Como escolher o checklist digital para a sua empresa

por nov 14, 2019

A utilização do papel nas empresas está se tornando cada vez mais ultrapassado. Por isso, recursos como o checklist digital funcionam para aqueles que dependem da checagem operacional diária e de relatórios constantes para mapear as atividades.

A contratação de softwares especializados é capaz de tornar as empresas mais eficientes, otimizar os resultados dos colaboradores e contribuir com o meio ambiente ㅡ tudo de uma vez só.

Isso porque os gestores conseguem garantir um maior controle no monitoramento do trabalho dos colaboradores e gerar planos de ação mais consistentes e condizentes com o fluxo de trabalho.

Confira quais são as características de um checklist digital que devem ser levadas em consideração na hora da empresa escolher uma plataforma:

Formulário personalizado

Um dos pontos a se levar em consideração na hora de escolher um checklist digital é o fato dele ser personalizável. A principal questão aqui é que pode-se definir separadamente quais são as perguntas contidas no formulário e ir adaptando tudo para se encaixar nas necessidades da empresa.

Para montar o seu formulário você pode criar um campo ao arrastar os seguintes formatos até a tela:

  • Data.
  • Data Hora GPS.
  • Data Hora usuário.
  • Localização GPS.
  • Checklist.
  • Lista detalhada.
  • Múltipla escolha.
  • Número.
  • Texto.

Com o formato de resposta definido, o próprio criador do formulário personaliza a descrição da pergunta, podendo ajustar todos os modelos como desejar. Por exemplo: em uma vistoria de imóvel o colaborador está fazendo a análise do banheiro e a porta não fecha, mesmo que trancada. É possível preencher um documento que pergunte qual o cômodo (campo de texto), qual o objeto que está sendo analisado (campo de texto), qual a situação desse objeto (múltipla escolha com as categorias ótimo, bom, regular, ruim e péssimo), as observações sobre ele (campo de texto) e um campo para inserir o registro fotográfico. 

Ainda, é possível colocar mais de uma resposta dentro do mesmo grupo. Para salvar o documento o colaborador responsável precisa inserir sua assinatura digital (e-CPF) e uma fotografia, por exemplo. 

Essa ferramenta garante um padrão no trabalho da empresa, já que os colaboradores tentarão conduzir suas atividades de acordo com os tópicos do formulário. 

Assinatura digital

Foi com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), em 2001, que os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo o Brasil, podendo substituir completamente as autenticações feitas no papel.

Isso graças à assinatura digital, que se trata de uma técnica que utiliza criptografia para garantir a integridade dos documentos digitais.

Esse é um fator importante a se levar em consideração na hora da escolha de um checklist digital, afinal é através da assinatura que fica garantido que arquivos tenham a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório.

Essa validade é garantida através de um sistema de e-CPF, ou seja, a assinatura propriamente dita é feita por meio do CPF do colaborador. 

A assinatura digital contribui com a fluidez do fluxo de atividades do empreendimento, já que as tarefas acontecem com menos burocracia graças à facilidade de validação de todas as ações executadas na empresa.

Registro fotográfico

É preciso levar o recurso de registro fotográfico em consideração na hora da escolha de um checklist digital porque as principais vantagens são a facilitação do acompanhamento do trabalho, auxílio na comunicação visual, geração de relatórios mais precisos e melhor controle de qualidade.

Em uma inspeção de equipamentos, quando o formulário vai acompanhado de uma imagem as provas ficam mais concretas. Sabe-se em qual condição está o equipamento antes e depois do serviço.

O registro fotográfico também é muito útil para imobiliárias que realizam a inspeção de imóveis. Ou seja, fazer uma vistoria antes e após o término da locação, apontando em quais circunstâncias estão os móveis e objetos.

Em relação à relatórios, as fotografias podem indicar um comparativo dos diferentes momentos de uma obra de construção civil, dando ao gestor uma ferramenta de análise de produtividade de seus colaboradores e um feedback mais conciso e real ao cliente.

Relatórios

Falando neles, os relatórios têm como finalidade registrar as principais atividades realizadas pelos colaboradores. Através deles, dá para indicar ao gestor qual é o ritmo de trabalho das pessoas que colaboram na empresa e adaptar o fluxo de atividades de acordo com as necessidades internas.

Os relatórios são uma ferramenta importante porque, através da junção de funcionalidades já citadas neste texto, há um compilamento de dados com base em estudos feitos pelo software. Assim, é feito o preenchimento automático de infográficos de produtividade, cumprimento de metas por período e etc.

Graças aos feedbacks é possível acompanhar os dados de performance dos profissionais, os prazos a serem cumpridos e comparar os resultados que estão sendo obtidos com as metas previamente estabelecidas.

Esse acompanhamento constante da utilização de recursos, equipamentos e da mão de obra responsável é capaz de agilizar a detecção de falhas eventuais. O registro dos acontecimentos mais importantes garante agilização e otimização de fiscalizações diversas. 

No caso de uma obra de construção civil, o relatório mais comum é o diário de obras, que pode substituir o Livro de Ordem de Obras e Serviços exigido pelo Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA). 

Ele documenta todas as informações sobre o serviço no canteiro de obras naquele dia e precisa, por causa disso, de uma atualização diária: as tarefas realizadas (para acompanhar a evolução do trabalho), quantidade de materiais gastos e quanto tem de disponibilidade no estoque, quais os colaboradores atuantes, condições climáticas, desempenho de máquinas e equipamentos e eventuais ocorrências. 

Workflow

O workflow ㅡ ou fluxo de trabalho ㅡ é uma ferramenta de controle e gerenciamento das atividades que são realizados em uma empresa.  Ele busca integrar as tarefas e realizar uma troca de informações em todas as áreas do empreendimento. 

A automação desse processo, a partir de uma sequência de tarefas, identifica as ações, as regras de procedimento e designa aos funcionários suas respectivas funções. É assim que tudo é controlado e otimizado. 

A administração de tarefas, trâmites, prazos, documentações e a sincronização de todos os trabalhos faz com que os serviços sejam realizados pelos profissionais certos e dentro do cronograma, de maneira automatizada e acessível de qualquer lugar pelos aparelhos mobile e desktop.

Essa agilidade no gerenciamento das tarefas é fundamental para o bom funcionamento de um checklist digital. O workflow define as tarefas que cada um deve executar de maneira bem explicada e padronizada (quase como uma linha de produção). Veja o exemplo de fluxograma abaixo:

Através dos fluxos de trabalho é possível colocar de maneira visual o passo a passo que deve ser tomado pelos colaboradores na realização de tarefas. Os círculos marcam o início e o fim da atividade; os quadrados, os passos; e os losangos determinam o gateway, ou seja, os caminhos alternativos ou paralelos no mapeamento do processo.

No exemplo da imagem, está sendo feita a verificação das portas de um veículo. Para a porta do veículo dianteira, existe um gateway que pode levar o primeiro passo a dois conseguintes por vez: ou a porta está funcionando, ou ela está defeituosa.

Caso ela esteja funcionando, é feito somente o preenchimento do documento indicando que nenhum outro passo é necessário. Caso ela esteja defeituosa, por meio da automatização é enviado um e-mail ao responsável pelo conserto do equipamento.

Ou seja, conforme o colaborador preenche o formulário, providências são tomadas automaticamente quando necessário.

Um sistema eficiente permite a elaboração de um workflow personalizado para cada processo, atribuindo responsabilidades e guiando o colaborador para as executar da melhor forma possível, evitando erros e dúvidas. Quando as informações ficam controladas a rotina se torna menos confusa e estressante. 

 

Quer uma indicação de software que pode auxiliar a sua empresa a se tornar mais eficiente? A Videnci é mais do que uma plataforma de checklist, ela proporciona o controle e a otimização de todos os processos internos da empresa.

Os serviços oferecidos através da assinatura mensal englobam desde formulários (totalmente personalizáveis) até relatórios de serviço, diários de obra e a digitalização de documentos pelo upload de arquivos.

A partir disso, torna-se possível automatizar os processos e operações e também ter acesso ao status de todas as atividades e demandas da empresa em tempo real, porque a Videnci é acessível em qualquer mobile e possui funcionalidades offline. 

Acompanhar o status dos serviços da sua empresa de qualquer lugar nunca foi tão fácil! E o melhor: com a plataforma mais completa do mercado.

Helena Sbrissia

Helena Sbrissia

Redator