Nos últimos dias o mundo está diante da pandemia do COVID-19, o coronavírus. De acordo com dados do Ministério da Saúde, até 17 de março são 234 pessoas contaminadas e 2.064 casos suspeitos no Brasil.  

Nesse contexto, para conter o avanço do vírus pelo mundo, a Organização Mundial da Saúde (OMS) recomenda isolamento e afastamento social. É por isso que muitas empresas têm optado pelo home office, justamente para diminuir o número de pessoas expostas ao coronavírus. 

O home office, portanto, é uma prática que moderniza as empresas e, inclusive, é preferida pelos colaboradores. Prova disso é o levantamento divulgado pelo Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística (IBOPE), em que 68% dos entrevistados afirmaram que horários flexíveis e a possibilidade de realizar home office é o que caracteriza um ambiente de trabalho moderno. 

A pesquisa também indicou que, dentre os profissionais, praticamente 50% realiza home office pelo menos uma vez por semana. 

Porém, para que este modelo de trabalho funcione da melhor forma, algumas recomendações devem ser seguidas. Neste blog post queremos mostrar dicas de como as empresas podem aumentar a produtividade e gerenciar equipes em home office, acompanhe a leitura!

Mantenha os mesmos hábitos e horários

A primeira dica diz respeito a continuidade da rotina anterior ao home office. Ou seja, oriente sua equipe a acordar no mesmo horário, respeitar o momento das refeições diárias e seguir o cronograma de atividades que seriam realizadas na empresa. 

Um hábito comum para quem pratica home office é trabalhar por horas seguidas, sem pausa ou descanso. Porém, isso deve ser evitado ao máximo, visto que pode levar a exaustão e, consequentemente, a perda de produtividade e cansaço excessivo a longo prazo. 

É também importante utilizar roupas que seriam usadas num dia habitual de trabalho, pois, apesar de ser mais cômodo trabalhar no ambiente domiciliar, o profissionalismo deve ser mantido. 

Além disso, caso você tenha o hábito de praticar exercícios físicos, não pare por estar trabalhando remotamente. Quanto mais próximo da sua rotina você estiver, melhor é para a sua produtividade. 

Escolha um local que favoreça a concentração

Trabalhar na cama ou no sofá é um péssimo hábito para quem quer praticar home office. É importante, portanto, que o time em home office escolha locais que favoreçam a concentração e o mais longe possível de distrações. 

Nesse contexto, torna-se relevante evitar quaisquer situações que possam roubar a atenção, como conversas paralelas com familiares e realização de atividades domiciliares.

Estabeleça uma comunicação clara com a equipe

Algumas pessoas podem pensar que a comunicação com equipes em home office é realizada de forma insuficiente. Porém, segundo o estudo supracitado do IBOPE, 85% dos entrevistados consideram reuniões remotas tão eficientes quanto presenciais. 

Por isso, ao realizar o trabalho de forma remota, se deve priorizar canais que permitam uma comunicação com toda a equipe, de tal maneira que nenhuma informação seja perdida no processo. 

6 ferramentas que permitem o gerenciamento de equipes

As ferramentas de gerenciamento de equipes são indispensáveis para empresas que utilizam o modelo home office. Essas plataformas permitem a gestão completa de projetos e também dos membros do time de trabalho.

Para te ajudar nessa questão, separamos as plataformas mais utilizadas pelas empresas quando se fala em gerenciamento de equipes. Confira a seguir. 

Gerenciamento de Desenvolvedores e programadores

WakaTime

O WakaTime é uma ferramenta amplamente utilizada por equipes de programação e desenvolvimento por permitir a criação de plugins de código aberto para IDEs (Integrated Development Environment ou Ambiente de Desenvolvimento Integrado) e editores de texto. 

O software fornece uma dashboard que contabiliza as horas trabalhadas e o tempo de digitação gasto em cada linha de código, o que é bastante útil para a equipe de desenvolvedores.  

Gerenciando Equipes internas 

Para o gerenciamento de equipes internas, algumas plataformas estão disponíveis no mercado. A seguir, apresentaremos as três principais.

Asana

O Asana é a escolha de muitas empresas por permitir a criação de tarefas e metas, gerando relatórios que podem ser utilizados de forma estratégica pela gestão. 

Um dos maiores benefícios da plataforma é a integração com recursos de outros sites e ferramentas. Além disso, a comunicação entre a equipe é realizada de forma bastante ágil, uma vez que o Asana incorpora o e-mail corporativo. 

Pipefy

Utilizado por cerca de 15 mil empresas, o Pipefy é uma plataforma online e customizável de gestão de processos através de cards e checklists. O software permite o gerenciamento de documentos, calendários, tarefas, fluxos de trabalho e um painel personalizável para os usuários. 

Trello

O Trello é uma das plataformas mais utilizadas pela sua multifunção e gratuidade a depender da sua demanda, além de uma interface intuitiva e amigável. 

Nele, as tarefas podem ser organizadas em cartões e movidas em listas personalizadas. As atualizações são realizadas em tempo real, outra grande vantagem da plataforma. 

Comunicação entre Equipes

Discord

O Discord além de permitir a criação de canais, como: Marketing, Design, Gestão e Vendas – também permite que todos estejam presentes nesses canais de vozes, mesmo que com o microfone desligado. 

Caso alguém tenha alguma dúvida, ou seja necessário qualquer alinhamento, ligando o microfone você já consegue conversar com o seu colega.

Exemplo de canal de vozes

O Discord é totalmente de graça, sem limites de usuários e você consegue baixar ele clicando aqui!

Gerenciamento de Equipes Externas

Quando se fala no gerenciamento de equipes externas, é necessário um software que possua diversas funções úteis para que o trabalho, mesmo que realizado de forma não presencial na empresa, seja concluído de forma excelente.

Videnci

O Videnci é uma plataforma que gerencia remotamente pequenas, médias e grandes equipes. O software atua de forma inteiramente digital, excluindo o uso de papel para a execução de um projeto.

Além disso, as principais funções da plataforma Videnci são:

  • Checklists 100% digitais, que permitem automação e criação de planos de ação; 
  • Acompanhamento remoto com acesso às atividades realizadas, produtividade individual e localização da equipe;  
  • Automação de alertas, notificações e relatórios;
  • Disponibilização de dados que permitem tomadas de decisão mais precisas; 
  • Digitalização de documentos

Ficou interessado em otimizar o home office com o Videnci?

Neste material mostramos dicas de como realizar o trabalho remoto da melhor forma. Organizando a rotina, mantendo horários e fazendo escolhas sábias com relação aos hábitos diário, a sua equipe pode realizar atividades laborais de forma otimizada. 

Assim, com a crescente necessidade do home office, utilizar um software de gerenciamento é essencial. É nesse contexto que se insere o Videnci, uma plataforma 100% digital que objetiva facilitar o trabalho de equipes externas.

Você acredita que essa é a solução para sua empresa? Temos uma equipe pronta para bater um papo com você a respeito da nossa plataforma, clique aqui e fale com nossos especialistas!