Um checklist é capaz de facilitar – e muito – diversas atividades dentro de uma empresa. Seja qual for o seu tamanho ou segmento, todos podem ser beneficiados por esse método.

Um formulário, como também é chamado o checklist, nada mais é do que um documento projetado justamente para facilitar a realização de atividades repetitivas.

+ Confira nossos modelos gratuitos de checklists!

O Videnci surge, então, com a premissa de fazer a gestão das tarefas e serviços externos de uma empresa através de checklists digitais.

Confira as principais razões que tornam os checklists feitos dentro da plataforma do Videnci os mais fáceis e simples para o seu negócio. 

1 – Organize equipes e tarefas com nosso painel 

Antes mesmo de falarmos dos nossos checklists, é importantes mostramos nosso painel de atividades. Com ele, você consegue saber quais tarefas estão dentro do prazo, quais estão atrasadas, as em execução e as finalizadas. 

Os cards também indicam qual equipe está trabalhando em determinado checklist, quando ele foi criado, quem é o responsável e o cliente. 

Você também tem disponível qual a localização via GPS da sua equipe e a data que a atividade deve ser concluída. Além disso, é possível tornar a atividade recorrente, de forma que ela abra e feche sozinha.

Dashboard Videnci. Fonte: Reprodução. 

2 – O checklist é uma folha em branco, basta você preenchê-lo

O construtor de checklist do Videnci oferece diversas funcionalidades para você. Com os campos de texto e numeral, os cabeçalhos do seu checklist ficam mais completos – mas não apenas isso. 

Precisa preencher o nome de um colaborador? O nome do condomínio? Ou o número do contrato, da vistoria? As possibilidades são infinitas e podem te ajudar a identificar da melhor forma o seu formulário digital. 

O campo de texto também pode ser utilizado para colocar uma observação no seu formulário, detalhando alguma ação dentro do seu checklist. 

Já o campo de número pode ser utilizado para a pesagem de uma mercadoria, a placa de um veículo ou qualquer outro tipo de numeral utilizado no seu dia a dia. 

Além disso, os campos de texto e numeral do Videnci possuem funcionalidades exclusivas, como valor fixo e fórmula.

Formulário com os campos Número e Texto. Fonte: Reprodução. 

3 – Faça o gerenciamento de equipes externas com o checklist 

O checklist oferecido pelo Videnci possui um campo bastante interessante para quem precisa ter controle de equipes de forma remota. 

As opções de data e hora com integração via GPS facilita – e muito – a rotina do trabalhador e do gestor. Isso porque o colaborador consegue comprovar que esteve no local X em determinado horário e o gestor possui essa comprovação via sistema. 

Assim, se a sua empresa trabalha com o sistema se rondas em condomínios, por exemplo, o checklist com hora e data GPS pode ser muito útil para saber quais locais foram visitados e em qual horário. 

Porém, caso você precise preencher a data e horário manualmente, o checklist do Videnci também permite que o próprio usuário o faça. 

Em uma vistoria de imóvel em que o corretor precise marcar o horário de início e fim da visita ao local essa função é necessária, por exemplo. 

A nossa dashboard também mostra dados em tempo real e no mapa para facilitar o gerenciamento de equipes externas.

Dessa forma, você consegue ter controle do deslocamento de equipes, os responsáveis pelas atividades e os dias e horários que as tarefas estão sendo cumpridas. 

Dashboard Videnci com mapa. Fonte: Reprodução. 

4 – Precisa automatizar ações? Com nosso checklist digital isso é possível 

Você precisa de um campo de check, uma lista detalhada ou uma múltipla escolha? Os nossos formulários oferecem essas opções para que você tenha à sua disposição um checklist realmente completo. 

Com a opção de check, é possível listar diversos elementos e, caso eles tenham sido cumpridos, você assinala a opção e os considera como feitos. 

Já a lista detalhada te dá a opção de escolher um elemento dentro da lista e preencher o formulário em função dela. 

Por exemplo, uma lista com diversas ferramentas na construção civil. A partir do momento que você escolhe uma dentro da lista detalhada, é possível preencher o restante do formulário com base na ferramenta. 

Por fim, a múltipla escolha é mais utilizada para questões de “sim ou não”, “conforme ou não conforme”. Essas opções são bastante úteis quando você precisa criar um formulário condicional, em que um campo só aparece quando determinada resposta é selecionada.

Checklists com Check, Lista e Múltipla Escolha. Fonte: Reprodução. 

– A feature de condicionais é exclusiva do sistema do Videnci, para saber mais é só clicar aqui!

Os campos de múltipla escolha, check e lista detalhada também podem solicitar ao colaborador que ele registre uma fotografia, anote uma observação ou anexe outro formulário ao checklist. 

Dessa forma, a tomada de ação facilita e automatiza o preenchimento do documento, detalhando as atividades desenvolvidas a partir dele. 

5 – Facilite a comprovação de atividades 

Atualmente, o uso de assinaturas é essencial para a conclusão de checklists, correto? Para a finalização de vistorias, por exemplo, a assinatura do supervisor local é essencial. 

É pensando nisso que o sistema do videnci oferece este campo. Caso você tenha a assinatura por e-cpf cadastrada, ela pode ser utilizada, dando maior autenticidade para o documento. 

Porém, caso você não tenha o cadastro, o campo manual permite que seja feita uma rubrica normalmente, sem maiores complicações. 

Checklists com assinatura. Fonte: Reprodução. 

Além disso, outra funcionalidade incrível do checklist do Videnci é o campo de fotografia. Por meio dele é possível registrar uma foto, comprovando que determinada atividade foi realizada. As aplicações são inúmeras.

Precisa mostrar a situação de determinados cômodos em uma residência durante uma vistoria? Ou você possui uma constutora e é necessário registrar o andamento da obra? O campo fotográfico pode ser aplicado em diversos casos: tudo depende da sua necessidade.

6 – Use dados estratégicos fornecidos pelos relatórios

A partir do momento que um checklist foi preenchido dentro do Videnci, é possível obter relatórios importantes para a sua gestão. 

Com os nossos relatórios você pode obter informações sobre equipes, tarefas realizadas/não realizadas/atrasadas e informações sobre todas as filiais cadastradas no sistema. 

Com a gestão de equipes externas, os documentos fornecidos pelo sistema apontam informações específicas, como quais colaboradores realizaram o serviço e o horário, localização. 

Dessa maneira, com dados estratégicos em mão, a sua gestão pode tomar decisões mais assertivas e direcionadas, corrigindo pontos de falha e melhorando constantemente. 

7 – E para melhorar: integre com mais de 200 aplicativos de graça!

Para finalizar, você pode utilizar o Zapier ou o Integromat a partir do plano Enterprise para conectar facilmente os formulários do Videnci aos aplicativos e programos que são úteis para o seu negócio. 

Por exemplo, se você preencheu o seu formulário no nosso sistema e precisa repassar as informações para o Google Sheets, o Zapier automatiza essa ação e otimiza a sua rotina. 

No Videnci, toda vez que uma atividade nova é criada e preenchida, cria-se uma ação no Zapier.

Vamos tornar a sua empresa digital com o Videnci

A gestão de qualquer empresa, hoje em dia, é facilitada por processos digitais. 

Por isso o Videnci foi desenvolvido com base nas necessidades do mercado, mostrando que a simplificação de processos repetitivos através da criação de formulários e automação de algumas ações da equipe podem facilitar a rotina e aumentar a produtividade.

Se você acredita que a solução do Videnci é para você, o que acha de marcar uma reunião com um de nossos especialistas? Eles podem te ajudar a conhecer melhor o nosso sistema!