento precise da aprovação dos gestores. 

Porém, voltando a situação em que preciso ser alertado sobre a vistoria, a nossa feature “criar atividade” é bastante útil. 

Com ela, você pode escolher um responsável da tarefa (colaborador ou uma equipe) e um prazo para que essa equipe seja avisada da necessidade de efetivação da tarefa em questão. 

Ou seja, se daqui 2 meses você precisa que sua equipe preencha o formulário e realize a manutenção da caixa d’água, é exatamente isso que o sistema do Videnci irá fazer por você. 

Animado para implementar o sistema do Videnci no seu condomínio?

No blog post de hoje nós mostramos um pouco do que o nosso sistema pode fazer na gestão de condomínios. Além disso, se todo o seu processo de vistoria pode ser melhorado, já imaginou o quão mais nós podemos fazer por você?

Temos uma equipe de especialistas que gostaria de alongar esse diálogo. Você topa? Clique aqui e marque uma conversa, estamos ansiosos para ajudar a solucionar as demandas da sua empresa.