Os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Equipamentos de Proteção Coletiva (EPCs) têm como função proteger pessoas de qualquer elemento ou atividade que apresente risco à sua saúde ou segurança no ambiente de trabalho. 

Antes de qualquer coisa, uma Análise Preliminar de Risco (APR) deve ser feita para identificar todos os riscos dentro da empresa ou pertinentes à atividade externa de cada profissional contratado.

Com os EPIs e EPCs definidos, a tarefa mais importante é garantir o uso e o controle dos equipamentos de segurança. 

Não basta apesar adquirir equipamentos de boa qualidade, é preciso cadastrá-los em um documento próprio, chamado de Ficha de API, para que o gerenciamento seja completo, desde o colaborador que está utilizando o material até o prazo necessário para sua troca. A partir deste levantamento, são definidos todos os equipamentos de segurança necessários.

A seguir, explicamos mais sobre o que é uma ficha de EPI e como estruturá-la dentro da sua organização.

O que é uma ficha de EPI?

Fornecer equipamentos de proteção individual é obrigação legal das empresas. A exigência está contemplada na Lei 6.514/77 da CLT:

• Art . 166 – A empresa é obrigada a fornecer aos empregados, gratuitamente, equipamento de proteção individual adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento, sempre que as medidas de ordem geral não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes e danos à saúde dos empregados.

Além disso, é dever das empresas, conforme Artigo 157, cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho. Diante desse cenário, a ficha de EPI se torna essencial em qualquer empresa porque é o documento que registra a entrega dos equipamentos de proteção pelo contratante. 

É por ela que o empregador consegue controlar o uso dos EPIs e, dessa maneira, manter a integridade do colaborador.

A ficha também assegura a condição física do profissional, evita acidentes de trabalho e garante que as atividades sejam executadas sem nenhum risco.

Além disso, serve como uma medida de segurança jurídica para a empresa, uma vez que ela oferece os EPIs e tem o controle de utilização destes equipamentos.

Como estruturar a ficha de EPI da sua empresa?

O objetivo da ficha é que ela seja assinada por todos os colaboradores. Portanto, é essencial que as informações estejam dispostas de uma forma organizada e bem descrita, facilitando o preenchimento.

Como vantagem, a sua empresa garante a segurança dos colaboradores sem que eles gastem muito tempo nessa atividade rotineira.

As informações principais de uma ficha de EPI contemplam dados sobre o colaborador, equipamento e entrega do material. Veja mais detalhes a seguir.

Identificação da empresa, do equipamento e do funcionário

No cabeçalho as informações de identificação são as mais importantes, o nome da empresa, número da ficha e a identificação do colaborador. 

A identificação do funcionário pode ser feita apenas com o número de registro para poupar tempo. 

Mas, também pode ser feita de forma mais completa, contendo dados como: nome completo, número do registro, local/setor de trabalho e cargo.

O segundo item relevante é especificar os equipamentos que serão utilizados. Nesta etapa, detalhe dados como:

• •Nome ou descrição do EPI;
• •Marca e modelo (se aplicável);
• •Nome do fabricante;
• •Breve descrição do EPI, contendo propósito e função;
• •Orientações claras sobre como o EPI deve ser utilizado corretamente;
• •Instruções para ajuste e colocação adequados;
• •Limitações de uso;
• •Prazo de validade (se aplicável).

Controle do equipamento 

Identificado o funcionário e o equipamento, é preciso ter um controle de entradas e saídas de EPIs.

Para isso, você deve:

• •Registrar a data de retirada;
• •Identificar o equipamento e quantidade;
• •Solicitar a assinatura de quem está retirando o equipamento;
• •Identificar pessoa ou departamento responsável por entregar o EPI ao profissional;
• •Adicionar uma data de devolução. 

Certifique-se de que todas as informações estão preenchidas corretamente.

Declaração de responsabilidade

No documento é importante que o funcionário também assine um termo de responsabilidade sobre o recebimento dos equipamentos e se comprometa a utilizá-los de forma adequada. 

O termo também pode comprovar que o colaborador esteja ciente do estado de conservação dos EPIs e se qualquer defeito aparecer ele deve ser trocado. 

Dicas para quem usa a ficha de EPI

Sempre verifique o preenchimento da ficha! Mais importante que uma ficha bem estruturada, é garantir que todos estejam preenchendo de forma correta e, principalmente, que estejam utilizando os EPIs.

Como esse é um documento de extrema importância, sua empresa deve conservá-lo  para não perder o controle dos equipamentos e para garantir a prova jurídica no eventual caso de receber um processo.

Por que tornar esse processo digital? 

Como mencionamos anteriormente, a disponibilização de EPIs é uma obrigação legal das empresas e a ficha de controle garante segurança jurídica à sua empresa. Por isso, este tipo de documento não deve ser registrado somente em uma folha de papel que pode ser extraviada ou até mesmo jogada no lixo por uma pessoa mal intencionada.

Os softwares de gestão, como o Videnci, surgiram para evitar este tipo de situação e acelerar a rotina dos colaboradores responsáveis pelo controle de fichas e formulários.

O uso dos checklists digitais garante maior facilidade no preenchimento, armazenamento de dados em tempo real e a assinatura pode ser realizada de forma digital. É possível ainda comprovar a entrega dos equipamentos com o registro fotográfico. 

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